Kirim penawaran perbaikan dan dapatkan jawaban pelanggan

Pakai ini saat pelanggan ingin tahu harganya sebelum perangkat diperbaiki. Misalnya, layar baru dan ongkos pemasangannya.

Sebelum mulai

• Tambahkan dulu layanan dan suku cadang ke pekerjaan. Penawaran memakai baris-baris di tab Layanan dan suku cadang pada pekerjaan. Lihat Tambahkan layanan dan suku cadang ke pekerjaan.
• Untuk membuat atau mengubah penawaran, minta izin dari pemilik toko (Quotations — Create & edit). Untuk menyetujui atau menolak atas nama pelanggan, Anda butuh Quotations — Approve or reject.
• Penawaran pekerjaan hanya perkiraan harga. Penawaran ini tidak membuat faktur, dan tidak bisa diubah menjadi faktur.

Buat dan kirim penawaran

Di komputer

1. Buka Pekerjaan dan buka pekerjaannya. Tetap di tab Ringkasan.

2. Di bawah Dokumen, cari Penawaran dan klik Buat.

   Halaman Buat penawaran terbuka. Layanan dan suku cadang pekerjaan sudah terisi.

3. Jika mau, klik Tambah masa berlaku dan pilih berapa lama harga itu berlaku. Tanggal Berlaku sampai dihitung otomatis.

4. Periksa baris dan totalnya. Tambahkan catatan atau syarat jika ingin ikut tercetak.

5. Klik Buat penawaran.

   Jendela Penawaran dibuat terbuka: “Kirimkan agar pelanggan dapat menyetujuinya.”

6. Di bawah Beri tahu pelanggan, centang Surat, SMS, Dalam aplikasi, atau WhatsApp. Lalu klik Kirim & tutup. Anda juga bisa mencetaknya dari jendela ini.

Komputer

Di ponsel

Baru memakai aplikasi ponsel? Lihat Berkeliling di aplikasi ponsel.

1. Di bilah bawah, ketuk Pekerjaan. Lalu ketuk pekerjaannya.

   Tidak ada Pekerjaan di bilah bawah? Ketuk Lainnya › Pekerjaan harian › Pekerjaan.

2. Ketuk ⋮ (Tindakan pekerjaan). Di bagian Dokumen & Cetak, cari Penawaran dan ketuk Buat.

   Anda juga bisa menggulir pekerjaan ke bawah sampai kartu Dokumen. Ketuk Buat di samping Penawaran.

3. Jika mau, ketuk Tambah masa berlaku dan pilih berapa lama harga itu berlaku.

4. Periksa baris-barisnya. Untuk mengubahnya, ketuk tautan ubah pada baris. Tautan itu membawa Anda ke layanan dan suku cadang pekerjaan.

5. Ketuk Buat.

6. Di jendela Penawaran dibuat, ketuk cara memberi tahu pelanggan di bawah Beri tahu pelanggan. Lalu ketuk Kirim & tutup.

Pelanggan menerima tautan ke penawaran. Status pekerjaan juga bisa berubah otomatis. Lihat “Perlu diketahui” di bawah.

Pelanggan setuju atau menolak

Pelanggan membuka tautan, atau portal pelanggan mereka. Mereka melihat penawaran dengan tombol Setujui dan Tolak. Di sana juga tertulis “Pekerjaan dimulai hanya setelah Anda menyetujui. Ragu? Hubungi bengkel sebelum memutuskan.” Pelanggan mengonfirmasi pilihannya, dan BytePhase menyimpannya beserta waktunya.

Ponsel

Setujui atau tolak atas nama pelanggan

Pakai ini saat pelanggan memberi jawaban langsung di toko atau lewat telepon.

1. Buka penawaran pekerjaan. Di tab Ringkasan, di bawah Dokumen, klik Penawaran.

2. Di bagian atas, klik Setujui atau Tolak. Di ponsel, ini adalah tombol centang dan silang.

3. Jika mau, ketik Komentar, misalnya “Disetujui lewat telepon”.

4. Centang cara memberi tahu pelanggan: Surat, Dalam aplikasi, atau WhatsApp.

5. Klik Setujui penawaran atau Tolak penawaran.

   Anda melihat “Penawaran disetujui” atau “Penawaran ditolak”. Halaman menampilkan siapa yang memutuskan dan kapan.

Komputer

Selesai!

Penawaran menampilkan Disetujui atau Ditolak, dan orang yang tepat sudah diberi tahu. Sekarang Anda tahu apakah perbaikan bisa dilanjutkan.

Perlu diketahui

• Tahap penawaran. Penawaran yang sudah dikirim berstatus Menunggu persetujuan. Lalu menjadi Disetujui atau Ditolak. Selama Anda mengubahnya, statusnya Diubah.
• Penawaran yang sudah kedaluwarsa tidak bisa disetujui. Ubah dulu dan beri tanggal berlaku yang baru.
• WhatsApp terbuka dengan pesan yang sudah diketik. Anda yang menekan kirim.
• Di paket Standard ke atas, pelanggan juga bisa menandatangani penawaran. Lihat Minta tanda tangan pelanggan pada dokumen pekerjaan.

Ubah penawaran

Buka penawaran dan klik Ubah. Konfirmasikan “Revisi penawaran ini? Revisi baru dibuat dengan layanan dan suku cadang saat ini.” Ubah layanan dan suku cadang pekerjaan jika perlu. Lalu klik Perbarui penawaran.

Revisi baru terbuka. Statusnya kembali ke Menunggu persetujuan, jadi pelanggan bisa memutuskan lagi. Anda tetap bisa membuka versi lama dari menu revisi di bagian atas.

Status pekerjaan bisa berubah otomatis

Toko Anda bisa memindahkan pekerjaan ke status tertentu saat penawaran dibuat, disetujui, atau ditolak. Awalnya, penawaran yang disetujui memindahkan pekerjaan ke In Process. Penawaran yang ditolak memindahkannya ke Cancelled. Ubah ini di Pengaturan › Pekerjaan & Perbaikan › Otomatisasi pekerjaan, penawaran & pembayaran (paket Basic ke atas).

Siapa yang diberi tahu tentang keputusannya

• Saat pelanggan memutuskan, admin Anda dan teknisi pekerjaan mendapat pesan di aplikasi, notifikasi di ponsel, dan email.
• Saat staf Anda yang memutuskan, hanya pelanggan yang diberi tahu, lewat cara yang Anda centang. Admin dan staf resepsionis lain mungkin juga mendapat pesan, tergantung pengaturan pesan Anda.

Jika pelanggan membuka pekerjaan sebelum Anda membuat penawaran, mereka melihat “Belum ada penawaran. Kami akan memberi tahu Anda saat sudah siap.”

Ada yang tidak beres?

• Tidak ada tombol Setujui atau Tolak: Anda butuh Quotations — Approve or reject, dan penawaran harus berstatus Menunggu persetujuan.
• Pelanggan tidak menerima tautannya: lihat SMS tidak terkirim.