Nomor dokumen

Setiap pekerjaan, faktur, penawaran, penjualan, pembelian, dan kontrak mendapat nomornya sendiri, seperti JB26-15 atau IN26-188. Nomor itu terdiri dari awalan (JB26-) ditambah nomor berjalan (15) yang naik satu setiap kali.

Setiap bisnis Anda punya delapan nomor urutnya sendiri. Bisnis A dan bisnis B tidak pernah saling mengambil nomor.

Delapan nomor urut

Nomor urut di layar	Dipakai untuk	Awalan (bisnis pertama)
Nomor lembar kerja	Pekerjaan perbaikan	JB + tahun, misalnya JB26-
Nomor faktur pekerjaan	Faktur pekerjaan (dan pengembalian dananya)	IN + tahun, misalnya IN26-
Nomor penawaran	Penawaran	QT + tahun, misalnya QT26-
Nomor penjualan	Penjualan	SL + tahun, misalnya SL26-
Nomor pembelian	Pembelian	PN + tahun, misalnya PN26-
Nomor kontrak AMC	Kontrak AMC	CN + tahun, misalnya CN26-
Nomor kontrak sewa	Kontrak sewa	RNT-
Nomor perangkat sewa	Perangkat sewa	RD-

Tahunnya adalah tahun saat nomor urut disiapkan. Akun lama mungkin menampilkan awalan yang berbeda, misalnya JB-26-. Itu tidak masalah.

Bisnis kedua mendapat Kode singkat dua karakter di depannya, misalnya AB-JB26- dan AB-IN26-. Ini menjaga nomor kedua bisnis tetap terpisah.

Ubah awalan atau nomor berikutnya

1. Jika Anda punya lebih dari satu bisnis, pilih dulu bisnisnya di pengalih. Baris di bagian atas halaman menampilkan “Pengaturan ini berlaku untuk” dan nama bisnisnya.

2. Buka Pengaturan › Pengaturan bisnis, buka bisnisnya, lalu ke Penomoran. Di ponsel, ketuk dulu Lainnya › Sistem › Pengaturan bisnis.

   Setiap baris menampilkan Dokumen, Awalan, Nomor berikutnya, dan Pratinjau nomor dokumen berikutnya. Baris dikelompokkan menjadi Pekerjaan & penagihan, Kontrak, dan Lainnya.

3. Di samping nomor urutnya, klik Ubah.

4. Ubah Awalan, Nomor berikutnya, atau keduanya. Pratinjau ikut berubah saat Anda mengetik.

5. Klik Perbarui.

Komputer

Baris yang sama juga terbuka sebagai halaman penuh bernama Pengaturan penomoran saat Anda mencari “sequence” di pengaturan. Itulah halaman di gambar.

Hanya dokumen yang dibuat mulai sekarang yang memakai awalan atau nomor baru. Dokumen yang sudah dibuat tetap memakai nomornya.

Jangan atur nomor berikutnya lebih kecil

BytePhase tidak mengecek apakah sebuah nomor sudah dipakai. Jika Anda mengatur Nomor berikutnya lebih kecil dari nomor yang sudah diterbitkan, dokumen baru akan mendapat nomor yang sama dengan dokumen lama.

Saat Anda menambah bisnis

Saat menambah bisnis baru, langkah Penomoran memungkinkan Anda mengatur Awalan dan Nomor awal tiap nomor urut sebelum apa pun dibuat. Awalannya dimulai dengan Kode singkat bisnis. Dua bisnis boleh memakai awalan yang sama jika Anda mau, tetapi nomornya akan terlihat mirip di kertas.

Kode singkat tidak bisa diubah setelah bisnis dibuat, karena nomor dokumen dibentuk darinya.

Perlu diketahui

• Tahun tidak berubah sendiri. Pada 1 Januari, JB26- tetap JB26-. Jika Anda ingin JB27-, ubah awalannya di Pengaturan penomoran. Anda mungkin juga ingin mengatur Nomor berikutnya kembali ke 1 untuk awalan baru.
• Penjualan dan perbaikan dalam satu nomor urut. Jika Gunakan satu nomor faktur untuk penjualan & perbaikan aktif, penjualan memakai nomor faktur pekerjaan dan baris Nomor penjualan tidak bisa diubah. Lihat Satu nomor urut faktur, dan faktur yang dibuat otomatis setelah pembayaran.
• Mengedit tidak mengubah nomor. Mengedit faktur pekerjaan atau penawaran tetap memakai nomornya. Hanya dokumen baru yang mendapat nomor baru.
• Gembok di Ubah. Gembok di Ubah berarti paket Anda tidak mencakup jenis dokumen itu, misalnya AMC di paket Basic.
• Nomor milik bisnis yang membuat dokumen. Pekerjaan yang dibuat saat bisnis B dipilih memakai nomor urut bisnis B. Lihat Detail bisnis mana yang dicetak, dan mengapa.

Ada yang tidak beres?

• Nomor melompat atau sama: lihat Nomor faktur melompat atau sama.