إضافة العملاء أو استيرادهم

أضف عميلًا عندما يدخل شخص جديد إلى المحل. واستورد قائمة عندما تنتقل من دفتر أو جدول بيانات أو برنامج آخر.

العملاء يتبعون حساب BytePhase بالكامل. إذا كنت تصدر الفواتير باسم أكثر من نشاط تجاري، فكل نشاط تجاري يرى العملاء أنفسهم.

قبل أن تبدأ

• جهّز اسم العميل ورقم الجوال أو البريد الإلكتروني. تحتاج إلى واحد منهما على الأقل.
• لا ترى زر + في Customers؟ اطلب من صاحب المحل أن يسمح لك بإضافة العملاء (Create/Edit Customer).
• للاستيراد، تحتاج إلى صلاحية الاستيراد (Data Import — Customers). أصحاب المحلات لديهم هذه الصلاحية مسبقًا.

إضافة عميل واحد

على الكمبيوتر

1. في القائمة على اليسار، انقر Customers.

2. في أعلى القائمة، انقر + (Add customer).

   تفتح صفحة Create customer.

3. اختر Customer type (نوع العميل): End user أو Dealer أو Corporate user.

4. اكتب Customer name.

5. اكتب Mobile number أو Email أو كليهما.

6. املأ أي حقول أخرى تحتاجها، مثل Source أو Referred by أو Customer tags أو العنوان.

   إذا نقل محلك بعض الحقول إلى Only when needed، انقر عليه لإظهارها.

   

   الكمبيوتر

7. انقر Create.

   تفتح نافذة Customer created.

8. إذا أردت أن يسجّل العميل دخوله ويتابع إصلاحاته، ضع علامة على Mail أو SMS تحت Send activation link، ثم انقر Send & close. وإلا فانقر Close.

على الهاتف

1. في الشريط السفلي، اضغط Customers.

   لا تراه؟ اضغط More. تحت Customers، اضغط Customers.

2. اضغط +.

3. اختر Customer type واكتب Customer name.

4. اكتب Mobile number أو Email أو كليهما. أضف أي بيانات أخرى تحتاجها.

5. في الأسفل، اضغط Create.

6. في نافذة Customer created، اختر هل تريد إرسال رابط التفعيل. ثم اضغط Send & close أو Close.

تم!

أصبح العميل في قائمتك وجاهزًا لطلبات الإصلاح وعمليات البيع والفواتير.

استيراد العملاء من ملف

استخدم الكمبيوتر لهذا. تستطيع استيراد ما يصل إلى 2,000 عميل في ملف واحد.

1. اذهب إلى Customers. أعلى يمين القائمة، انقر ⋯ (More options)، ثم انقر Import.

   تفتح صفحة Import data على خطوة Upload file، مع اختيار Customers مسبقًا.

2. انقر Download sample file إذا أردت ملفًا جاهزًا بالترتيب الصحيح. املأه ببيانات عملائك.

   كل صف يحتاج إلى اسم ورقم جوال أو بريد إلكتروني.

3. اسحب ملف CSV أو Excel إلى الصفحة، أو انقر Browse files. ثم انقر Next.

4. في Map fields، طابِق كل عمود في ملفك مع حقل في BytePhase، مثل عمود “Phone” مع رقم الجوال. انقر Next.

   يجب أن تطابق عمود البريد الإلكتروني أو عمود رقم الجوال أو كليهما. حتى تفعل ذلك، يظهر Email/mobile number كحقل ناقص.

5. في Select defaults، اختر Role وSource للصفوف التي لا تحتوي عليهما. انقر Next.

6. في Preview & validate، راجع الصفوف الأولى. ثم انقر Import all (يعرض الزر عدد الصفوف).

   

   الكمبيوتر

7. في Complete، ترى عدد الصفوف التي تم استيرادها وعدد الصفوف التي فشلت. انقر Download error report لتعرف سبب فشل أي صف. انقر View imported data لتفتح قائمة عملائك.

ملف العميل

انقر على عميل في القائمة لتفتح ملفه. في الأعلى ترى بيانات التواصل والإجماليات، مثل طلبات الإصلاح وعمليات البيع وBalance due (المبلغ المستحق). الأزرار هناك تتيح لك استلام Bulk payment (دفعة مجمّعة) أو Send payment reminder، وفي قائمة Create يوجد Add job.

التبويبات في الأسفل تعرض كل شيء عن هذا العميل:

التبويب	ما تجده فيه
Overview	الإصلاحات المفتوحة، وآخر الدفعات، وبيانات التواصل
Jobs وSales	كل طلبات الإصلاح وعمليات البيع لهذا العميل
Payments	الدفعات التي دفعها
Contacts	أشخاص آخرون لدى العميل نفسه، مثلًا في شركة. باقة Basic وما فوق
Referred customers	طلبات الإصلاح وعمليات البيع التي جاءتك عن طريق هذا العميل. راجع الإحالات
Pickups & drops	عمليات الاستلام والتوصيل. باقة Basic وما فوق
Bulk payments	دفعة واحدة غطّت عدة فواتير. باقة Basic وما فوق
Invoices	فواتير طلبات الإصلاح لهذا العميل
Private notes	ملاحظات لا يراها إلا موظفوك
Messages	الرسائل المرسلة إلى هذا العميل
Notification preferences	الرسائل التي تصله وطريقة وصولها. راجع تفضيلات الإشعارات للعملاء
Customer ledger	رصيده الجاري (كشف الحساب)

بعض التبويبات تظهر فقط إذا كان مسموحًا لك برؤيتها. مثلًا، Payments وCustomer ledger تحتاجان إلى صلاحية إضافية من صاحب المحل.

الكمبيوتر

معلومات مفيدة

• لا تكرار. لا يحفظ BytePhase عميلين بنفس رقم الجوال أو البريد الإلكتروني. في الاستيراد، تفشل هذه الصفوف وتظهر في تقرير الأخطاء.
• Customer type تصنيف لاستخدامك الخاص، مثل التمييز بين التجار وعملاء المحل العاديين. الأنواع الثلاثة ترى الأشياء نفسها إذا سجّلت الدخول.
• الحقول المخصصة. تستطيع إضافة حقولك الخاصة للعملاء من Settings › App & account › Add custom fields. في باقة Lite لا تُطبع على المستندات.
• توجد إجراءات أخرى في قائمة Actions أعلى الملف: Send activation link، وActivate or deactivate، وDelete account، وChange customer type لأصحاب المحلات.