إرسال عرض سعر للإصلاح ومعرفة موافقة العميل أو رفضه

استخدم هذا عندما يريد العميل معرفة السعر قبل أن تصلح الجهاز. مثلًا، شاشة جديدة وأجرة تركيبها.

قبل أن تبدأ

• أضف الخدمات وقطع الغيار إلى الطلب أولًا. يستخدم عرض السعر الصفوف الموجودة في تبويب Services and parts للطلب. راجع إضافة الخدمات وقطع الغيار إلى طلب الإصلاح.
• لإنشاء عرض سعر أو تغييره، اطلب الإذن من مالك المحل (Quotations — Create & edit). ولقبول عرض أو رفضه نيابةً عن العميل، تحتاج إلى Quotations — Approve or reject.
• عرض سعر طلب الإصلاح مجرد سعر تقديري. لا يُنشئ فاتورة، ولا يمكنك تحويله إلى فاتورة.

أنشئ عرض السعر وأرسله

على الكمبيوتر

1. اذهب إلى Jobs وافتح الطلب. ابقَ على تبويب Overview.

2. تحت Documents، ابحث عن Quotation وانقر Create.

   تفتح صفحة Create quotation. وتكون خدمات الطلب وقطع غياره معبأة أصلًا.

3. إن أردت، انقر Add validity واختر المدة التي يبقى فيها السعر صالحًا. ويُحسب تاريخ Valid until لك.

4. راجع الصفوف والإجماليات. وأضف ملاحظة أو شروطًا إن أردت طباعتها.

5. انقر Create quotation.

   تفتح نافذة Quotation created: «Send it across so the customer can approve.»

6. تحت Notify customer، حدد Mail أو SMS أو In-app أو WhatsApp. ثم انقر Send & close. ويمكنك أيضًا طباعته من هذه النافذة.

الكمبيوتر

على الهاتف

جديد على تطبيق الجوال؟ راجع التنقل في التطبيق على جوالك.

1. في الشريط السفلي، اضغط Jobs. ثم اضغط الطلب.

   لا ترى Jobs في الشريط السفلي؟ اضغط More › Daily work › Jobs.

2. اضغط ⋮ (Job actions). في قسم Documents & print، ابحث عن Quotation واضغط Create.

   ويمكنك أيضًا التمرير لأسفل في الطلب إلى بطاقة Documents. واضغط Create بجانب Quotation.

3. إن أردت، اضغط Add validity واختر المدة التي يبقى فيها السعر صالحًا.

4. راجع الصفوف. لتغييرها، اضغط رابط التعديل على الصفوف. ينقلك إلى خدمات الطلب وقطع غياره.

5. اضغط Create.

6. في نافذة Quotation created، اضغط طرق إبلاغ العميل تحت Notify customer. ثم اضغط Send & close.

يتلقى العميل رابطًا إلى عرض السعر. وقد تتغير حالة الطلب أيضًا تلقائيًا. راجع «معلومات مفيدة» أدناه.

العميل يوافق أو يرفض

يفتح العميل الرابط، أو بوابة العملاء الخاصة به. يرى عرض السعر مع زرَّي Approve وReject. ومكتوب أيضًا «Work starts only after you approve. Not sure? Contact the shop before deciding.» يؤكد اختياره، ويحفظه BytePhase مع الوقت.

الهاتف

القبول أو الرفض نيابةً عن العميل

استخدم هذا عندما يخبرك العميل بقراره في المحل أو في مكالمة.

1. افتح عرض سعر الطلب. في تبويب Overview، تحت Documents، انقر Quotation.

2. في الأعلى، انقر Approve أو Reject. على الجوال، هما زرّا علامة الصح وعلامة الخطأ.

3. إن أردت، اكتب Comment، مثل «وافق في مكالمة هاتفية».

4. حدد طريقة إبلاغ العميل: Mail أو In-app أو WhatsApp.

5. انقر Approve quotation أو Reject quotation.

   ترى «Quotation approved» أو «Quotation rejected». وتعرض الصفحة من اتخذ القرار ومتى.

الكمبيوتر

تم!

يعرض عرض السعر Approved أو Rejected، ويُبلَّغ الأشخاص المعنيون. الآن تعرف هل تمضي في الإصلاح أم لا.

معلومات مفيدة

• مراحل عرض السعر. العرض المُرسل يكون Awaiting approval. ثم يصبح Approved أو Rejected. وأثناء تعديله، يظهر Modified.
• لا يمكن قبول عرض سعر منتهي الصلاحية. عدّله وأعطه تاريخ صلاحية جديدًا أولًا.
• WhatsApp يفتح والرسالة مكتوبة مسبقًا. وتضغط زر الإرسال بنفسك.
• في باقة Standard وما فوقها، يستطيع العميل أيضًا التوقيع على عرض السعر. راجع اجعل العميل يوقّع مستند طلب الإصلاح.

تعديل عرض السعر

افتح عرض السعر وانقر Edit. أكّد «Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.» غيّر خدمات الطلب وقطع غياره إذا احتجت. ثم انقر Update quotation.

تفتح النسخة المعدّلة الجديدة. وتعود إلى Awaiting approval، ليقرر العميل من جديد. ويمكنك فتح النسخ الأقدم من قائمة النسخ في الأعلى.

قد تتغير حالة الطلب تلقائيًا

يستطيع محلك نقل الطلب إلى حالة معينة عند إنشاء عرض السعر أو قبوله أو رفضه. في البداية، العرض المقبول ينقل الطلب إلى In Process، والعرض المرفوض ينقله إلى Cancelled. غيّر ذلك من Settings › Jobs & repairs › Job, quotation & payment automations (باقة Basic وما فوقها).

من يُبلَّغ بالقرار

• عندما يقرر العميل، يتلقى المسؤولون وفني الطلب رسالة في التطبيق، وإشعارًا على الجوال، وبريدًا إلكترونيًا.
• عندما يقرر موظفوك، لا يُبلَّغ إلا العميل، بالطرق التي حددتها. وقد يتلقى مسؤولون آخرون وموظفو الاستقبال رسالة أيضًا، حسب إعدادات الرسائل لديك.

إذا فتح العميل طلبًا قبل أن تُنشئ عرض سعر، يرى «No quotation yet. We’ll notify you when it’s ready.»

هل هناك مشكلة؟

• لا يوجد زرّا Approve وReject: تحتاج إلى Quotations — Approve or reject، ويجب أن يكون عرض السعر Awaiting approval.
• لم يصل الرابط إلى العميل: راجع رسائل SMS لا تصل.