اعتماد رسائل WhatsApp وملفات PDF والأزرار

لا يسمح WhatsApp للنشاط التجاري ببدء محادثة إلا بنص راجعه مسبقًا. ويرسل BytePhase نصوصك إلى WhatsApp نيابةً عنك. تشرح هذه الصفحة كيف تغيّر رسالة، وتضيف ملف PDF أو الأزرار، وتفهم الحالة.

1. تغيّر النص

   ثم تحفظ.

2. ترسله للاعتماد

   يرسله BytePhase إلى WhatsApp.

3. قيد المراجعة

   عادةً بضع دقائق. وفي الأثناء، تُفتح هذه الرسالة في WhatsApp ليرسلها الموظفون يدويًا.

4. معتمدة

   تُرسل الآن تلقائيًا.

قبل أن تبدأ

• لا تحتاج إلى فعل أي شيء لتبدأ. لدى محلك أصلًا نصوص معتمدة لكل الرسائل.
• لا يستطيع إرسال النصوص للاعتماد إلا من لديه صلاحية WhatsApp › Connect & buy balance.

غيّر رسالة وأرسلها للاعتماد

1. اذهب إلى Settings › Customers & messaging › Message content & variables، واختر تبويب WhatsApp. يمكنك أيضًا النقر Saved messages في صفحة WhatsApp.

2. اختر الرسالة من اليسار، مثلًا Quotation Sent - WhatsApp. ترى حالتها (1)، وهل يُرسل معها ملف PDF (2) والأزرار (3).

   

   الكمبيوتر

3. انقر Edit، وغيّر النص في Message content، ثم انقر Save.

4. في النافذة التي تُفتح، انقر Send for approval.

   تظهر لك العبارة “Sent to WhatsApp for approval.” (أُرسلت إلى WhatsApp للاعتماد).

تم!

عندما يعتمد WhatsApp النص، تتحول الشارة إلى Approved ويُرسل النص الجديد تلقائيًا.

ماذا تعني كل حالة

الحالة	معناها	ماذا تفعل
Approved	قبل WhatsApp هذا النص. تُرسل الرسائل تلقائيًا	لا شيء
Approved · edited	غيّرت النص بعد اعتماده. لم يعد النص المعتمد القديم يُستخدم	انقر Send for approval
In review	يراجع WhatsApp النص. وفي الأثناء تُفتح الرسالة في WhatsApp ليرسلها الموظفون	انتظر، عادةً بضع دقائق
Rejected	لم يقبل WhatsApp النص. ويظهر سبب الرفض	غيّر النص واحفظه. لا يقبل WhatsApp النص نفسه مرتين
Stopped	أوقف WhatsApp هذه الرسالة، غالبًا بعد شكاوى من العملاء	غيّر النص وأرسله من جديد
Not submitted	لم يُرسل هذا النص إلى WhatsApp أبدًا	انقر Send for approval

انقر Needs your attention لترى فقط الرسائل المرفوضة أو الموقوفة أو المعدّلة بعد اعتمادها.

خدمية (Utility) أم تسويقية (Marketing)

يقرر WhatsApp هل تُعد الرسالة Utility (تحديث عن طلب إصلاح أو فاتورة) أم Marketing (عرض ترويجي). النص الذي يبدو كعرض ترويجي يُحتسب على رقمك الخاص بسعر Marketing الأعلى لدى WhatsApp. اجعل رسائل طلبات الإصلاح والفواتير بسيطة. إذا ظهرت لك العبارة “WhatsApp changed this to Marketing”، فاحذف الكلمات التي تشبه العروض.

إرفاق ملف PDF

فعّل Attach the PDF لإرسال المستند المطبوع مع الرسالة، مثل الفاتورة أو ورقة طلب الإصلاح أو عرض السعر. يظهر هذا الخيار في الرسائل التي لها مستند: طلبات الإصلاح، والفواتير، والمبيعات، وعروض الأسعار، وإيصالات الدفع، والمشتريات، وتقارير التشخيص، وعقود الصيانة، وطلبات الاستلام.

• الشارة PDF is going out تعني أنه معتمد.
• Waiting for WhatsApp approval تعني أن الرسالة ما زالت تُرسل، لكن دون ملف PDF في الوقت الحالي.

إضافة أزرار أسفل الرسالة

فعّل Show buttons under this message لإضافة ما يصل إلى 3 أزرار.

1. انقر Add button واختر Kind: Reply أو Open a link أو Call.
2. اكتب Words on the button. للرابط، اختر Which link أو اكتب عنوان ويب. وللاتصال، اكتب Number to dial.
3. راجع How the customer sees it، ثم انقر Save buttons.

في عروض الأسعار، يكون الزران Approve وReject ثابتين. عندما يضغط العميل أحدهما، يُقبل عرض السعر أو يُرفض في BytePhase.

حتى يعتمد WhatsApp الأزرار، تظل الرسالة تُرسل بالنص وملف PDF. الأزرار لا تمنع إرسال أي رسالة أبدًا.

معلومات مفيدة

• يوضح أسفل كل رسالة من أين تُرسل: من رقمك الخاص أو من رقم BytePhase.
• العبارة “No approved template fits this message” تعني أن هذه الرسالة تُفتح في WhatsApp ليرسلها الموظفون يدويًا حتى ترسلها للاعتماد.