تقديم عرض سعر لعميل

استخدم هذا عندما يطلب العميل سعرًا قبل أن يشتري. مثلًا، يريد محل عرض سعر لعشرة شواحن جوالات وخمس واقيات شاشة. هذا العرض غير مرتبط بطلب إصلاح.

لعرض سعر خاص بإصلاح، أنشئه من طلب الإصلاح بدلًا من ذلك. راجع إرسال عرض سعر للإصلاح ومعرفة موافقة العميل أو رفضه.

قبل أن تبدأ

• لإنشاء عرض سعر أو تغييره، اطلب الإذن من مالك المحل (Quotations — Create & edit). ولقبول عرض أو رفضه نيابةً عن العميل، تحتاج إلى Quotations — Approve or reject.
• جهّز اسم العميل. يمكنك إضافة عميل جديد من نموذج عرض السعر.
• إذا كنت تدير أكثر من نشاط تجاري، فاختر النشاط الصحيح في المبدّل أولًا. يحتفظ عرض السعر باسم ذلك النشاط وشعاره وتسلسل ترقيمه.

أنشئ عرض السعر وأرسله

على الكمبيوتر

1. في القائمة اليسرى، انقر Quotations. ثم انقر + (Add quotation) أعلى القائمة.

   تفتح صفحة Create quotation. ويبيّن السطر في الأعلى النشاط التجاري الذي يخصه العرض.

2. تحت Customer information، اختر العميل في Customer name.

3. إن أردت، انقر Add validity واختر عدد الأيام التي يبقى فيها السعر صالحًا. ويُحسب تاريخ Valid until لك.

4. تحت Services وParts، ابحث عمّا تقدّم له العرض وأضفه. واضبط السعر والكمية في كل صف.

   تحتاج إلى قطعة غيار أو خدمة واحدة على الأقل. وإلا ترى «Add at least one part or service».

   

   الكمبيوتر

5. أضف خصمًا أو ملاحظة أو شروطًا إن أردت طباعتها.

6. في الأعلى، انقر Create.

   تفتح نافذة Quotation created: «Send it across so the customer can approve.»

7. تحت Notify customer، حدد طريقة الإرسال. ثم انقر Send & close. ويمكنك أيضًا طباعته من هذه النافذة.

على الهاتف

جديد على تطبيق الجوال؟ راجع التنقل في التطبيق على جوالك.

1. اضغط More. تحت Sales، اضغط Quotations. ثم اضغط + (Add quotation).

   أو اضغط زر + في الشريط السفلي واختر Quotation.

2. اختر العميل في Customer name.

3. إن أردت، اضغط Add validity واختر عدد الأيام.

4. أضف الخدمات وقطع الغيار، مع السعر والكمية.

5. اضغط Create في الأسفل.

6. في نافذة Quotation created، اضغط طريقة الإرسال تحت Notify customer. ثم اضغط Send & close.

يتلقى العميل رابطًا إلى عرض السعر. يستطيع فتحه والضغط على Approve أو Reject. وإذا كان لديه حساب عميل، يراه أيضًا تحت Quotes.

القبول أو الرفض نيابةً عن العميل

استخدم هذا عندما يخبرك العميل بقراره عند الكاونتر أو في مكالمة.

1. اذهب إلى Quotations وانقر عرض السعر.

   في القائمة، كل بطاقة Awaiting approval فيها أيضًا زر علامة صح (قبول) وزر علامة خطأ (رفض).

2. في الأعلى، انقر Approve أو Reject.

3. إن أردت، اكتب Comment، مثل «وافق في مكالمة هاتفية».

4. تحت Send alert، حدد طريقة إبلاغ العميل.

5. انقر Approve quotation أو Reject quotation.

   يعرض عرض السعر من اتخذ القرار ومتى.

   

   الكمبيوتر

تم!

يعرض عرض السعر Approved أو Rejected. إذا وافق العميل وكان العرض لقطع غيار فقط، يمكنك الآن تحويله إلى عملية بيع.

معلومات مفيدة

• مراحل عرض السعر. العرض الجديد يكون Awaiting approval. ثم يصبح Approved أو Rejected. وأثناء تعديله، يظهر Modified.
• لا يمكن قبول عرض سعر منتهي الصلاحية. ترى «This quotation has expired and can’t be approved. Revise it with a new validity date first.»
• تاريخ الصلاحية في صفحة عرض السعر. يظهر كـ Valid until ما دام التاريخ قادمًا، وExpired on بعد أن يمرّ. ويستطيع العميل القبول حتى نهاية ذلك اليوم.
• حوّله إلى عملية بيع. إذا كان عرض السعر لقطع غيار فقط، يظهر زر Convert to sale. راجع تحويل عرض السعر إلى عملية بيع.
• الأرقام. كل عرض سعر يأخذ الرقم التالي في تسلسل عروض الأسعار. راجع أرقام المستندات.

تعديل عرض السعر

1. افتح عرض السعر وانقر Edit.
2. أكّد «Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.»
3. أجرِ تغييراتك وانقر Update. يعرض عرض السعر الآن Modified.
4. في صفحة عرض السعر، انقر Update. أضف Comment إن أردت، وحدد طريقة إبلاغ العميل، وانقر Update quotation.

يعود عرض السعر إلى Awaiting approval ويحتفظ برقمه. وتبقى النسخ الأقدم في قائمة النسخ أعلى صفحة عرض السعر.

أزرار أخرى في صفحة عرض السعر

• Send notification يرسل عرض السعر مرة أخرى بأنواع الرسائل التي تحددها.
• WhatsApp يفتح WhatsApp والرسالة مكتوبة لك. وتضغط زر الإرسال بنفسك.
• Print يعطيك نسخة مطبوعة بحجم A4 أو إيصال. وفي تطبيق Android أو iPhone، زر المشاركة بجانبه (Share) يرسل النسخة المطبوعة من جوالك. راجع طباعة ورقة طلب الإصلاح أو الفاتورة أو مستند آخر.