أرقام الفواتير قفزت أو مشتركة بين المبيعات وطلبات الإصلاح

ما تراه: أرقام فواتير طلبات الإصلاح تتخطى أرقامًا، مثلًا IN26-41 ثم IN26-44. أو عملية بيع تحمل رقم IN بدل رقم SL. أو فاتورتان تحملان الرقم نفسه.

يُحجز الرقم في اللحظة التي يُنشأ فيها المستند. ولا يُعطى مرة أخرى أبدًا، حتى لو حُذف ذلك المستند لاحقًا.

جرّب هذه الحلول

1. المبيعات تشترك في تسلسل الفواتير

إذا كان Use one invoice number for sales & repairs مفعّلًا، فكل عملية بيع تأخذ رقم فاتورة طلب الإصلاح التالي. وبذلك تتخطى فواتير طلبات الإصلاح الأرقام التي استخدمتها المبيعات. هذا الخيار مفعّل افتراضيًا خارج الهند.

1. اذهب إلى Settings › App & account › General settings.
2. انظر إلى Use one invoice number for sales & repairs.
3. إذا أردت تسلسلين منفصلين، انقر Edit، وأوقفه، ثم انقر Save. بعدها تستخدم المبيعات الجديدة تسلسل Sale number.

استشر محاسبك قبل تغييره في منتصف السنة. راجع تسلسل واحد لأرقام الفواتير، والفواتير التي تُنشأ تلقائيًا بعد الدفع.

2. الاسترداد أخذ رقمًا

استرداد فاتورة طلب إصلاح يُحفظ كفاتورة مستقلة بالحالة Refund. وهو يأخذ رقم فاتورة طلب الإصلاح التالي. ابحث عنه في Billing › Invoices. راجع إعادة المال عن إصلاح.

3. حُذفت فاتورة

عندما يحذف أحدهم فاتورة، لا يُعاد استخدام رقمها. الفاتورة التالية تأخذ الرقم التالي في التسلسل. هذا طبيعي ويضمن أن يبقى كل رقم فريدًا.

اسأل فريقك هل حُذفت فاتورة باستخدام Delete invoice.

4. أُنشئت فاتورة تلقائيًا بعد دفعة

إذا كان Create invoice automatically after payment مفعّلًا، فتسجيل دفعة على طلب إصلاح بلا فاتورة يُنشئ فاتورة فورًا. وتأخذ تلك الفاتورة الرقم التالي، حتى لو لم تكن تنوي إصدار فاتورة لذلك الطلب بعد.

5. غيّر أحدهم الرقم التالي

يمكن تغيير Next number في Sequence settings يدويًا. إذا ضبطه أحدهم على رقم أعلى، تتخطى الأرقام. وإذا ضبطه على رقم أقل، قد تكرّر المستندات الجديدة أرقامًا قديمة.

1. اذهب إلى Settings › Business settings، وافتح النشاط التجاري، ثم اذهب إلى Sequence numbers.
2. تحقّق من Next number للتسلسل. يجب أن يكون أكبر بواحد من آخر رقم أصدرته.
3. انقر Edit، وصحّحه، ثم انقر Update.

راجع أرقام المستندات.

6. أُنشئ المستند في نشاطك التجاري الآخر

لكل نشاط تجاري تسلسله الخاص. فاتورة طلب الإصلاح التي تُنشأ أثناء اختيار نشاطك الثاني تأخذ رقم ذلك النشاط، مثل AB-IN26-12. ولا يتحرك تسلسل نشاطك الأول.

1. تحقّق من اسم النشاط التجاري في المبدّل قبل إنشاء المستند.
2. راجع المطبوع يعرض بيانات نشاط تجاري خاطئ.

التعديل لا يغيّر الرقم

عندما تعدّل فاتورة طلب إصلاح أو عرض سعر، يحتفظ بالرقم نفسه. فقط المستند الجديد كليًا يأخذ رقمًا جديدًا.

ما زالت المشكلة قائمة؟

تواصل مع الدعم وأرسل:

• رقمي المستندين على جانبي الفجوة، والنشاط التجاري الذي ينتميان إليه
• لقطة شاشة لـ Sequence settings لذلك النشاط
• هل Use one invoice number for sales & repairs مفعّل أم لا