ग्राहक जोड़ें या इम्पोर्ट करें

जब कोई नया ग्राहक आए, तो उसे जोड़ें। जब आप कॉपी, स्प्रेडशीट या किसी दूसरे सॉफ़्टवेयर से आ रहे हों, तो पूरी लिस्ट इम्पोर्ट करें।

ग्राहक आपके पूरे BytePhase अकाउंट के होते हैं। अगर आप एक से ज़्यादा बिज़नेस के नाम से बिल बनाते हैं, तो हर बिज़नेस को वही ग्राहक दिखते हैं।

शुरू करने से पहले

• ग्राहक का नाम और एक mobile number या email तैयार रखें। दोनों में से कम से कम एक चाहिए।
• Customers पर + बटन नहीं दिख रहा? दुकान के मालिक से कहें कि आपको ग्राहक जोड़ने की अनुमति दें (Create/Edit Customer)।
• इम्पोर्ट करने के लिए आपको इम्पोर्ट की अनुमति चाहिए (Data Import — Customers)। मालिकों के पास यह पहले से होती है।

एक ग्राहक जोड़ें

कंप्यूटर पर

1. बाएं मेन्यू में Customers पर क्लिक करें।

2. लिस्ट के ऊपर + (Add customer) पर क्लिक करें।

   Create customer पेज खुलता है।

3. Customer type चुनें: End user, Dealer या Corporate user।

4. Customer name टाइप करें।

5. Mobile number, Email, या दोनों टाइप करें।

6. जो दूसरी फ़ील्ड चाहिए वो भरें, जैसे Source, Referred by, Customer tags या पता।

   अगर आपकी दुकान ने कुछ फ़ील्ड Only when needed में रखी हैं, तो उन्हें दिखाने के लिए उस पर क्लिक करें।

   

   कंप्यूटर

7. Create पर क्लिक करें।

   Customer created विंडो खुलती है।

8. अगर आप चाहते हैं कि ग्राहक साइन इन करके अपने रिपेयर देखे, तो Send activation link के नीचे Mail या SMS टिक करें, फिर Send & close पर क्लिक करें। नहीं तो Close पर क्लिक करें।

फ़ोन पर

1. नीचे वाले बार में Customers पर टैप करें।

   नहीं दिख रहा? More पर टैप करें। Customers के नीचे Customers पर टैप करें।

2. + पर टैप करें।

3. Customer type चुनें और Customer name टाइप करें।

4. Mobile number, Email, या दोनों टाइप करें। जो दूसरी जानकारी चाहिए वो जोड़ें।

5. नीचे Create पर टैप करें।

6. Customer created विंडो में चुनें कि एक्टिवेशन लिंक भेजना है या नहीं। फिर Send & close या Close पर टैप करें।

हो गया!

ग्राहक आपकी लिस्ट में आ गया है और जॉब्स, सेल और इनवॉइस के लिए तैयार है।

फ़ाइल से ग्राहक इम्पोर्ट करें

यह कंप्यूटर पर करें। एक फ़ाइल में आप 2,000 तक ग्राहक इम्पोर्ट कर सकते हैं।

1. Customers में जाएं। लिस्ट के ऊपर दाईं तरफ़ ⋯ (More options) पर क्लिक करें, फिर Import पर क्लिक करें।

   Import data पेज Upload file पर खुलता है, जिसमें Customers पहले से चुना होता है।

2. अगर बना-बनाया ढांचा चाहिए तो Download sample file पर क्लिक करें। उसमें अपने ग्राहक भरें।

   हर लाइन में नाम और mobile number या email होना चाहिए।

3. अपनी CSV या Excel फ़ाइल पेज पर खींचकर छोड़ें, या Browse files पर क्लिक करें। फिर Next पर क्लिक करें।

4. Map fields पर अपनी फ़ाइल के हर कॉलम को BytePhase की फ़ील्ड से मिलाएं, जैसे आपके “Phone” कॉलम को mobile number से। Next पर क्लिक करें।

   आपको email कॉलम, mobile number कॉलम, या दोनों मिलाने होंगे। जब तक नहीं मिलाते, Email/mobile number छूटी हुई फ़ील्ड के रूप में दिखती है।

5. Select defaults पर, जिन लाइनों में Role और Source नहीं है उनके लिए ये चुनें। Next पर क्लिक करें।

6. Preview & validate पर पहली कुछ लाइनें जांचें। फिर Import all पर क्लिक करें (बटन पर लाइनों की संख्या दिखती है)।

   

   कंप्यूटर

7. Complete पर दिखता है कि कितनी लाइनें इम्पोर्ट हुईं और कितनी फ़ेल हुईं। कोई लाइन क्यों फ़ेल हुई, यह देखने के लिए Download error report पर क्लिक करें। अपनी ग्राहक लिस्ट खोलने के लिए View imported data पर क्लिक करें।

ग्राहक प्रोफ़ाइल

ग्राहक की प्रोफ़ाइल खोलने के लिए लिस्ट में उस पर क्लिक करें। ऊपर उनकी संपर्क जानकारी और टोटल दिखते हैं, जैसे जॉब्स, सेल और Balance due। वहां के बटन से आप Bulk payment ले सकते हैं या Send payment reminder भेज सकते हैं, और Create मेन्यू में Add job है।

नीचे के टैब में इस ग्राहक की पूरी जानकारी होती है:

टैब	वहां क्या मिलता है
Overview	चालू रिपेयर, हाल के पेमेंट और संपर्क जानकारी
Jobs और Sales	इस ग्राहक की हर जॉब और सेल
Payments	उनके किए हुए पेमेंट
Contacts	उसी ग्राहक के दूसरे लोग, जैसे किसी कंपनी में। Basic प्लान और उससे ऊपर
Referred customers	इस ग्राहक के भेजे हुए जॉब्स और सेल। देखें रेफ़रल
Pickups & drops	पिकअप और डिलीवरी। Basic प्लान और उससे ऊपर
Bulk payments	ऐसा एक पेमेंट जिसमें कई बिल आ गए। Basic प्लान और उससे ऊपर
Invoices	इस ग्राहक के जॉब इनवॉइस
Private notes	नोट जो सिर्फ़ आपका स्टाफ़ देख सकता है
Messages	इस ग्राहक को भेजे गए मैसेज
Notification preferences	उन्हें कौन से मैसेज मिलते हैं, और कैसे। देखें ग्राहक की नोटिफ़िकेशन पसंद
Customer ledger	उनका चालू बैलेंस

कुछ टैब तभी दिखते हैं जब आपको उन्हें देखने की अनुमति हो। जैसे, Payments और Customer ledger के लिए दुकान के मालिक से अलग अनुमति चाहिए।

कंप्यूटर

जानने लायक बातें

• डुप्लिकेट नहीं। BytePhase एक ही mobile number या email वाले दो ग्राहक सेव नहीं करता। इम्पोर्ट में ऐसी लाइनें फ़ेल होती हैं और एरर रिपोर्ट में दिखती हैं।
• Customer type सिर्फ़ आपके अपने इस्तेमाल के लिए एक लेबल है, जैसे डीलर और वॉक-इन ग्राहक में फ़र्क करना। साइन इन करने पर तीनों तरह के ग्राहकों को एक जैसी चीज़ें दिखती हैं।
• कस्टम फ़ील्ड। आप Settings › App & account › Add custom fields में अपनी ग्राहक फ़ील्ड जोड़ सकते हैं। Lite प्लान पर ये डॉक्यूमेंट पर प्रिंट नहीं होतीं।
• प्रोफ़ाइल के ऊपर Actions मेन्यू में और काम हैं: Send activation link, Activate or deactivate, Delete account और, मालिकों के लिए, Change customer type।