रिपेयर का कोटेशन भेजें और ग्राहक की हाँ या ना लें

जब ग्राहक डिवाइस ठीक करवाने से पहले कीमत जानना चाहे, तब इसका इस्तेमाल करें। जैसे, नई स्क्रीन और उसे लगाने की मज़दूरी।

शुरू करने से पहले

• पहले जॉब में सर्विस और पार्ट्स जोड़ें। कोटेशन जॉब के Services and parts टैब की लाइनें इस्तेमाल करता है। जॉब में सर्विस और पार्ट्स जोड़ें देखें।
• कोटेशन बनाने या बदलने के लिए, अपने शॉप मालिक से इजाज़त माँगें (Quotations — Create & edit)। ग्राहक की तरफ़ से कोटेशन मंज़ूर या नामंज़ूर करने के लिए आपको Quotations — Approve or reject चाहिए।
• जॉब कोटेशन सिर्फ़ कीमत का अंदाज़ा है। इससे इनवॉइस नहीं बनता, और आप इसे इनवॉइस में बदल नहीं सकते।

कोटेशन बनाएँ और भेजें

कंप्यूटर पर

1. Jobs पर जाएँ और जॉब खोलें। Overview टैब पर ही रहें।

2. Documents के नीचे Quotation ढूँढें और Create पर क्लिक करें।

   Create quotation पेज खुलता है। जॉब की सर्विस और पार्ट्स पहले से भरे होते हैं।

3. चाहें तो Add validity पर क्लिक करें और चुनें कि कीमत कितने समय तक मान्य रहेगी। Valid until तारीख अपने आप निकल आती है।

4. लाइनें और टोटल जाँच लें। अगर प्रिंट करवाना हो तो कोई नोट या शर्तें जोड़ें।

5. Create quotation पर क्लिक करें।

   Quotation created विंडो खुलती है: “Send it across so the customer can approve.”

6. Notify customer के नीचे Mail, SMS, In-app या WhatsApp पर टिक करें। फिर Send & close पर क्लिक करें। आप इसी विंडो से इसे प्रिंट भी कर सकते हैं।

कंप्यूटर

फ़ोन पर

फ़ोन ऐप नया है? फ़ोन पर ऐप में कैसे घूमें देखें।

1. नीचे वाली बार में Jobs दबाएँ। फिर जॉब दबाएँ।

   नीचे वाली बार में Jobs नहीं दिख रहा? More › Daily work › Jobs दबाएँ।

2. ⋮ (Job actions) दबाएँ। Documents & print सेक्शन में Quotation ढूँढें और Create दबाएँ।

   आप जॉब में नीचे स्क्रॉल करके Documents कार्ड तक भी जा सकते हैं। Quotation के बगल में Create दबाएँ।

3. चाहें तो Add validity दबाएँ और चुनें कि कीमत कितने समय तक मान्य रहेगी।

4. लाइनें जाँच लें। इन्हें बदलने के लिए लाइनों पर edit लिंक दबाएँ। यह आपको जॉब की सर्विस और पार्ट्स पर ले जाता है।

5. Create दबाएँ।

6. Quotation created विंडो में, Notify customer के नीचे ग्राहक को बताने के तरीके दबाएँ। फिर Send & close दबाएँ।

ग्राहक को कोटेशन का लिंक मिलता है। जॉब का status भी अपने आप बदल सकता है। नीचे “जानने लायक बातें” देखें।

ग्राहक हाँ या ना कहता है

ग्राहक लिंक खोलता है, या अपना ग्राहक पोर्टल। उसे Approve और Reject बटन के साथ कोटेशन दिखता है। उसमें यह भी लिखा होता है: “Work starts only after you approve. Not sure? Contact the shop before deciding.” ग्राहक अपनी पसंद पक्की करता है, और BytePhase उसे समय के साथ सेव कर लेता है।

फ़ोन

ग्राहक की तरफ़ से मंज़ूर या नामंज़ूर करें

जब ग्राहक आपको अपना जवाब शॉप में या कॉल पर बताए, तब इसका इस्तेमाल करें।

1. जॉब का कोटेशन खोलें। Overview टैब पर, Documents के नीचे Quotation पर क्लिक करें।

2. ऊपर Approve या Reject पर क्लिक करें। फ़ोन पर, ये टिक और क्रॉस वाले बटन हैं।

3. चाहें तो कोई Comment टाइप करें, जैसे “Approved on call”।

4. टिक करें कि ग्राहक को कैसे बताना है: Mail, In-app या WhatsApp।

5. Approve quotation या Reject quotation पर क्लिक करें।

   आपको “Quotation approved” या “Quotation rejected” दिखता है। पेज दिखाता है कि किसने और कब फ़ैसला किया।

कंप्यूटर

हो गया!

कोटेशन पर Approved या Rejected दिखता है, और सही लोगों को बता दिया जाता है। अब आपको पता है कि रिपेयर आगे बढ़ाना है या नहीं।

जानने लायक बातें

• कोटेशन की स्टेज। भेजा गया कोटेशन Awaiting approval होता है। फिर वह Approved या Rejected हो जाता है। जब आप उसे बदल रहे होते हैं, तो वह Modified दिखाता है।
• जिस कोटेशन की मियाद खत्म हो गई, उसे मंज़ूर नहीं किया जा सकता। पहले उसे बदलें और नई validity तारीख दें।
• WhatsApp मैसेज पहले से टाइप होकर खुलता है। भेजें आपको दबाना है।
• Standard प्लान और उससे ऊपर, ग्राहक कोटेशन पर हस्ताक्षर भी कर सकता है। जॉब डॉक्यूमेंट पर ग्राहक से हस्ताक्षर करवाएँ देखें।

कोटेशन बदलें

कोटेशन खोलें और Edit पर क्लिक करें। “Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.” को पक्का करें। ज़रूरत हो तो जॉब की सर्विस और पार्ट्स बदलें। फिर Update quotation पर क्लिक करें।

नया revision खुलता है। वह वापस Awaiting approval हो जाता है, ताकि ग्राहक फिर से फ़ैसला कर सके। ऊपर revision मेन्यू से आप पुराने वर्ज़न अब भी खोल सकते हैं।

जॉब का status अपने आप बदल सकता है

आपकी शॉप तय कर सकती है कि कोटेशन बनने, मंज़ूर होने या नामंज़ूर होने पर जॉब किस status पर जाए। शुरू में, मंज़ूर कोटेशन जॉब को In Process पर ले जाता है। नामंज़ूर कोटेशन उसे Cancelled पर ले जाता है। इसे Settings › Jobs & repairs › Job, quotation & payment automations में बदलें (Basic प्लान और उससे ऊपर)।

फ़ैसले के बारे में किसे पता चलता है

• जब customer फ़ैसला करता है, तो आपके admins और जॉब के टेक्नीशियन को ऐप में मैसेज, फ़ोन अलर्ट और ईमेल मिलता है।
• जब आपका स्टाफ़ फ़ैसला करता है, तो सिर्फ़ ग्राहक को बताया जाता है, उन तरीकों से जिन पर आपने टिक किया। आपकी मैसेज सेटिंग्स के हिसाब से, दूसरे admins और reception स्टाफ़ को भी मैसेज मिल सकता है।

अगर ग्राहक कोटेशन बनने से पहले जॉब खोलता है, तो उसे “No quotation yet. We’ll notify you when it’s ready.” दिखता है।

कुछ ठीक नहीं है?

• Approve या Reject बटन नहीं हैं: आपको Quotations — Approve or reject चाहिए, और कोटेशन Awaiting approval होना चाहिए।
• ग्राहक को लिंक नहीं मिला: SMS डिलीवर नहीं हो रहा देखें।