ग्राहक को कोटेशन दें

जब ग्राहक खरीदने से पहले दाम पूछे, तब इसका इस्तेमाल करें। जैसे, कोई दुकान दस फ़ोन चार्जर और पाँच स्क्रीन गार्ड का कोटेशन चाहती है। यह कोटेशन किसी रिपेयर जॉब से जुड़ा नहीं होता।

रिपेयर का कोटेशन जॉब से ही बनाएँ। देखें रिपेयर का कोटेशन भेजें और ग्राहक की हाँ या ना लें।

शुरू करने से पहले

• कोटेशन बनाने या बदलने के लिए अपने शॉप मालिक से इजाज़त माँगें (Quotations — Create & edit)। ग्राहक की तरफ़ से मंज़ूर या नामंज़ूर करने के लिए आपको Quotations — Approve or reject चाहिए।
• ग्राहक का नाम तैयार रखें। आप कोटेशन फ़ॉर्म से नया ग्राहक भी जोड़ सकते हैं।
• अगर आपके एक से ज़्यादा बिज़नेस हैं, तो पहले स्विचर में सही बिज़नेस चुनें। कोटेशन पर उसी बिज़नेस का नाम, लोगो और नंबर सीरीज़ रहती है।

कोटेशन बनाएँ और भेजें

कंप्यूटर पर

1. बाएँ मेन्यू में Quotations पर क्लिक करें। फिर लिस्ट के ऊपर + (Add quotation) पर क्लिक करें।

   Create quotation पेज खुलता है। ऊपर की लाइन में दिखता है कि यह किस बिज़नेस के लिए है।

2. Customer information के नीचे, Customer name में ग्राहक चुनें।

3. चाहें तो Add validity पर क्लिक करें और चुनें कि दाम कितने दिन तक मान्य रहेगा। Valid until की तारीख अपने आप निकल आती है।

4. Services और Parts के नीचे, जिनका कोटेशन दे रहे हैं उन्हें खोजकर जोड़ें। हर लाइन पर दाम और मात्रा डालें।

   कम से कम एक पार्ट या सर्विस चाहिए। नहीं तो आपको “Add at least one part or service” दिखेगा।

   

   कंप्यूटर

5. प्रिंट पर दिखाने हों, तो डिस्काउंट, नोट या शर्तें जोड़ें।

6. सबसे ऊपर Create पर क्लिक करें।

   Quotation created विंडो खुलती है: “Send it across so the customer can approve.”

7. Notify customer के नीचे भेजने का तरीका टिक करें। फिर Send & close पर क्लिक करें। आप इसी विंडो से प्रिंट भी कर सकते हैं।

फ़ोन पर

फ़ोन ऐप में नए हैं? देखें फ़ोन पर ऐप कैसे चलाएँ।

1. More पर टैप करें। Sales के नीचे Quotations पर टैप करें। फिर + (Add quotation) पर टैप करें।

   या नीचे वाली बार में + बटन पर टैप करें और Quotation चुनें।

2. Customer name में ग्राहक चुनें।

3. चाहें तो Add validity पर टैप करें और दिनों की संख्या चुनें।

4. सर्विस और पार्ट्स दाम और मात्रा के साथ जोड़ें।

5. नीचे Create पर टैप करें।

6. Quotation created विंडो में Notify customer के नीचे भेजने का तरीका टैप करें। फिर Send & close पर टैप करें।

ग्राहक को कोटेशन का लिंक मिलता है। वे इसे खोलकर Approve या Reject पर टैप कर सकते हैं। अगर उनके पास ग्राहक लॉगिन है, तो उन्हें यह Quotes में भी दिखता है।

ग्राहक की तरफ़ से मंज़ूर या नामंज़ूर करें

जब ग्राहक काउंटर पर या फ़ोन कॉल पर अपना जवाब बताए, तब इसका इस्तेमाल करें।

1. Quotations में जाएँ और कोटेशन पर क्लिक करें।

   लिस्ट में हर Awaiting approval कार्ड पर एक टिक (मंज़ूर) और एक क्रॉस (नामंज़ूर) बटन भी होता है।

2. सबसे ऊपर Approve या Reject पर क्लिक करें।

3. चाहें तो Comment टाइप करें, जैसे “Approved on call”।

4. Send alert के नीचे, ग्राहक को कैसे बताना है वह टिक करें।

5. Approve quotation या Reject quotation पर क्लिक करें।

   कोटेशन पर दिखता है कि किसने और कब फ़ैसला किया।

   

   कंप्यूटर

हो गया!

कोटेशन पर Approved या Rejected दिखता है। अगर ग्राहक ने हाँ कहा और आपने सिर्फ़ पार्ट्स का कोटेशन दिया था, तो अब आप इसे सेल में बदल सकते हैं।

ध्यान रखें

• कोटेशन के स्टेज। नया कोटेशन Awaiting approval होता है। फिर यह Approved या Rejected हो जाता है। जब आप इसे बदल रहे होते हैं, तब इस पर Modified दिखता है।
• एक्सपायर हुआ कोटेशन मंज़ूर नहीं हो सकता। आपको “This quotation has expired and can’t be approved. Revise it with a new validity date first.” दिखेगा।
• कोटेशन पेज पर वैलिडिटी की तारीख। जब तक तारीख आगे है, यह Valid until दिखती है, और तारीख निकल जाने पर Expired on। ग्राहक उस दिन के आखिर तक मंज़ूर कर सकता है।
• इसे सेल में बदलें। अगर कोटेशन में सिर्फ़ पार्ट्स हैं, तो Convert to sale बटन आता है। देखें कोटेशन को सेल में बदलें।
• नंबर। हर कोटेशन आपकी कोटेशन सीरीज़ का अगला नंबर लेता है। देखें डॉक्यूमेंट नंबर।

कोटेशन बदलें

1. कोटेशन खोलें और Edit पर क्लिक करें।
2. “Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.” को कन्फ़र्म करें।
3. अपने बदलाव करें और Update पर क्लिक करें। अब कोटेशन पर Modified दिखता है।
4. कोटेशन पेज पर Update पर क्लिक करें। चाहें तो Comment जोड़ें, ग्राहक को कैसे बताना है वह टिक करें, और Update quotation पर क्लिक करें।

कोटेशन वापस Awaiting approval पर चला जाता है और उसका नंबर वही रहता है। पुराने वर्ज़न कोटेशन पेज के ऊपर रिविज़न मेन्यू में रहते हैं।

कोटेशन पेज के दूसरे बटन

• Send notification कोटेशन को उन मैसेज टाइप से दोबारा भेजता है जिन पर आप टिक करते हैं।
• WhatsApp मैसेज पहले से टाइप करके WhatsApp खोलता है। भेजने का बटन आपको खुद दबाना है।
• Print से A4 या रसीद वाला प्रिंटआउट मिलता है। Android या iPhone ऐप में इसके बगल वाला शेयर बटन (Share) आपके फ़ोन से प्रिंटआउट भेजता है। देखें जॉब शीट, इनवॉइस या दूसरा डॉक्यूमेंट प्रिंट करें।