QuickBooks या Xero जोड़ें

Standard और उससे ऊपर पर उपलब्ध

QuickBooks और Xero के लिए Standard या Enterprise प्लान चाहिए।

प्लान की तुलना करें

इसका इस्तेमाल करें ताकि आपका अकाउंटेंट आपकी शॉप की बिक्री देख सके, बिना किसी के उसे दो बार टाइप किए। जुड़ने के बाद, BytePhase नए ग्राहक, इनवॉइस, पेमेंट, पार्ट्स और रिपेयर सर्विसेज़ आपके QuickBooks या Xero अकाउंट में जोड़ता है।

शुरू करने से पहले

• अपना QuickBooks या Xero लॉगिन तैयार रखें। आपको कंपनी या ऑर्गनाइज़ेशन के लिए ऐप मंज़ूर करने का अधिकार होना चाहिए।
• आपका BytePhase अकाउंट एक ही खाता-बही में भेजता है। अगर BytePhase में आपके एक से ज़्यादा business हैं, तो सब एक ही QuickBooks कंपनी या Xero ऑर्गनाइज़ेशन में जाते हैं।
• Set up नहीं दिख रहा? अपने शॉप मालिक से इंटीग्रेशन जोड़ने की अनुमति माँगें।

QuickBooks या Xero तैयार करें

• आपकी QuickBooks कंपनी एक्टिव होनी चाहिए और उसमें जुड़े हुए ऐप की इजाज़त होनी चाहिए।
• कोई key या कोड कॉपी नहीं करना पड़ता। आप QuickBooks या Xero में साइन इन करके और एक्सेस की इजाज़त देकर जोड़ते हैं। अगर QuickBooks आपसे साइन इन वेरिफ़ाई करने को कहे, तो पहले वह पूरा करें।
• क्या आप चाहते हैं कि QuickBooks या Xero आपके पार्ट्स का स्टॉक गिने? QuickBooks के लिए Plus या Advanced प्लान और एक inventory asset अकाउंट चाहिए। Xero के लिए इन्वेंटरी सपोर्ट करने वाला प्लान और INVENTORY टाइप का अकाउंट चाहिए। स्टॉक ट्रैकिंग के बिना, पार्ट्स हर QuickBooks और Xero प्लान पर सिंक होते हैं।
• Xero Starter प्लान पर Xero दिन में सिर्फ़ कुछ ही सिंक की इजाज़त देता है। बड़ा पहला सिंक इन्हें खत्म कर सकता है, इसलिए इसे किसी कम काम वाले दिन चलाएँ।
• पेमेंट को Xero में सिंक करने के लिए Xero में BANK टाइप का अकाउंट चाहिए।

स्टेप्स

1. Settings › Integrations में जाएँ। QuickBooks या Xero कार्ड पर Set up पर क्लिक करें।

2. Service status को Active रहने दें और Save पर क्लिक करें।

3. आपके लिए QuickBooks integration या Xero integration पेज खुलता है। Overview टैब पर क्लिक करें।

4. Connect पर क्लिक करें, फिर खुलने वाली विंडो में फिर से Connect पर।

   QuickBooks या Xero की विंडो खुलती है। साइन इन करें, अपनी कंपनी या ऑर्गनाइज़ेशन चुनें, और BytePhase को एक्सेस की इजाज़त दें।

   

   कंप्यूटर

5. Mapping टैब खोलें और Fetch accounts पर क्लिक करें। इससे आपका chart of accounts लोड होता है।

6. वे अकाउंट चुनें जिनमें BytePhase पोस्ट करे: Account for sales, Account for expenses (Xero में, Account for cost of goods), और अगर पेमेंट सिंक करने हैं तो Bank account for payments। Invoice status on sync में चुनें कि इनवॉइस किस हालत में पहुँचें। Save पर क्लिक करें।

7. अपनी पसंद जाँचने के लिए Test mapping पर क्लिक करें।

8. जो ग्राहक, पार्ट्स और सर्विसेज़ आपके पास पहले से हैं उन्हें भेजने के लिए Sync customers और Sync inventory पर क्लिक करें। यह बैकग्राउंड में चलता है और इसमें 20 से 30 मिनट लग सकते हैं। पूरा होने पर आपको मैसेज मिलता है।

हो गया!

अब BytePhase के नए ग्राहक, इनवॉइस, पेमेंट, पार्ट्स और सर्विसेज़ अपने आप आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में जाते हैं।

जाँचें कि यह काम कर रहा है

• Overview टैब पर Last sync, Synced (30d), Failing और Awaiting retry दिखते हैं।
• Sync health टैब में वे रिकॉर्ड हैं जो नहीं गए, गड़बड़ी के साथ। रिकॉर्ड ठीक करें, फिर दोबारा कोशिश करें।
• आपकी ग्राहक, पार्ट, इनवॉइस और बिक्री की लिस्ट में QB या Xero कॉलम आ जाता है। यह हर रिकॉर्ड के लिए Synced, Syncing…, Failed या Not synced दिखाता है।
• इनवॉइस सिंक होते हैं पर पेमेंट नहीं? Mapping टैब पर Bank account for payments जाँचें। अगर यह खाली है, तो पेमेंट कभी सिंक नहीं होते, इसलिए इनवॉइस आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में अनपेड रहते हैं।
• QuickBooks या Xero में नया अकाउंट जोड़ा? उसे BytePhase में देखने के लिए फिर से Fetch accounts पर क्लिक करें।

जानने लायक बातें

• इनवॉइस सिंक होने के बाद BytePhase में किए गए बदलाव उसके साथ नहीं जाते: लाइन आइटम, रद्द करना और रिफंड। इन्हें सीधे QuickBooks या Xero में ठीक करें।
• सिर्फ़ नए पेमेंट सिंक होते हैं। सिंक होने के बाद पेमेंट बदलने या डिलीट करने से वह आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में अपडेट नहीं होता।
• Xero को पार्ट्स के स्टॉक की मात्रा नहीं मिलती। अगर आप Track parts as Xero inventory चुनते हैं, तो Xero में ओपनिंग स्टॉक खुद सेट करें।
• सिंक रोकने के लिए Danger zone टैब खोलें और Disconnect पर क्लिक करें। जो रिकॉर्ड भेजे जा चुके हैं, वे आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में रहते हैं, और आप कभी भी दोबारा जोड़ सकते हैं।