डॉक्यूमेंट नंबर

हर जॉब, इनवॉइस, कोटेशन, बिक्री, खरीद और कॉन्ट्रैक्ट को अपना नंबर मिलता है, जैसे JB26-15 या IN26-188। नंबर एक प्रीफ़िक्स (JB26-) और एक चलते नंबर (15) से बनता है, जो हर बार एक बढ़ जाता है।

आपके हर business की अपनी आठ नंबर सीरीज़ होती हैं। Business A और business B कभी एक-दूसरे के नंबर नहीं लेते।

आठ नंबर सीरीज़

स्क्रीन पर सीरीज़	किसके लिए	शुरुआत (पहला business)
Job sheet number	रिपेयर जॉब्स	JB + साल, जैसे JB26-
Job invoice number	जॉब इनवॉइस (और उनके रिफंड)	IN + साल, जैसे IN26-
Quotation number	कोटेशन	QT + साल, जैसे QT26-
Sale number	बिक्री	SL + साल, जैसे SL26-
Purchase number	खरीद	PN + साल, जैसे PN26-
AMC contract number	AMC कॉन्ट्रैक्ट	CN + साल, जैसे CN26-
Rental contract number	किराया कॉन्ट्रैक्ट	RNT-
Rental device number	किराये के डिवाइस	RD-

साल वह है जिसमें सीरीज़ सेट हुई थी। पुराने अकाउंट में अलग प्रीफ़िक्स दिख सकते हैं, जैसे JB-26-। यह ठीक है।

दूसरे business के आगे उसका दो अक्षरों का Short code लगता है, जैसे AB-JB26- और AB-IN26-। इससे दोनों business के नंबर अलग रहते हैं।

प्रीफ़िक्स या अगला नंबर बदलें

1. अगर आपके एक से ज़्यादा business हैं, तो पहले switcher में business चुनें। पेज के ऊपर की लाइन में “These settings apply to” और business का नाम दिखता है।

2. Settings › Business settings में जाएँ, business खोलें और Sequence numbers पर जाएँ। फ़ोन पर पहले More › System › Business settings दबाएँ।

   हर लाइन में Document, उसका Prefix, Next number और अगले डॉक्यूमेंट नंबर का Preview दिखता है। लाइनें Job & billing, Contracts और Other ग्रुप में बँटी होती हैं।

3. सीरीज़ के बगल में Edit पर क्लिक करें।

4. Prefix, Next number, या दोनों बदलें। टाइप करते-करते Preview अपडेट होता है।

5. Update पर क्लिक करें।

कंप्यूटर

सेटिंग्स में “sequence” खोजने पर यही लाइनें Sequence settings नाम के पूरे पेज के रूप में भी खुलती हैं। फ़ोटो में वही पेज है।

नया प्रीफ़िक्स या नंबर सिर्फ़ अब से बनने वाले डॉक्यूमेंट पर लगता है। जो डॉक्यूमेंट आप पहले बना चुके हैं, उनके नंबर वही रहते हैं।

अगला नंबर कम न करें

BytePhase यह नहीं जाँचता कि कोई नंबर पहले इस्तेमाल हो चुका है या नहीं। अगर आप Next number को पहले जारी किए गए नंबरों से कम सेट करते हैं, तो नए डॉक्यूमेंट को पुराने वाले नंबर मिल जाते हैं।

जब आप business जोड़ते हैं

नया business जोड़ते समय Sequence numbers स्टेप में आप कुछ भी बनने से पहले हर सीरीज़ का Prefix और Starting number सेट कर सकते हैं। प्रीफ़िक्स business के Short code से शुरू होते हैं। आप चाहें तो दो business एक ही प्रीफ़िक्स इस्तेमाल कर सकते हैं, पर तब कागज़ पर उनके नंबर एक जैसे दिखते हैं।

Business बनने के बाद Short code नहीं बदलता, क्योंकि डॉक्यूमेंट नंबर उसी से बनते हैं।

जानने लायक बातें

• साल अपने आप नहीं बदलता। 1 जनवरी को JB26- वैसा ही JB26- रहता है। अगर आपको JB27- चाहिए, तो Sequence settings में प्रीफ़िक्स बदलें। नए प्रीफ़िक्स के लिए आप Next number को वापस 1 भी कर सकते हैं।
• बिक्री और रिपेयर एक ही सीरीज़ पर। अगर Use one invoice number for sales & repairs चालू है, तो बिक्री को जॉब इनवॉइस नंबर मिलते हैं और Sale number लाइन बदली नहीं जा सकती। एक इनवॉइस नंबर सीरीज़, और पेमेंट के बाद आपके लिए बनने वाले इनवॉइस देखें।
• बदलने पर नंबर वही रहता है। जॉब इनवॉइस या कोटेशन बदलने पर उसका नंबर वही रहता है। सिर्फ़ नए डॉक्यूमेंट को नया नंबर मिलता है।
• Edit पर ताला। Edit पर ताले का मतलब है कि आपके प्लान में वह डॉक्यूमेंट टाइप शामिल नहीं है, जैसे Basic पर AMC।
• नंबर उसी business के होते हैं जिसने डॉक्यूमेंट बनाया। Business B चुने रहने के दौरान बना जॉब business B की सीरीज़ इस्तेमाल करता है। किस business की जानकारी प्रिंट होती है, और क्यों देखें।

कुछ ठीक नहीं है?

• नंबरों में गैप या एक जैसे नंबर: इनवॉइस नंबर उछल गए या साझा हो रहे हैं देखें।