क्विक स्टार्ट: आपका पहला जॉब, इनवॉइस और पेमेंट

BytePhase पहली बार इस्तेमाल करते समय यह पेज देखें। यह एक रिपेयर को शुरू से आखिर तक दिखाता है: ग्राहक के डिवाइस देने से लेकर पेमेंट करने तक। हर स्टेज के साथ एक लंबे लेख का लिंक है, अगर आपको ज़्यादा जानकारी चाहिए।

कंप्यूटर

शुरू करने से पहले

• जॉब्स जोड़ने के लिए, आपके शॉप मालिक को आपको जॉब्स बनाने और बदलने की इजाज़त देनी होगी।
• पेमेंट लेने के लिए, आपके शॉप मालिक को आपको पेमेंट बनाने और बदलने की इजाज़त देनी होगी।

सभी स्टेज एक नज़र में

1. जॉब बनाएँ: फ्रंट डेस्क
2. सर्विस और पार्ट्स जोड़ें: टेक्नीशियन या फ्रंट डेस्क
3. काम आगे बढ़ने पर status बदलें: टेक्नीशियन
4. इनवॉइस बनाएँ: फ्रंट डेस्क या अकाउंट्स
5. पेमेंट दर्ज करें: फ्रंट डेस्क या अकाउंट्स
6. डिवाइस वापस दें: फ्रंट डेस्क या डिलीवरी स्टाफ़

1. जॉब बनाएँ

जॉब एक रिपेयर का रिकॉर्ड है। इसमें ग्राहक, डिवाइस, खराबी और आगे होने वाली हर बात रहती है।

• कंप्यूटर: स्क्रीन के ऊपर Create पर क्लिक करें, फिर Job पर।
• फ़ोन: नीचे वाली बार के बीच में + बटन दबाएँ, फिर Job दबाएँ।

क्या आपकी शॉप रिकवरी जॉब्स या बल्क रिपेयर जॉब्स भी करती है? तब BytePhase पहले आपसे Select job type पूछता है। Repair job चुनें।

ग्राहक, डिवाइस और खराबी भरें। फिर सेव करें। जॉब को एक जॉब नंबर मिलता है और वह Inward status से शुरू होता है। आप जॉब शीट तुरंत प्रिंट या शेयर कर सकते हैं।

ज़्यादा जानकारी: जॉब बनाएँ।

2. सर्विस और पार्ट्स जोड़ें

वे रिपेयर सर्विस जोड़ें जिनका आप पैसा लेंगे। जो पार्ट्स इस्तेमाल करें, वे भी जोड़ें। पार्ट्स जॉब के business के stock से कम होते हैं। हर लाइन जोड़ने पर जॉब का टोटल अपडेट होता है। बाद में इनवॉइस यही टोटल लेता है।

ज़्यादा जानकारी: जॉब में सर्विस और पार्ट्स जोड़ें।

3. Status बदलें

काम आगे बढ़ने पर जॉब को आगे बढ़ाएँ। जैसे, पहले In Process करें, फिर Completed। आपकी मैसेज सेटिंग्स के हिसाब से, BytePhase हर बदलाव के बारे में ग्राहक को बता सकता है।

कीमत बदल गई? पहले कोटेशन भेजें, और ग्राहक को उसे मंज़ूर या नामंज़ूर करने दें। मंज़ूरी के लिए जॉब कोटेशन भेजें देखें।

ज़्यादा जानकारी: जॉब का status बदलें।

4. इनवॉइस बनाएँ

जॉब खोलें और उसके डॉक्यूमेंट्स पर जाएँ:

• कंप्यूटर: जॉब के ऊपर Documents पर क्लिक करें। फिर Invoice के बगल में Create पर क्लिक करें।
• फ़ोन: जॉब खोलें और Job actions बटन (⋮) दबाएँ। फिर Invoice के बगल में Create दबाएँ।

लाइनें जाँच लें, फिर Create invoice पर क्लिक करें। इनवॉइस को नंबर जॉब के business से मिलता है।

कंप्यूटर

अगर इनवॉइस बनाने के बाद आप जॉब बदलते हैं, तो एक मैसेज आपसे इनवॉइस को जॉब के हिसाब से अपडेट करने को कहता है।

5. पेमेंट दर्ज करें

• कंप्यूटर: जॉब खोलें, Job actions मेन्यू पर क्लिक करें और Add payment चुनें।
• फ़ोन: Job actions (⋮) दबाएँ, फिर Payment दबाएँ।

रकम और ग्राहक ने कैसे पेमेंट किया, यह भरें। फिर सेव करें। अब जॉब पर दिखता है कि कितना पेमेंट हो गया। आपकी सेटिंग्स के हिसाब से, पेमेंट सेव करने पर इनवॉइस भी अपने आप बन सकता है।

मेन्यू में Payment नहीं दिख रहा? अपने शॉप मालिक से पेमेंट लेने की इजाज़त माँगें।

6. डिवाइस वापस दें

जॉब को delivered मार्क करें:

• कंप्यूटर: Job actions मेन्यू में Add delivery चुनें।
• फ़ोन: Job actions (⋮) दबाएँ, फिर Delivery दबाएँ।

डिवाइस देने से पहले, आप ग्राहक से एक बार का कोड (OTP) या हस्ताक्षर माँग सकते हैं।

ज़्यादा जानकारी: OTP से जॉब डिलीवर करें और ग्राहक और कर्मचारी के हस्ताक्षर।

हो गया!

आपने एक रिपेयर को डिवाइस लेने से पेमेंट तक पूरा कर लिया। अब जॉब के पास उसकी जॉब शीट, इनवॉइस और पेमेंट रसीद है।

कौन क्या करता है

व्यक्ति	आमतौर पर क्या करता है
Reception (फ्रंट डेस्क)	जॉब बनाता है, जॉब शीट प्रिंट करता है, इनवॉइस बनाता है, पेमेंट लेता है, डिवाइस वापस देता है
टेक्नीशियन	सर्विस और पार्ट्स जोड़ता है, status बदलता है, कमेंट और फ़ोटो जोड़ता है
Account	इनवॉइस बनाता है और पेमेंट दर्ज करता है
Admin (मालिक)	ऊपर का सब कुछ कर सकता है, और शॉप सेट करता है

यह सिर्फ़ एक गाइड है। हर व्यक्ति क्या कर सकता है, यह शॉप मालिक तय करता है।

आगे क्या करें

• सेटअप चेकलिस्ट पूरी करें। फिर आपके इनवॉइस पर आपका लोगो, टैक्स जानकारी और बैंक जानकारी दिखेगी।
• फ़ोन ऐप नया है? फ़ोन पर ऐप में कैसे घूमें देखें।