इनवॉइस नंबर उछल गए या बिक्री और जॉब्स में साझा हो रहे हैं

आपको क्या दिखता है: आपके जॉब इनवॉइस नंबर छूट रहे हैं, जैसे IN26-41 के बाद IN26-44। या किसी बिक्री पर SL नंबर की जगह IN नंबर है। या दो इनवॉइस का नंबर एक ही है।

डॉक्यूमेंट बनते ही नंबर ले लिया जाता है। वह फिर कभी नहीं दिया जाता, भले ही बाद में वह डॉक्यूमेंट डिलीट हो जाए।

ये उपाय आज़माएँ

1. बिक्री इनवॉइस सीरीज़ साझा करती है

अगर Use one invoice number for sales & repairs चालू है, तो हर बिक्री अगला जॉब इनवॉइस नंबर लेती है। तब आपके जॉब इनवॉइस में वे नंबर छूट जाते हैं जो बिक्री ने लिए। भारत के बाहर यह डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहता है।

1. Settings › App & account › General settings में जाएँ।
2. Use one invoice number for sales & repairs देखें।
3. अगर आपको अलग सीरीज़ चाहिए, तो Edit पर क्लिक करें, इसे बंद करें और Save पर क्लिक करें। तब नई बिक्री Sale number सीरीज़ इस्तेमाल करती है।

साल के बीच में इसे बदलने से पहले अपने अकाउंटेंट से पूछ लें। एक इनवॉइस नंबर सीरीज़, और पेमेंट के बाद आपके लिए बनने वाले इनवॉइस देखें।

2. रिफंड ने एक नंबर ले लिया

जॉब इनवॉइस का रिफंड Refund स्टेटस वाले अलग इनवॉइस के रूप में सेव होता है। यह अगला जॉब इनवॉइस नंबर लेता है। इसे Billing › Invoices में देखें। रिपेयर के पैसे लौटाएँ देखें।

3. कोई इनवॉइस डिलीट हुआ

जब कोई इनवॉइस डिलीट करता है, तो उसका नंबर दोबारा इस्तेमाल नहीं होता। अगला इनवॉइस सीरीज़ का अगला नंबर लेता है। यह सामान्य है और इससे हर नंबर अलग रहता है।

अपनी टीम से पूछें कि क्या किसी ने Delete invoice से कोई इनवॉइस डिलीट किया।

4. पेमेंट के बाद आपके लिए इनवॉइस बन गया

अगर Create invoice automatically after payment चालू है, तो बिना इनवॉइस वाले जॉब पर पेमेंट दर्ज करते ही एक इनवॉइस बन जाता है। वह इनवॉइस अगला नंबर लेता है, भले ही आप उस जॉब का बिल अभी बनाना न चाहते हों।

5. किसी ने अगला नंबर बदल दिया

Sequence settings में Next number हाथ से बदला जा सकता है। अगर किसी ने इसे बढ़ा दिया, तो नंबर छूटते हैं। अगर किसी ने इसे घटा दिया, तो नए डॉक्यूमेंट पुराने नंबर दोहरा सकते हैं।

1. Settings › Business settings में जाएँ, business खोलें और Sequence numbers पर जाएँ।
2. सीरीज़ का Next number जाँचें। यह आपके जारी किए आखिरी नंबर से एक ज़्यादा होना चाहिए।
3. Edit पर क्लिक करें, इसे ठीक करें और Update पर क्लिक करें।

डॉक्यूमेंट नंबर देखें।

6. डॉक्यूमेंट आपके दूसरे business में बना

हर business की अपनी सीरीज़ होती है। आपका दूसरा business चुने रहते हुए बना जॉब इनवॉइस उस business का नंबर लेता है, जैसे AB-IN26-12। आपके पहले business की सीरीज़ आगे नहीं बढ़ती।

1. डॉक्यूमेंट बनाने से पहले switcher में business का नाम देख लें।
2. प्रिंटआउट पर गलत business की जानकारी दिख रही है देखें।

बदलने से नंबर नहीं बदलता

जब आप जॉब इनवॉइस या कोटेशन बदलते हैं, तो उसका नंबर वही रहता है। सिर्फ़ बिल्कुल नया डॉक्यूमेंट नया नंबर लेता है।

फिर भी ठीक नहीं हुआ?

सपोर्ट से संपर्क करें और यह भेजें:

• गैप के दोनों तरफ़ के डॉक्यूमेंट नंबर, और वे किस business के हैं
• उस business की Sequence settings का स्क्रीनशॉट
• Use one invoice number for sales & repairs चालू है या नहीं