Collegare QuickBooks o Xero

Disponibile con Standard e superiori

QuickBooks e Xero richiedono il piano Standard o Enterprise.

Confronta i piani

Usa questa guida perché il tuo commercialista veda le vendite del negozio senza che nessuno debba riscriverle. Una volta collegato, BytePhase aggiunge nuovi clienti, fatture, pagamenti, ricambi e servizi di riparazione al tuo account QuickBooks o Xero.

Prima di iniziare

• Tieni pronto il tuo accesso a QuickBooks o Xero. Devi poter approvare app per l’azienda o l’organizzazione.
• Il tuo account BytePhase invia a una sola contabilità. Se hai più di un’attività in BytePhase, vanno tutte nella stessa azienda QuickBooks o organizzazione Xero.
• Non vedi Configura? Chiedi al titolare del negozio di permetterti di collegare integrazioni.

Preparare QuickBooks o Xero

• L’azienda QuickBooks deve essere attiva e consentire le app collegate.
• Non ci sono chiavi o codici da copiare. Colleghi accedendo a QuickBooks o Xero e consentendo l’accesso. Se QuickBooks ti chiede di verificare l’accesso, prima completa quel passaggio.
• Vuoi che QuickBooks o Xero contino la giacenza dei ricambi? QuickBooks richiede il piano Plus o Advanced e un conto patrimoniale di magazzino. Xero richiede un piano che supporti il magazzino e un conto di tipo INVENTORY. Senza tracciamento della giacenza, i ricambi si sincronizzano con qualsiasi piano QuickBooks e Xero.
• Con il piano Xero Starter, Xero permette solo poche sincronizzazioni al giorno. Una prima sincronizzazione grande può esaurirle, quindi falla in un giorno tranquillo.
• Per sincronizzare i pagamenti in Xero ti serve un conto di tipo BANK in Xero.

Passaggi

1. Vai in Impostazioni › Integrazioni. Sulla scheda QuickBooks o Xero, clicca su Configura.

2. Lascia Stato servizio su Attivo e clicca su Salva.

3. Si apre la pagina Integrazione QuickBooks o Integrazione Xero. Clicca sulla scheda Panoramica.

4. Clicca su Collega, poi di nuovo su Collega nella finestra che si apre.

   Si apre una finestra di QuickBooks o Xero. Accedi, scegli l’azienda o l’organizzazione e consenti l’accesso a BytePhase.

   

   Computer

5. Apri la scheda Mappatura e clicca su Recupera account. Così carichi il tuo piano dei conti.

6. Scegli i conti su cui BytePhase deve registrare: Conto per le vendite, Account per le spese (in Xero, Conto per il costo del venduto) e, se vuoi sincronizzare i pagamenti, Conto bancario per i pagamenti. Scegli come arrivano le fatture in Stato della fattura alla sincronizzazione. Clicca su Salva.

7. Clicca su Testa mappatura per controllare le tue scelte.

8. Per inviare clienti, ricambi e servizi che hai già, clicca su Sincronizza clienti e Sincronizza inventario. Avviene in background e può richiedere da 20 a 30 minuti. Ricevi un messaggio quando ha finito.

Fatto!

Ora nuovi clienti, fatture, pagamenti, ricambi e servizi di BytePhase vanno da soli nel tuo programma di contabilità.

Controllare che funzioni

• La scheda Panoramica mostra Ultima sincronizzazione, Sincronizzati (30g), Non riuscite e In attesa di nuovo tentativo.
• La scheda Stato sincronizzazione elenca i dati che non sono passati, con l’errore. Correggi il dato, poi riprova.
• Gli elenchi di clienti, ricambi, fatture e vendite hanno una colonna QB o Xero. Per ogni dato mostra Sincronizzato, Sincronizzazione…, Non riuscito o Non sincronizzato.
• Le fatture si sincronizzano ma i pagamenti no? Controlla Conto bancario per i pagamenti nella scheda Mappatura. Se è vuoto, i pagamenti non si sincronizzano mai, quindi le fatture restano non pagate nel programma di contabilità.
• Hai aggiunto un nuovo conto in QuickBooks o Xero? Clicca di nuovo su Recupera account per vederlo in BytePhase.

Buono a sapersi

• Le modifiche fatte in BytePhase dopo la sincronizzazione di una fattura non la seguono: righe, annullamenti e rimborsi. Correggili direttamente in QuickBooks o Xero.
• Si sincronizzano solo i nuovi pagamenti. Modificare o eliminare un pagamento dopo la sincronizzazione non lo aggiorna nel programma di contabilità.
• Xero non riceve le quantità in giacenza dei ricambi. Se scegli Traccia i ricambi come inventario Xero, imposta tu la giacenza iniziale in Xero.
• Per fermare la sincronizzazione, apri la scheda Zona pericolosa e clicca su Scollega. I dati già inviati restano nel programma di contabilità e puoi ricollegarti quando vuoi.