Inviare un preventivo di riparazione e ottenere il sì o il no del cliente

Usa questa funzione quando il cliente vuole sapere il prezzo prima che tu ripari il dispositivo. Per esempio, uno schermo nuovo e la manodopera per montarlo.

Prima di iniziare

• Prima aggiungi i servizi e i ricambi al lavoro. Il preventivo usa le righe della scheda Servizi e ricambi del lavoro. Vedi Aggiungere servizi e ricambi a un lavoro.
• Per creare o modificare un preventivo, chiedi al titolare del negozio di permettertelo (Quotations — Create & edit). Per approvarne o rifiutarne uno al posto del cliente, ti serve Quotations — Approve or reject.
• Un preventivo del lavoro è solo una stima del prezzo. Non crea una fattura, e non puoi trasformarlo in una fattura.

Creare e inviare il preventivo

Su computer

1. Vai in Lavori e apri il lavoro. Resta sulla scheda Panoramica.

2. Sotto Documenti, trova Preventivo e clicca su Crea.

   Si apre la pagina Crea preventivo. I servizi e i ricambi del lavoro sono già compilati.

3. Se vuoi, clicca su Aggiungi validità e scegli per quanto tempo vale il prezzo. La data Valido fino al viene calcolata per te.

4. Controlla le righe e i totali. Aggiungi una nota o dei termini se vuoi che vengano stampati.

5. Clicca su Crea preventivo.

   Si apre la finestra Preventivo creato: “Invialo perché il cliente possa approvarlo.”

6. Sotto Avvisa il cliente, spunta Email, SMS, Nell’app o WhatsApp. Poi clicca su Invia e chiudi. Puoi anche stamparlo da questa finestra.

Computer

Su telefono

Nuovo all’app per telefono? Vedi Come muoverti nell’app dal telefono.

1. Nella barra in basso, tocca Lavori. Poi tocca il lavoro.

   Non vedi Lavori nella barra in basso? Tocca Altro › Lavoro quotidiano › Lavori.

2. Tocca ⋮ (Azioni lavoro). Nella sezione Documenti e stampa, trova Preventivo e tocca Crea.

   Puoi anche scorrere il lavoro fino al riquadro Documenti. Tocca Crea accanto a Preventivo.

3. Se vuoi, tocca Aggiungi validità e scegli per quanto tempo vale il prezzo.

4. Controlla le righe. Per cambiarle, tocca il link di modifica sulle righe. Ti porta ai servizi e ricambi del lavoro.

5. Tocca Crea.

6. Nella finestra Preventivo creato, tocca i modi per avvisare il cliente sotto Avvisa il cliente. Poi tocca Invia e chiudi.

Il cliente riceve un link al preventivo. Anche lo stato del lavoro può cambiare da solo. Vedi “Buono a sapersi” qui sotto.

Il cliente dice sì o no

Il cliente apre il link, oppure il suo portale cliente. Vede il preventivo con i pulsanti Approva e Rifiuta. C’è anche scritto “Il lavoro inizia solo dopo la tua approvazione. Non sei sicuro? Contatta il negozio prima di decidere.” Conferma la sua scelta e BytePhase la salva con l’ora.

Telefono

Approvare o rifiutare al posto del cliente

Usa questa funzione quando il cliente ti dà la sua risposta in negozio o al telefono.

1. Apri il preventivo del lavoro. Nella scheda Panoramica, sotto Documenti, clicca su Preventivo.

2. In alto, clicca su Approva o Rifiuta. Sul telefono sono i pulsanti con la spunta e con la croce.

3. Se vuoi, scrivi un Commento, per esempio “Approvato al telefono”.

4. Spunta come avvisare il cliente: Email, Nell’app o WhatsApp.

5. Clicca su Approva preventivo o Rifiuta preventivo.

   Vedi “Preventivo approvato” o “Preventivo rifiutato”. La pagina mostra chi ha deciso e quando.

Computer

Fatto!

Il preventivo mostra Approvato o Rifiutato, e le persone giuste vengono avvisate. Ora sai se procedere con la riparazione.

Buono a sapersi

• Stati del preventivo. Un preventivo inviato è In attesa di approvazione. Poi diventa Approvato o Rifiutato. Mentre lo modifichi, mostra Modificato.
• Un preventivo scaduto non può essere approvato. Prima modificalo e dagli una nuova data di validità.
• WhatsApp si apre con il messaggio già scritto. Premi tu invia.
• Dal piano Standard in su, il cliente può anche firmare il preventivo. Vedi Far firmare al cliente un documento del lavoro.

Modificare un preventivo

Apri il preventivo e clicca su Modifica. Conferma “Rivedere questo preventivo? Verrà creata una nuova revisione con i servizi e i ricambi attuali.” Se serve, cambia i servizi e i ricambi del lavoro. Poi clicca su Aggiorna preventivo.

Si apre la nuova revisione. Torna a In attesa di approvazione, così il cliente può decidere di nuovo. Puoi ancora aprire le versioni precedenti dal menu delle revisioni in alto.

Lo stato del lavoro può cambiare da solo

Il tuo negozio può spostare il lavoro in uno stato quando un preventivo viene creato, approvato o rifiutato. All’inizio, un preventivo approvato sposta il lavoro in In Process. Uno rifiutato lo sposta in Cancelled. Puoi cambiarlo in Impostazioni › Lavori e riparazioni › Automazioni lavoro, preventivo e pagamento (piano Basic e superiori).

Chi viene avvisato della decisione

• Quando decide il cliente, i tuoi amministratori e il tecnico del lavoro ricevono un messaggio nell’app, un avviso sul telefono e un’email.
• Quando decidono i tuoi dipendenti, viene avvisato solo il cliente, nei modi che hai spuntato. Anche altri amministratori e addetti alla reception possono ricevere un messaggio, in base alle tue impostazioni dei messaggi.

Se un cliente apre un lavoro prima che tu abbia creato un preventivo, vede “Ancora nessun preventivo. Ti avviseremo quando sarà pronto.”

Qualcosa non va?

• Non ci sono i pulsanti Approva o Rifiuta: ti serve Quotations — Approve or reject, e il preventivo deve essere In attesa di approvazione.
• Il cliente non ha ricevuto il link: vedi Gli SMS non vengono consegnati.