Numeri dei documenti

Ogni lavoro, fattura, preventivo, vendita, acquisto e contratto riceve il proprio numero, come JB26-15 o IN26-188. Il numero è un prefisso (JB26-) più un numero progressivo (15) che sale di uno ogni volta.

Ognuna delle tue attività ha le proprie otto numerazioni. L’attività A e l’attività B non si prendono mai i numeri a vicenda.

Le otto numerazioni

Numerazione sullo schermo	Usata per	Parte con (prima attività)
Numero scheda lavoro	Lavori di riparazione	JB + anno, per esempio JB26-
Numero fattura lavoro	Fatture dei lavori (e i loro rimborsi)	IN + anno, per esempio IN26-
Numero preventivo	Preventivi	QT + anno, per esempio QT26-
Numero vendita	Vendite	SL + anno, per esempio SL26-
Numero acquisto	Acquisti	PN + anno, per esempio PN26-
Numero contratto AMC	Contratti AMC	CN + anno, per esempio CN26-
Numero contratto di noleggio	Contratti di noleggio	RNT-
Numero dispositivo a noleggio	Dispositivi a noleggio	RD-

L’anno è quello in cui è stata creata la numerazione. Gli account più vecchi possono mostrare prefissi diversi, per esempio JB-26-. Va bene così.

Una seconda attività ha davanti il suo Codice breve di due caratteri, per esempio AB-JB26- e AB-IN26-. Così i numeri delle due attività restano separati.

Cambia un prefisso o il numero successivo

1. Se hai più di un’attività, prima scegli l’attività nel selettore. La riga in cima alla pagina mostra “Queste impostazioni si applicano a” e il nome dell’attività.

2. Vai su Impostazioni › Impostazioni aziendali, apri l’attività e vai su Numerazione. Sul telefono, prima tocca Altro › Sistema › Impostazioni aziendali.

   Ogni riga mostra il Documento, il suo Prefisso, il Numero successivo e un’Anteprima del prossimo numero di documento. Le righe sono raggruppate in Lavori e fatturazione, Contratti e Altro.

3. Accanto alla numerazione, clicca Modifica.

4. Cambia il Prefisso, il Numero successivo o entrambi. L’Anteprima si aggiorna mentre scrivi.

5. Clicca Aggiorna.

Computer

Le stesse righe si aprono anche come pagina intera chiamata Impostazioni di numerazione quando cerchi “sequence” nelle impostazioni. È la pagina dell’immagine.

Solo i documenti creati da adesso in poi usano il nuovo prefisso o numero. I documenti già fatti mantengono i loro numeri.

Non impostare un numero successivo più basso

BytePhase non controlla se un numero è già stato usato. Se imposti Numero successivo più basso dei numeri già emessi, i nuovi documenti ricevono gli stessi numeri di quelli vecchi.

Quando aggiungi un’attività

Mentre aggiungi una nuova attività, il passaggio Numerazione ti permette di impostare Prefisso e Numero di partenza di ogni numerazione prima che venga creato qualcosa. I prefissi iniziano con il Codice breve dell’attività. Due attività possono usare lo stesso prefisso se lo scegli tu, ma poi sulla carta i loro numeri si somigliano.

Il Codice breve è fisso una volta creata l’attività, perché i numeri dei documenti si basano su di esso.

Buono a sapersi

• L’anno non cambia da solo. Il 1° gennaio, JB26- resta JB26-. Se vuoi JB27-, cambia il prefisso in Impostazioni di numerazione. Potresti anche voler riportare Numero successivo a 1 per il nuovo prefisso.
• Vendite e riparazioni con un’unica numerazione. Se Usa un unico numero di fattura per vendite e riparazioni è attivo, le vendite prendono i numeri delle fatture dei lavori e la riga Numero vendita non si può modificare. Vedi Un’unica numerazione delle fatture e fatture create per te dopo il pagamento.
• Le modifiche mantengono il numero. Modificare una fattura del lavoro o un preventivo ne mantiene il numero. Solo un nuovo documento prende un nuovo numero.
• Lucchetto su Modifica. Un lucchetto su Modifica vuol dire che il tuo piano non include quel tipo di documento, per esempio gli AMC con Basic.
• I numeri appartengono all’attività che ha creato il documento. Un lavoro creato mentre era scelta l’attività B usa la numerazione dell’attività B. Vedi Quale attività compare sulla stampa, e perché.

Qualcosa non va?

• Salti o numeri condivisi: vedi I numeri delle fatture sono saltati o sono condivisi.