Fare un preventivo a un cliente

Usa questa guida quando un cliente chiede un prezzo prima di comprare. Per esempio, un negozio vuole un preventivo per dieci caricabatterie e cinque pellicole per lo schermo. Questo preventivo non è collegato a un lavoro di riparazione.

Per un preventivo su una riparazione, crealo invece dal lavoro. Vedi Inviare un preventivo di riparazione e ottenere il sì o il no del cliente.

Prima di iniziare

• Per creare o cambiare un preventivo, chiedi al titolare del negozio di permettertelo (Quotations — Create & edit). Per approvarlo o rifiutarlo al posto del cliente ti serve Quotations — Approve or reject.
• Tieni pronto il nome del cliente. Puoi aggiungere un nuovo cliente dal modulo del preventivo.
• Se gestisci più di un’attività, prima scegli l’attività giusta nel selettore. Il preventivo mantiene nome, logo e numerazione di quell’attività.

Creare e inviare il preventivo

Su computer

1. Nel menu a sinistra, clicca su Preventivi. Poi clicca su + (Aggiungi preventivo) in cima all’elenco.

   Si apre la pagina Crea preventivo. La riga in alto mostra per quale attività è.

2. Sotto Informazioni cliente, scegli il cliente in Nome cliente.

3. Se vuoi, clicca su Aggiungi validità e scegli per quanti giorni vale il prezzo. La data Valido fino al viene calcolata per te.

4. Sotto Servizi e Ricambi, cerca e aggiungi quello che stai preventivando. Imposta prezzo e quantità in ogni riga.

   Ti serve almeno un ricambio o un servizio. Altrimenti vedi “Aggiungi almeno un ricambio o servizio”.

   

   Computer

5. Aggiungi uno sconto, una nota o dei termini se vuoi che vengano stampati.

6. In alto, clicca su Crea.

   Si apre la finestra Preventivo creato: “Invialo perché il cliente possa approvarlo.”

7. Sotto Avvisa il cliente, spunta come inviarlo. Poi clicca su Invia e chiudi. Da questa finestra puoi anche stamparlo.

Su telefono

Nuovo all’app per telefono? Vedi Come muoverti nell’app dal telefono.

1. Tocca Altro. Sotto Vendite, tocca Preventivi. Poi tocca + (Aggiungi preventivo).

   Oppure tocca il pulsante + nella barra in basso e scegli Preventivo.

2. Scegli il cliente in Nome cliente.

3. Se vuoi, tocca Aggiungi validità e scegli il numero di giorni.

4. Aggiungi servizi e ricambi, con prezzo e quantità.

5. Tocca Crea in fondo.

6. Nella finestra Preventivo creato, tocca come inviarlo sotto Avvisa il cliente. Poi tocca Invia e chiudi.

Il cliente riceve un link al preventivo. Può aprirlo e toccare Approva o Rifiuta. Se ha un accesso cliente, lo vede anche sotto Preventivi.

Approvare o rifiutare al posto del cliente

Usa questa procedura quando il cliente ti dà la sua risposta al banco o al telefono.

1. Vai in Preventivi e clicca sul preventivo.

   Nell’elenco, ogni scheda In attesa di approvazione ha anche un pulsante con la spunta (approva) e uno con la croce (rifiuta).

2. In alto, clicca su Approva o Rifiuta.

3. Se vuoi, scrivi un Commento, per esempio “Approvato al telefono”.

4. Sotto Invia avviso, spunta come informare il cliente.

5. Clicca su Approva preventivo o Rifiuta preventivo.

   Il preventivo mostra chi ha deciso e quando.

   

   Computer

Fatto!

Il preventivo mostra Approvato o Rifiutato. Se il cliente ha detto sì e il preventivo era di soli ricambi, ora puoi trasformarlo in una vendita.

Buono a sapersi

• Le fasi del preventivo. Un nuovo preventivo è In attesa di approvazione. Poi diventa Approvato o Rifiutato. Mentre lo stai cambiando, mostra Modificato.
• Un preventivo scaduto non si può approvare. Vedi “Questo preventivo è scaduto e non può essere approvato. Prima rivedilo con una nuova data di validità.”
• La data di validità nella pagina del preventivo. Compare come Valido fino al finché la data deve ancora arrivare, e come Scaduto il quando è passata. Il cliente può approvare fino alla fine di quel giorno.
• Trasformarlo in una vendita. Se il preventivo ha solo ricambi, compare un pulsante Converti in vendita. Vedi Trasformare un preventivo in una vendita.
• Numeri. Ogni preventivo prende il numero successivo della numerazione dei preventivi. Vedi Numeri dei documenti.

Cambiare un preventivo

1. Apri il preventivo e clicca su Modifica.
2. Conferma “Rivedere questo preventivo? Verrà creata una nuova revisione con i servizi e i ricambi attuali.”
3. Fai le modifiche e clicca su Aggiorna. Il preventivo ora mostra Modificato.
4. Nella pagina del preventivo, clicca su Aggiorna. Se vuoi aggiungi un Commento, spunta come informare il cliente e clicca su Aggiorna preventivo.

Il preventivo torna In attesa di approvazione e mantiene il suo numero. Le versioni precedenti restano nel menu delle revisioni in cima alla pagina del preventivo.

Altri pulsanti nella pagina del preventivo

• Invia notifica invia di nuovo il preventivo con i tipi di messaggio che spunti.
• WhatsApp apre WhatsApp con il messaggio già scritto. Premi tu invia.
• Stampa ti dà la stampa A4 o lo scontrino. Nell’app per Android o iPhone, il pulsante di condivisione accanto (Condividi) invia la stampa dal telefono. Vedi Stampa una scheda di lavoro, una fattura o una ricevuta.