Быстрый старт: первый заказ, счёт и платёж

Откройте эту страницу, когда впервые пробуете BytePhase. Здесь разобран один ремонт — от момента, когда клиент отдаёт устройство, до оплаты. На каждом этапе есть ссылка на подробную статью.

Компьютер

Перед началом

• Чтобы добавлять заказы, владелец мастерской должен разрешить вам создавать и изменять заказы.
• Чтобы принимать платежи, владелец мастерской должен разрешить вам создавать и изменять платежи.

Этапы коротко

1. Создать заказ: приёмщик
2. Добавить услуги и запчасти: техник или приёмщик
3. Обновлять статус по ходу работы: техник
4. Создать счёт: приёмщик или бухгалтерия
5. Записать платёж: приёмщик или бухгалтерия
6. Вернуть устройство: приёмщик или курьер

1. Создайте заказ

Заказ — это запись об одном ремонте. В нём есть клиент, устройство, неисправность и всё, что происходит дальше.

• Компьютер: вверху экрана нажмите Создать, затем Заказ.
• Телефон: нажмите кнопку + посередине нижней панели, затем Заказ.

Ваша мастерская также делает восстановление данных или пакетный ремонт? Тогда BytePhase сначала попросит Выберите тип заказа. Выберите Ремонт.

Укажите клиента, устройство и неисправность. Затем сохраните. Заказ получит номер и начнётся со статуса Inward. Заказ-наряд можно сразу распечатать или отправить.

Подробнее: Создать заказ.

2. Добавьте услуги и запчасти

Добавьте услуги по ремонту, за которые вы берёте плату. Добавьте использованные запчасти. Запчасти списываются с запаса бизнеса, которому принадлежит заказ. Итоги заказа обновляются с каждой новой строкой. Позже счёт возьмёт эти итоги.

Подробнее: Добавить услуги и запчасти в заказ.

3. Обновляйте статус

Продвигайте заказ по ходу работы. Например, смените статус на In Process, затем на Completed. BytePhase может сообщать клиенту о каждом изменении — это зависит от ваших настроек сообщений.

Цена изменилась? Сначала отправьте коммерческое предложение, и пусть клиент примет его или отклонит. См. Отправить предложение по заказу на согласование.

Подробнее: Обновить статус заказа.

4. Создайте счёт

Откройте заказ и перейдите к его документам:

• Компьютер: вверху заказа нажмите Документы. Затем нажмите Создать рядом со Счёт.
• Телефон: откройте заказ и нажмите кнопку Действия с заказами (⋮). Затем нажмите Создать рядом со Счёт.

Проверьте строки и нажмите Создать счёт. Номер счёта берётся из нумерации бизнеса, которому принадлежит заказ.

Компьютер

Если вы измените заказ после создания счёта, появится сообщение с предложением обновить счёт по заказу.

5. Запишите платёж

• Компьютер: откройте заказ, нажмите меню Действия с заказами и выберите Добавить платеж.
• Телефон: нажмите Действия с заказами (⋮), затем Платёж.

Введите сумму и способ оплаты. Затем сохраните. Теперь в заказе видно, сколько оплачено. В зависимости от настроек, при сохранении платежа счёт может создаться автоматически.

Не видите Платёж в меню? Попросите владельца мастерской разрешить вам принимать платежи.

6. Верните устройство

Отметьте заказ как выданный:

• Компьютер: в меню Действия с заказами выберите Добавить доставку.
• Телефон: нажмите Действия с заказами (⋮), затем Выдача.

Перед тем как отдать устройство, можно попросить у клиента одноразовый код (OTP) или подпись.

Подробнее: Выдача заказа с OTP и Подписи клиента и сотрудника.

Готово!

Вы провели один ремонт от приёма до оплаты. Теперь у заказа есть заказ-наряд, счёт и квитанция об оплате.

Кто что делает

Сотрудник	Обычно делает
Reception (приёмщик)	Создаёт заказ, печатает заказ-наряд, создаёт счёт, принимает оплату, выдаёт устройство
Technician (техник)	Добавляет услуги и запчасти, обновляет статус, добавляет комментарии и фото
Account (бухгалтер)	Создаёт счета и записывает платежи
Admin (владелец)	Может всё перечисленное и настраивает мастерскую

Это только ориентир. Что может каждый сотрудник, решает владелец мастерской.

Что дальше

• Пройдите чек-лист настройки. Тогда на ваших счетах будут логотип, налоговые и банковские реквизиты.
• Впервые в приложении на телефоне? См. Навигация в приложении на телефоне.