Подключение QuickBooks или Xero

Доступно в тарифе Standard и выше

Для QuickBooks и Xero нужен тариф Standard или Enterprise.

Сравнить тарифы

С этой интеграцией ваш бухгалтер видит продажи мастерской, и никому не нужно вводить их дважды. После подключения BytePhase сам добавляет новых клиентов, счета, платежи, запчасти и услуги по ремонту в ваш аккаунт QuickBooks или Xero.

Перед началом

• Подготовьте логин QuickBooks или Xero. У вас должно быть право одобрять приложения для компании или организации.
• Ваш аккаунт BytePhase отправляет данные в одну бухгалтерию. Если в BytePhase у вас несколько бизнесов, все они уходят в одну и ту же компанию QuickBooks или организацию Xero.
• Не видите Настроить? Попросите владельца мастерской разрешить вам подключать интеграции.

Подготовьте QuickBooks или Xero

• Ваша компания в QuickBooks должна быть активна и разрешать подключённые приложения.
• Никаких ключей или кодов копировать не нужно. Вы просто входите в QuickBooks или Xero и разрешаете доступ. Если QuickBooks просит подтвердить вход, сначала сделайте это.
• Хотите, чтобы QuickBooks или Xero вели учёт запаса запчастей? В QuickBooks нужен тариф Plus или Advanced и счёт складских активов (inventory asset). В Xero нужен тариф с поддержкой складского учёта и счёт типа INVENTORY. Без учёта запаса запчасти синхронизируются на любом тарифе QuickBooks и Xero.
• На тарифе Xero Starter Xero разрешает лишь немного синхронизаций в день. Большая первая синхронизация может их исчерпать, поэтому запускайте её в спокойный день.
• Чтобы платежи попадали в Xero, нужен счёт типа BANK в Xero.

Шаги

1. Откройте Настройки › Интеграции. На карточке QuickBooks или Xero нажмите Настроить.

2. Оставьте в поле Статус услуги значение Активно и нажмите Сохранить.

3. Откроется страница Интеграция с QuickBooks или Интеграция с Xero. Перейдите на вкладку Обзор.

4. Нажмите Подключить, затем ещё раз Подключить в открывшемся окне.

   Откроется окно QuickBooks или Xero. Войдите, выберите компанию или организацию и разрешите BytePhase доступ.

   

   Компьютер

5. Откройте вкладку Сопоставление и нажмите Получить счета. Так загрузится ваш план счетов.

6. Выберите счета, на которые BytePhase будет делать проводки: Счёт для продаж, Счёт для расходов (в Xero — Счёт для себестоимости товаров) и, если хотите синхронизировать платежи, Банковский счёт для платежей. В поле Статус счёта при синхронизации выберите, в каком виде будут приходить счета. Нажмите Сохранить.

7. Нажмите Проверить сопоставление, чтобы проверить свой выбор.

8. Чтобы отправить уже существующих клиентов, запчасти и услуги, нажмите Синхронизировать клиентов и Синхронизировать склад. Это идёт в фоне и может занять 20–30 минут. Когда всё закончится, придёт сообщение.

Готово!

Новые клиенты, счета, платежи, запчасти и услуги из BytePhase теперь сами уходят в вашу бухгалтерскую программу.

Как проверить, что всё работает

• На вкладке Обзор видны Последняя синхронизация, Синхронизировано (30 дн.), С ошибками и Ожидает повтора.
• На вкладке Состояние синхронизации перечислены записи, которые не прошли, вместе с ошибкой. Исправьте запись и повторите отправку.
• В списках клиентов, запчастей, счетов и продаж появится колонка QB или Xero. Для каждой записи там видно Синхронизировано, Синхронизация…, Ошибка или Не синхронизировано.
• Счета синхронизируются, а платежи нет? Проверьте Банковский счёт для платежей на вкладке Сопоставление. Если поле пустое, платежи не синхронизируются никогда, и счета в бухгалтерии остаются неоплаченными.
• Добавили новый счёт в QuickBooks или Xero? Снова нажмите Получить счета, чтобы увидеть его в BytePhase.

Полезно знать

• Изменения в BytePhase после синхронизации счёта за ним не следуют: строки, отмены и возвраты. Исправляйте их прямо в QuickBooks или Xero.
• Синхронизируются только новые платежи. Если изменить или удалить платёж после синхронизации, в бухгалтерии он не обновится.
• В Xero не передаётся количество запчастей на складе. Если вы выбрали Учитывать запчасти как запасы Xero, введите начальный остаток в Xero сами.
• Чтобы остановить синхронизацию, откройте вкладку Опасная зона и нажмите Отключить. Уже отправленные записи останутся в бухгалтерии, а подключиться снова можно в любой момент.