Номера документов

Каждый заказ, счёт, коммерческое предложение, продажа, закупка и договор получают свой номер, например JB26-15 или IN26-188. Номер состоит из префикса (JB26-) и порядкового номера (15), который каждый раз увеличивается на единицу.

У каждого вашего бизнеса свои восемь серий номеров. Бизнес A и бизнес B никогда не берут номера друг у друга.

Восемь серий номеров

Серия на экране	Для чего	Начинается с (первый бизнес)
Номер заказ-наряда	Заказы на ремонт	JB + год, например JB26-
Номер счёта по заказу	Счета по заказам (и возвраты по ним)	IN + год, например IN26-
Номер коммерческого предложения	Коммерческие предложения	QT + год, например QT26-
Номер продажи	Продажи	SL + год, например SL26-
Номер закупки	Закупки	PN + год, например PN26-
Номер договора AMC	Договоры AMC	CN + год, например CN26-
Номер договора аренды	Договоры аренды	RNT-
Номер арендного устройства	Устройства для аренды	RD-

Год — это год, когда серия была настроена. В старых аккаунтах префиксы могут быть другими, например JB-26-. Это нормально.

У второго бизнеса впереди стоит его двухсимвольный Короткий код, например AB-JB26- и AB-IN26-. Так номера двух бизнесов не путаются.

Изменить префикс или следующий номер

1. Если у вас несколько бизнесов, сначала выберите бизнес в переключателе. Строка вверху страницы показывает «Эти настройки применяются к» и название бизнеса.

2. Откройте Настройки › Настройки бизнеса, откройте бизнес и перейдите в Нумерация. На телефоне сначала нажмите Ещё › Система › Настройки бизнеса.

   В каждой строке видны Документ, его Префикс, Следующий номер и Предпросмотр номера следующего документа. Строки собраны в группы Заказы и счета, Договоры и Прочее.

3. Рядом с серией нажмите Изменить.

4. Измените Префикс, Следующий номер или оба. Предпросмотр обновляется по мере ввода.

5. Нажмите Обновить.

Компьютер

Те же строки открываются и отдельной страницей Настройки нумерации, если искать в настройках «sequence». Именно эта страница на картинке.

Новый префикс или номер используют только документы, созданные с этого момента. Уже созданные документы сохраняют свои номера.

Не ставьте следующий номер меньше

BytePhase не проверяет, использовался ли номер раньше. Если поставить Следующий номер меньше уже выданных номеров, новые документы получат те же номера, что и старые.

Когда вы добавляете бизнес

При добавлении нового бизнеса шаг Нумерация позволяет задать для каждой серии Префикс и Начальный номер ещё до того, как что-то создано. Префиксы начинаются с Короткий код бизнеса. Если хотите, два бизнеса могут использовать одинаковый префикс, но тогда их номера на бумаге будут похожи.

Короткий код нельзя изменить после создания бизнеса, потому что из него строятся номера документов.

Полезно знать

• Год сам не меняется. 1 января JB26- остаётся JB26-. Если нужен JB27-, измените префикс в Настройки нумерации. Возможно, вы также захотите вернуть Следующий номер к 1 для нового префикса.
• Продажи и ремонт в одной серии. Если включено Использовать единую нумерацию счетов для продаж и ремонтов, продажи получают номера счетов по заказам, а строку Номер продажи изменить нельзя. См. Единая нумерация счетов и автоматические счета после оплаты.
• При изменении номер сохраняется. Изменённый счёт по заказу или коммерческое предложение сохраняют свой номер. Новый номер получает только новый документ.
• Замок на «Изменить». Замок на кнопке Изменить означает, что ваш тариф не включает этот тип документа, например AMC на тарифе Basic.
• Номера принадлежат бизнесу, который создал документ. Заказ, созданный, когда был выбран бизнес B, использует серию бизнеса B. См. Чьи данные печатаются в документе и почему.

Что-то не так?

• Пропуски или общие номера: см. Номера счетов перескочили или совпадают.