Отправить предложение на ремонт и получить ответ клиента

Используйте эту инструкцию, когда клиент хочет узнать цену до ремонта. Например, новый экран и работа по его замене.

Перед началом

• Сначала добавьте в заказ услуги и запчасти. Коммерческое предложение берёт строки с вкладки Услуги и запчасти заказа. См. Добавить услуги и запчасти в заказ.
• Чтобы создавать или менять предложение, попросите разрешение у владельца мастерской (Quotations — Create & edit). Чтобы одобрять или отклонять его за клиента, нужно Quotations — Approve or reject.
• Предложение по заказу — это только оценка цены. Оно не создаёт счёт, и превратить его в счёт нельзя.

Создайте и отправьте предложение

На компьютере

1. Откройте Заказы и откройте заказ. Оставайтесь на вкладке Обзор.

2. В разделе Документы найдите Предложение и нажмите Создать.

   Откроется страница Создать коммерческое предложение. Услуги и запчасти заказа уже заполнены.

3. При желании нажмите Добавить срок действия и выберите, сколько действует цена. Дата Действует до рассчитается сама.

4. Проверьте строки и итоги. Добавьте примечание или условия, если хотите, чтобы они были напечатаны.

5. Нажмите Создать коммерческое предложение.

   Откроется окно Коммерческое предложение создано: «Send it across so the customer can approve.»

6. В разделе Уведомить клиента отметьте Почта, SMS, В приложении или WhatsApp. Затем нажмите Отправить и закрыть. Из этого окна предложение можно также распечатать.

Компьютер

На телефоне

Впервые в приложении на телефоне? См. Навигация в приложении на телефоне.

1. На нижней панели нажмите Заказы. Затем нажмите на заказ.

   Нет Заказы на нижней панели? Нажмите Ещё › Ежедневная работа › Заказы.

2. Нажмите ⋮ (Действия с заказами). В разделе Документы и печать найдите Предложение и нажмите Создать.

   Можно также прокрутить заказ до карточки Документы. Нажмите Создать рядом с Предложение.

3. При желании нажмите Добавить срок действия и выберите, сколько действует цена.

4. Проверьте строки. Чтобы изменить их, нажмите ссылку редактирования у строк. Она откроет услуги и запчасти заказа.

5. Нажмите Создать.

6. В окне Коммерческое предложение создано выберите способы уведомления в разделе Уведомить клиента. Затем нажмите Отправить и закрыть.

Клиент получит ссылку на предложение. Статус заказа тоже может измениться сам. См. «Полезно знать» ниже.

Клиент отвечает «да» или «нет»

Клиент открывает ссылку или свой личный кабинет. Он видит предложение с кнопками Утвердить и Отклонить. Там также написано: «Work starts only after you approve. Not sure? Contact the shop before deciding.» Клиент подтверждает выбор, и BytePhase сохраняет его со временем.

Телефон

Одобрить или отклонить за клиента

Используйте это, когда клиент сообщает ответ в мастерской или по телефону.

1. Откройте предложение по заказу. На вкладке Обзор в разделе Документы нажмите Предложение.

2. Вверху нажмите Утвердить или Отклонить. На телефоне это кнопки с галочкой и крестиком.

3. При желании напишите Комментарий, например «Одобрено по телефону».

4. Отметьте, как сообщить клиенту: Почта, В приложении или WhatsApp.

5. Нажмите Утвердить предложение или Отклонить предложение.

   Появится «Предложение одобрено» или «Предложение отклонено». На странице видно, кто и когда принял решение.

Компьютер

Готово!

На предложении стоит Одобрено или Отклонено, и нужные люди уведомлены. Теперь вы знаете, браться ли за ремонт.

Полезно знать

• Этапы предложения. Отправленное предложение — Ожидает одобрения. Затем оно становится Одобрено или Отклонено. Пока вы его меняете, оно показано как Изменено.
• Просроченное предложение нельзя одобрить. Сначала измените его и задайте новый срок действия.
• WhatsApp открывается с уже набранным сообщением. Отправляете вы.
• На тарифе Standard и выше клиент может также подписать предложение. См. Подпись клиента на документе заказа.

Изменить предложение

Откройте предложение и нажмите Изменить. Подтвердите «Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.» При необходимости измените услуги и запчасти заказа. Затем нажмите Обновить предложение.

Откроется новая редакция. Она снова получает статус Ожидает одобрения, чтобы клиент мог решить заново. Старые версии по-прежнему можно открыть из меню редакций вверху.

Статус заказа может меняться сам

Мастерская может переводить заказ в нужный статус, когда предложение создано, одобрено или отклонено. Изначально одобренное предложение переводит заказ в In Process, а отклонённое — в Cancelled. Это меняется в Настройки › Заказы и ремонт › Автоматизация заказов, предложений и платежей (тариф Basic и выше).

Кто узнаёт о решении

• Когда решает клиент, ваши администраторы и техник заказа получают сообщение в приложении, уведомление на телефон и письмо.
• Когда решают ваши сотрудники, уведомляется только клиент — выбранными способами. Другие администраторы и приёмщики тоже могут получить сообщение, в зависимости от ваших настроек сообщений.

Если клиент открывает заказ до того, как вы создали предложение, он видит «No quotation yet. We’ll notify you when it’s ready.»

Что-то не так?

• Нет кнопок «Утвердить» и «Отклонить»: нужно разрешение Quotations — Approve or reject, и предложение должно быть в статусе Ожидает одобрения.
• Клиент не получил ссылку: см. SMS не доставляются.