Conectar QuickBooks o Xero

Disponible en Standard y superiores

QuickBooks y Xero requieren el plan Standard o Enterprise.

Comparar planes

Use esto para que su contador vea las ventas de su taller sin que nadie las escriba dos veces. Una vez conectado, BytePhase añade los clientes, facturas, pagos, piezas y servicios de reparación nuevos a su cuenta de QuickBooks o Xero.

Antes de empezar

• Tenga a mano su acceso de QuickBooks o Xero. Debe poder aprobar apps para la empresa u organización.
• Su cuenta de BytePhase envía a una sola contabilidad. Si tiene más de un negocio en BytePhase, todos van a la misma empresa de QuickBooks u organización de Xero.
• ¿No ve Configurar? Pida al dueño del taller que le permita conectar integraciones.

Prepare QuickBooks o Xero

• Su empresa de QuickBooks debe estar activa y permitir apps conectadas.
• No hay claves ni códigos que copiar. Se conecta iniciando sesión en QuickBooks o Xero y permitiendo el acceso. Si QuickBooks le pide verificar su inicio de sesión, hágalo primero.
• ¿Quiere que QuickBooks o Xero cuenten el stock de sus piezas? QuickBooks necesita el plan Plus o Advanced y una cuenta de activos de inventario. Xero necesita un plan que admita inventario y una cuenta de tipo INVENTORY. Sin control de stock, las piezas se sincronizan en todos los planes de QuickBooks y Xero.
• En el plan Starter de Xero, Xero solo permite unas pocas sincronizaciones al día. Una primera sincronización grande puede agotarlas, así que hágala un día tranquilo.
• Para que los pagos se sincronicen con Xero, necesita una cuenta de tipo BANK en Xero.

Pasos

1. Vaya a Configuración › Integraciones. En la tarjeta QuickBooks o Xero, haga clic en Configurar.

2. Deje Estado del servicio en Activo y haga clic en Guardar.

3. Se abre la página Integración con QuickBooks o Integración con Xero. Haga clic en la pestaña Resumen.

4. Haga clic en Conectar y otra vez en Conectar en la ventana que se abre.

   Se abre una ventana de QuickBooks o Xero. Inicie sesión, elija su empresa u organización y permita el acceso a BytePhase.

   

   Computadora

5. Abra la pestaña Asignación y haga clic en Obtener cuentas. Así se carga su plan de cuentas.

6. Elija las cuentas en las que BytePhase debe registrar: Cuenta para ventas, Cuenta para gastos (en Xero, Cuenta para el coste de las mercancías) y, si quiere sincronizar los pagos, Cuenta bancaria para los pagos. Elija cómo llegan las facturas en Estado de la factura al sincronizar. Haga clic en Guardar.

7. Haga clic en Probar asignación para revisar sus elecciones.

8. Para enviar los clientes, piezas y servicios que ya tiene, haga clic en Sincronizar clientes y Sincronizar inventario. Esto se hace en segundo plano y puede tardar de 20 a 30 minutos. Recibirá un mensaje cuando termine.

¡Listo!

Los clientes, facturas, pagos, piezas y servicios nuevos de BytePhase van ahora solos a su programa de contabilidad.

Compruebe que funciona

• La pestaña Resumen muestra Última sincronización, Sincronizados (30 d), Con errores y En espera de reintento.
• La pestaña Estado de sincronización muestra los registros que no pasaron, con el error. Corrija el registro y vuelva a intentarlo.
• Sus listas de clientes, piezas, facturas y ventas reciben una columna QB o Xero. Muestra Sincronizado, Sincronizando…, Fallido o Sin sincronizar para cada registro.
• ¿Se sincronizan las facturas pero no los pagos? Revise Cuenta bancaria para los pagos en la pestaña Asignación. Si está vacía, los pagos nunca se sincronizan y las facturas quedan sin pagar en su programa de contabilidad.
• ¿Añadió una cuenta nueva en QuickBooks o Xero? Vuelva a hacer clic en Obtener cuentas para verla en BytePhase.

Conviene saber

• Los cambios hechos en BytePhase después de sincronizar una factura no la siguen: líneas, cancelaciones y reembolsos. Corríjalos directamente en QuickBooks o Xero.
• Solo se sincronizan los pagos nuevos. Editar o eliminar un pago después de sincronizarlo no lo actualiza en su programa de contabilidad.
• Xero no recibe las cantidades de stock de las piezas. Si elige Controlar las piezas como inventario de Xero, fije usted el stock inicial en Xero.
• Para dejar de sincronizar, abra la pestaña Zona de peligro y haga clic en Desconectar. Los registros ya enviados se quedan en su programa de contabilidad, y puede volver a conectar cuando quiera.