Hacer una cotización a un cliente

Use esto cuando un cliente pide un precio antes de comprar. Por ejemplo, una tienda quiere una cotización de diez cargadores de teléfono y cinco protectores de pantalla. Esta cotización no está vinculada a un trabajo de reparación.

Para cotizar una reparación, hágalo desde el trabajo. Consulte Enviar una cotización de reparación y obtener el sí o el no del cliente.

Antes de empezar

• Para crear o cambiar una cotización, pida permiso al dueño del taller (Quotations — Create & edit). Para aprobarla o rechazarla en nombre del cliente, necesita Quotations — Approve or reject.
• Tenga a mano el nombre del cliente. Puede añadir un cliente nuevo desde el formulario de la cotización.
• Si tiene más de un negocio, elija primero el negocio correcto en el selector. La cotización conserva el nombre, el logo y la serie de numeración de ese negocio.

Crear y enviar la cotización

En la computadora

1. En el menú de la izquierda, haga clic en Cotizaciones. Después haga clic en + (Agregar cotización) arriba de la lista.

   Se abre la página Crear cotización. La línea de arriba muestra para qué negocio es.

2. En Información del cliente, elija al cliente en Nombre del cliente.

3. Si quiere, haga clic en Añadir validez y elija cuántos días se mantiene el precio. La fecha Válido hasta se calcula sola.

4. En Servicios y Piezas, busque y añada lo que cotiza. Fije el precio y la cantidad en cada fila.

   Necesita al menos una pieza o un servicio. Si no, verá “Agregue al menos una pieza o servicio”.

   

   Computadora

5. Añada un descuento, una nota o términos si quiere que se impriman.

6. Arriba, haga clic en Crear.

   Se abre la ventana Cotización creada: “Envíela para que el cliente pueda aprobarla.”

7. En Notificar al cliente, marque cómo enviarla. Después haga clic en Enviar y cerrar. También puede imprimirla desde esta ventana.

En el teléfono

¿Es nuevo en la app del teléfono? Consulte Cómo moverse en el teléfono.

1. Toque Más. En Ventas, toque Cotizaciones. Después toque + (Agregar cotización).

   O toque el botón + de la barra inferior y elija Cotización.

2. Elija al cliente en Nombre del cliente.

3. Si quiere, toque Añadir validez y elija el número de días.

4. Añada los servicios y las piezas, con precio y cantidad.

5. Toque Crear abajo.

6. En la ventana Cotización creada, toque cómo enviarla en Notificar al cliente. Después toque Enviar y cerrar.

El cliente recibe un enlace a la cotización. Puede abrirlo y tocar Aprobar o Rechazar. Si tiene acceso de cliente, también la ve en Cotizaciones.

Aprobar o rechazar en nombre del cliente

Use esto cuando el cliente le da su respuesta en el mostrador o por teléfono.

1. Vaya a Cotizaciones y haga clic en la cotización.

   En la lista, cada tarjeta Pendiente de aprobación también tiene un botón de visto (aprobar) y uno de cruz (rechazar).

2. Arriba, haga clic en Aprobar o Rechazar.

3. Si quiere, escriba un Comentario, por ejemplo “Aprobado por teléfono”.

4. En Enviar alerta, marque cómo avisar al cliente.

5. Haga clic en Aprobar cotización o Rechazar cotización.

   La cotización muestra quién decidió y cuándo.

   

   Computadora

¡Listo!

La cotización muestra Aprobado o Rechazado. Si el cliente dijo que sí y solo cotizó piezas, ya puede convertirla en venta.

Conviene saber

• Etapas de la cotización. Una cotización nueva está Pendiente de aprobación. Después pasa a Aprobado o Rechazado. Mientras la está cambiando, muestra Modificado.
• Una cotización caducada no se puede aprobar. Verá “Esta cotización ha caducado y no se puede aprobar. Primero revísela con una nueva fecha de validez.”
• La fecha de validez en la página de la cotización. Aparece como Válido hasta mientras la fecha no ha llegado, y como Expiró el cuando ya pasó. El cliente puede aprobarla hasta el final de ese día.
• Convertirla en venta. Si la cotización solo tiene piezas, aparece el botón Convertir a venta. Consulte Convertir una cotización en venta.
• Números. Cada cotización toma el siguiente número de su serie de cotizaciones. Consulte Números de documento.

Cambiar una cotización

1. Abra la cotización y haga clic en Editar.
2. Confirme “¿Revisar esta cotización? Se crea una nueva revisión con los servicios y piezas actuales.”
3. Haga sus cambios y haga clic en Actualizar. La cotización muestra ahora Modificado.
4. En la página de la cotización, haga clic en Actualizar. Añada un Comentario si quiere, marque cómo avisar al cliente y haga clic en Actualizar cotización.

La cotización vuelve a Pendiente de aprobación y conserva su número. Las versiones anteriores quedan en el menú de revisiones de arriba de la página de la cotización.

Otros botones de la página de la cotización

• Enviar notificación vuelve a enviar la cotización por los tipos de mensaje que marque.
• WhatsApp abre WhatsApp con el mensaje escrito por usted. Usted pulsa enviar.
• Imprimir le da la impresión A4 o de recibo. En la app de Android o de iPhone, el botón de compartir de al lado (Compartir) envía la impresión desde su teléfono. Consulte Imprimir una hoja de trabajo, factura o recibo.