Estados y etapas de los trabajos

Cada trabajo tiene un estado que le dice a su equipo en qué punto está la reparación, como In Process o Completed. Cada estado pertenece a una de cuatro etapas fijas: Abierto, Cerrado, Rechazado o Devuelto.

La etapa decide cómo trata BytePhase el trabajo. Por ejemplo, un teléfono en On Hold sigue en la etapa Abierto, así que se queda en su lista de trabajos pendientes.

Los estados con los que empieza

Toda cuenta nueva de BytePhase empieza con estos 11 estados. Cada uno tiene un color, que verá en su etiqueta en toda la app.

Estado	Etapa
Inward	Abierto
In Process	Abierto
Awaiting Approval	Abierto
On Hold	Abierto
Outsourced	Abierto
Completed	Cerrado
Completed and Delivered	Cerrado
Cancelled	Rechazado
Cancelled and Delivered	Rechazado
Return - In Process	Devuelto
Return - Awaiting Approval	Devuelto

Un trabajo nuevo empieza en Inward. Para que los trabajos nuevos empiecen en otro estado, cambie Estado de trabajo predeterminado en Configuración › Trabajos y reparaciones › Configuración predeterminada de creación de trabajos.

Qué significa cada etapa

Etapa	En palabras sencillas	Qué hace BytePhase
Abierto	El trabajo aún no está terminado	Muestra el trabajo en Trabajos abiertos, en los recuentos de “vence hoy” del panel y en el trabajo pendiente de cada empleado
Cerrado	El trabajo está terminado	Guarda la hora en que se terminó el trabajo y marca todos sus servicios como Completado. También puede enviar una solicitud de reseña (vea abajo)
Rechazado	El trabajo se canceló o el cliente dijo que no	Guarda la hora de finalización y marca los servicios como completados. El trabajo deja de mostrar dinero pendiente
Devuelto	El dispositivo volvió, por ejemplo en garantía	Guarda la hora de finalización y marca los servicios como completados. El trabajo no aparece en Trabajos abiertos

Estas cuatro etapas son fijas. No puede agregar una quinta.

Qué pasa cuando cambia un estado

El estado de un trabajo se cambia en la ventana Actualizar estado del trabajo. Cuando lo hace:

• BytePhase guarda un registro. El historial del trabajo muestra quién lo cambió, cuándo y su Comentario.
• El cliente solo se entera si usted lo decide. Correo, SMS, En la aplicación y WhatsApp empiezan todos sin marcar. Marque los que quiera antes de guardar. El mensaje muestra el estado anterior y el nuevo, su comentario y un enlace al trabajo.
• Pasar a un estado de la etapa Cerrado pide confirmación. El mensaje nombra el estado que eligió, porque todos los servicios del trabajo también se marcan como completados. Si revisa el estado del dispositivo antes de la reparación, aquí también puede abrir Agregar condiciones posteriores.
• Se actualiza la fecha de finalización. Pasar a Cerrado, Rechazado o Devuelto guarda la fecha de finalización que usan los informes de tiempo de entrega. Volver a un estado de la etapa Abierto la borra.

Algunos cambios de estado pueden hacerse solos. Desde el plan Basic, vaya a Configuración › Trabajos y reparaciones › Automatizaciones de trabajos, cotizaciones y pagos. Allí elige el estado al que pasa un trabajo cuando:

• envía el trabajo a otro reparador (Estado del trabajo tras externalizar)
• vuelve ese trabajo externo (Estado del trabajo al volver el trabajo externalizado)
• se crea, se aprueba o se rechaza una cotización (Estado del trabajo tras enviar la cotización, Estado del trabajo tras aprobar la cotización, Estado del trabajo tras rechazar la cotización)
• agrega una entrega (Estado del trabajo tras añadir una entrega; déjelo en blanco para mantener el estado como está)
• agrega una pieza sin stock (Estado del trabajo al añadir una pieza sin stock)

Nota

Si agregó un enlace de reseñas de Google o de su sitio web, BytePhase puede pedir una reseña al cliente. Lo envía solo por correo electrónico, después de que el trabajo llega a un estado de la etapa Cerrado.

¿Puedo cambiar los estados?

Sí. Todos sus negocios comparten la misma lista de estados.

• Agregar un estado: vaya a Configuración › Trabajos y reparaciones › Estados y cree uno. Póngale un Nombre del estado del trabajo, una Etapa del estado y un Color del estado, y haga clic en Guardar estado. También puede agregar uno desde la lista de estados mientras actualiza un trabajo.
• Cambiarle el nombre o el color: edítelo en la misma lista.
• Pasarlo a otra etapa: edite su Etapa del estado. Los trabajos que ya están en ese estado cambian de inmediato. Su fecha de finalización se guarda o se borra según la nueva etapa.
• Eliminar un estado: solo puede eliminar uno que ningún trabajo use. Si no, verá “No se puede eliminar …: se usa en … trabajos.” Pase primero esos trabajos a otro estado.

Precaución

Cambiar la etapa de un estado cambia todos los trabajos que ya están en ese estado, en todos sus negocios. Por ejemplo, si pasa On Hold a Cerrado, todos los trabajos en espera salen de Trabajos abiertos.