Enviar una cotización de reparación y obtener el sí o el no del cliente

Use esta guía cuando el cliente quiere saber el precio antes de que repare el dispositivo. Por ejemplo, una pantalla nueva y la mano de obra para colocarla.

Antes de empezar

• Agregue primero los servicios y las piezas al trabajo. La cotización usa las filas de la pestaña Servicios y piezas del trabajo. Consulte Agregar servicios y piezas a un trabajo.
• Para hacer o cambiar una cotización, pida permiso al dueño del taller (Quotations — Create & edit). Para aprobar o rechazar una en nombre del cliente, necesita Quotations — Approve or reject.
• Una cotización del trabajo es solo un precio estimado. No genera una factura, y no se puede convertir en una.

Hacer y enviar la cotización

En la computadora

1. Vaya a Trabajos y abra el trabajo. Quédese en la pestaña Resumen.

2. En Documentos, busque Cotización y haga clic en Crear.

   Se abre la página Crear cotización. Los servicios y las piezas del trabajo ya están completados.

3. Si quiere, haga clic en Añadir validez y elija cuánto tiempo vale el precio. La fecha Válido hasta se calcula por usted.

4. Revise las filas y los totales. Agregue una nota o términos si quiere que se impriman.

5. Haga clic en Crear cotización.

   Se abre la ventana Cotización creada: “Envíela para que el cliente pueda aprobarla.”

6. En Notificar al cliente, marque Correo, SMS, En la aplicación o WhatsApp. Luego haga clic en Enviar y cerrar. También puede imprimirla desde esta ventana.

Computadora

En el teléfono

¿Es nuevo en la app del teléfono? Consulte Cómo moverse en el teléfono.

1. En la barra inferior, toque Trabajos. Luego toque el trabajo.

   ¿No ve Trabajos en la barra inferior? Toque Más › Trabajo diario › Trabajos.

2. Toque ⋮ (Acciones del trabajo). En la sección Documentos e impresión, busque Cotización y toque Crear.

   También puede bajar en el trabajo hasta la tarjeta Documentos. Toque Crear junto a Cotización.

3. Si quiere, toque Añadir validez y elija cuánto tiempo vale el precio.

4. Revise las filas. Para cambiarlas, toque el enlace de edición de las filas. Lo lleva a los servicios y piezas del trabajo.

5. Toque Crear.

6. En la ventana Cotización creada, toque las formas de avisar al cliente en Notificar al cliente. Luego toque Enviar y cerrar.

El cliente recibe un enlace a la cotización. El estado del trabajo también puede cambiar solo. Vea “Conviene saber” más abajo.

El cliente dice que sí o que no

El cliente abre el enlace o su portal de cliente. Ve la cotización con los botones Aprobar y Rechazar. También dice “El trabajo solo empieza cuando lo apruebes. ¿No estás seguro? Contacta con el taller antes de decidir.” El cliente confirma su elección y BytePhase la guarda con la hora.

Teléfono

Aprobar o rechazar en nombre del cliente

Use esto cuando el cliente le da su respuesta en el taller o por teléfono.

1. Abra la cotización del trabajo. En la pestaña Resumen, en Documentos, haga clic en Cotización.

2. Arriba, haga clic en Aprobar o Rechazar. En un teléfono, son los botones de visto y de cruz.

3. Si quiere, escriba un Comentario, por ejemplo “Aprobado por teléfono”.

4. Marque cómo avisar al cliente: Correo, En la aplicación o WhatsApp.

5. Haga clic en Aprobar cotización o Rechazar cotización.

   Verá “Cotización aprobada” o “Cotización rechazada”. La página muestra quién decidió y cuándo.

Computadora

¡Listo!

La cotización muestra Aprobado o Rechazado, y se avisa a las personas adecuadas. Ya sabe si debe seguir con la reparación.

Conviene saber

• Etapas de la cotización. Una cotización enviada está Pendiente de aprobación. Luego pasa a Aprobado o Rechazado. Mientras la cambia, muestra Modificado.
• Una cotización vencida no se puede aprobar. Primero cámbiela y póngale una nueva fecha de validez.
• WhatsApp se abre con el mensaje ya escrito. Usted pulsa enviar.
• Desde el plan Standard, el cliente también puede firmar la cotización. Consulte Pedir al cliente que firme un documento del trabajo.

Cambiar una cotización

Abra la cotización y haga clic en Editar. Confirme “¿Revisar esta cotización? Se crea una nueva revisión con los servicios y piezas actuales.” Cambie los servicios y las piezas del trabajo si lo necesita. Luego haga clic en Actualizar cotización.

Se abre la nueva revisión. Vuelve a Pendiente de aprobación, para que el cliente pueda decidir de nuevo. Puede seguir abriendo versiones anteriores desde el menú de revisiones de arriba.

El estado del trabajo puede cambiar solo

Su taller puede pasar el trabajo a un estado cuando se crea, se aprueba o se rechaza una cotización. Al principio, una cotización aprobada pasa el trabajo a In Process. Una rechazada lo pasa a Cancelled. Cámbielo en Configuración › Trabajos y reparaciones › Automatizaciones de trabajos, cotizaciones y pagos (plan Basic y superiores).

Quién se entera de la decisión

• Cuando decide el cliente, sus administradores y el técnico del trabajo reciben un mensaje en la app, una alerta en el teléfono y un correo electrónico.
• Cuando deciden sus empleados, solo se avisa al cliente, por las vías que usted marcó. Otros administradores y el personal de recepción también pueden recibir un mensaje, según su configuración de mensajes.

Si un cliente abre un trabajo antes de que usted haya hecho una cotización, verá “Aún no hay cotización. Le notificaremos cuando esté lista.”

¿Algo no funciona?

• No hay botones Aprobar ni Rechazar: necesita Quotations — Approve or reject, y la cotización debe estar Pendiente de aprobación.
• El cliente no recibió el enlace: consulte Los SMS no se entregan.