Números de documento

Cada trabajo, factura, cotización, venta, compra y contrato recibe su propio número, como JB26-15 o IN26-188. El número es un prefijo (JB26-) más un número correlativo (15) que sube de uno en uno.

Cada uno de sus negocios tiene sus propias ocho series de numeración. El negocio A y el negocio B nunca se quitan números entre sí.

Las ocho series de numeración

Serie en pantalla	Se usa para	Empieza con (primer negocio)
Número de hoja de trabajo	Trabajos de reparación	JB + año, por ejemplo JB26-
Número de factura de trabajo	Facturas de trabajo (y sus reembolsos)	IN + año, por ejemplo IN26-
Número de cotización	Cotizaciones	QT + año, por ejemplo QT26-
Número de venta	Ventas	SL + año, por ejemplo SL26-
Número de compra	Compras	PN + año, por ejemplo PN26-
N.º de contrato AMC	Contratos AMC	CN + año, por ejemplo CN26-
N.º de contrato de alquiler	Contratos de alquiler	RNT-
Número de dispositivo de alquiler	Dispositivos de alquiler	RD-

El año es el año en que se creó la serie. Las cuentas más antiguas pueden mostrar otros prefijos, por ejemplo JB-26-. No pasa nada.

Un segundo negocio lleva delante su Código corto de dos caracteres, por ejemplo AB-JB26- y AB-IN26-. Así se separan los números de los dos negocios.

Cambiar un prefijo o el siguiente número

1. Si tiene más de un negocio, elija primero el negocio en el selector. La línea de arriba de la página muestra “Esta configuración se aplica a” y el nombre del negocio.

2. Vaya a Configuración › Configuración del negocio, abra el negocio y vaya a Numeración. En un teléfono, toque primero Más › Sistema › Configuración del negocio.

   Cada fila muestra el Documento, su Prefijo, el Siguiente número y una Vista previa del próximo número de documento. Las filas se agrupan en Trabajos y facturación, Contratos y Otros.

3. Junto a la serie, haga clic en Editar.

4. Cambie el Prefijo, el Siguiente número o ambos. La Vista previa se actualiza mientras escribe.

5. Haga clic en Actualizar.

Computadora

Las mismas filas también se abren como una página completa llamada Configuración de numeración cuando busca “secuencia” en la configuración. Esa es la página de la imagen.

Solo los documentos creados a partir de ahora usan el nuevo prefijo o número. Los documentos que ya hizo conservan sus números.

No ponga un siguiente número más bajo

BytePhase no comprueba si un número ya se usó. Si pone un Siguiente número más bajo que números que ya emitió, los documentos nuevos reciben los mismos números que los antiguos.

Al agregar un negocio

Mientras agrega un negocio nuevo, el paso Numeración le permite definir el Prefijo y el Número inicial de cada serie antes de crear nada. Los prefijos empiezan con el Código corto del negocio. Dos negocios pueden usar el mismo prefijo si así lo decide, pero entonces sus números se ven iguales en papel.

El Código corto queda fijo una vez creado el negocio, porque los números de documento se construyen con él.

Conviene saber

• El año no cambia solo. El 1 de enero, JB26- sigue siendo JB26-. Si quiere JB27-, cambie el prefijo en Configuración de numeración. Quizá también quiera volver a poner el Siguiente número en 1 para el nuevo prefijo.
• Ventas y reparaciones en una sola serie. Si Usar un solo número de factura para ventas y reparaciones está activado, las ventas toman números de factura de trabajo y la fila Número de venta no se puede editar. Consulte Una sola serie de facturas, y facturas creadas solas tras el pago.
• Al editar se conserva el número. Editar una factura de trabajo o una cotización conserva su número. Solo un documento nuevo recibe un número nuevo.
• Candado en Editar. Un candado en Editar significa que su plan no incluye ese tipo de documento, por ejemplo AMC en Basic.
• Los números pertenecen al negocio que hizo el documento. Un trabajo creado con el negocio B elegido usa la serie del negocio B. Consulte Qué negocio aparece en la impresión y por qué.

¿Algo no va bien?

• Saltos o números compartidos: consulte Los números de factura saltaron o se comparten.