Aprobación de mensajes de WhatsApp, PDF y botones

WhatsApp solo deja que un negocio inicie un chat con un texto que ha revisado antes. BytePhase envía su texto a WhatsApp por usted. Esta página explica cómo cambiar un mensaje, agregar el PDF o botones, y entender el estado.

1. Cambia el texto

   Y lo guarda.

2. Enviar para aprobación

   BytePhase lo envía a WhatsApp.

3. En revisión

   Suele tardar unos minutos. Mientras tanto, ese mensaje se abre en WhatsApp para que el personal lo envíe a mano.

4. Aprobado

   Ahora sale solo.

Antes de empezar

• No tiene que hacer nada para empezar. Su taller ya tiene un texto aprobado para cada mensaje.
• Solo puede enviar textos para aprobación alguien con WhatsApp › Conectar y comprar saldo.

Cambiar un mensaje y enviarlo para aprobación

1. Vaya a Configuración › Clientes y mensajería › Contenido y variables de los mensajes y elija la pestaña WhatsApp. También puede hacer clic en Mensajes guardados en la página de WhatsApp.

2. Elija el mensaje a la izquierda, por ejemplo Quotation Sent - WhatsApp. Verá su estado (1) y si el PDF (2) y los botones (3) salen con él.

   

   Computadora

3. Haga clic en Editar, cambie el texto en Contenido del mensaje y haga clic en Guardar.

4. En la ventana que se abre, haga clic en Enviar para aprobación.

   Verá “Enviado a WhatsApp para aprobación.”

¡Listo!

Cuando WhatsApp lo apruebe, la etiqueta pasa a Aprobado y el texto nuevo sale solo.

Qué significa cada estado

Estado	Qué significa	Qué hacer
Aprobado	WhatsApp aceptó este texto. Los mensajes salen solos	Nada
Aprobado · editado	Cambió el texto después de la aprobación. El texto aprobado anterior ya no se usa	Haga clic en Enviar para aprobación
En revisión	WhatsApp lo está revisando. Mientras tanto, el mensaje se abre en WhatsApp para que el personal lo envíe	Espere; suele tardar unos minutos
Rechazado	WhatsApp no aceptó el texto. Se muestra el motivo	Cambie el texto y guárdelo. WhatsApp no acepta el mismo texto dos veces
Detenido	WhatsApp detuvo este mensaje, a menudo por quejas de clientes	Cambie el texto y envíelo de nuevo
No enviado	Este texto nunca se envió a WhatsApp	Haga clic en Enviar para aprobación

Haga clic en Requiere su atención para ver solo los mensajes rechazados, detenidos o editados después de la aprobación.

Utility o Marketing

WhatsApp decide si un mensaje cuenta como Utility (un aviso sobre un trabajo o una factura) o Marketing (una oferta). Con su propio número, los textos que parecen una oferta se cobran a la tarifa Marketing de WhatsApp, que es más alta. Mantenga sencillos los mensajes de trabajos y facturas. Si ve “WhatsApp lo cambió a Marketing”, quite las palabras que suenan a oferta.

Adjuntar el PDF

Active Adjuntar el PDF para enviar el documento impreso con el mensaje, por ejemplo la factura, la hoja de trabajo o la cotización. Aparece en los mensajes que tienen un documento: trabajos, facturas, ventas, cotizaciones, recibos de pago, compras, informes de diagnóstico, contratos de mantenimiento y recogidas.

• La etiqueta El PDF se está enviando significa que está aprobado.
• Esperando la aprobación de WhatsApp significa que el mensaje sale igual, pero de momento sin el PDF.

Agregar botones bajo un mensaje

Active Mostrar botones bajo este mensaje para agregar hasta 3 botones.

1. Haga clic en Añadir botón y elija un Tipo: Responder, Abrir un enlace o Llamar.
2. Escriba el Texto del botón. Para un enlace, elija Qué enlace o escriba una dirección web. Para una llamada, escriba el Número al que llamar.
3. Revise Así lo ve el cliente y haga clic en Guardar botones.

En las cotizaciones, los botones Aprobar y Rechazar son fijos. Cuando el cliente toca uno, la cotización se aprueba o se rechaza en BytePhase.

Hasta que WhatsApp apruebe los botones, el mensaje sale igual con el texto y el PDF. Los botones nunca impiden que un mensaje salga.

Conviene saber

• Al final de cada mensaje se indica desde dónde se envía: su propio número o el número de BytePhase.
• “Ninguna plantilla aprobada encaja con este mensaje” significa que este mensaje se abre en WhatsApp para que el personal lo envíe a mano, hasta que usted lo envíe para aprobación.