Ihre Daten aus einer Tabelle importieren

Nutzen Sie das, wenn Sie von einer anderen App oder einer Tabelle zu BytePhase wechseln. Sie laden einmal eine Datei hoch und BytePhase fügt alle Zeilen für Sie hinzu.

Was Sie importieren können

• Customers
• Leads (nur in den Tarifen Standard und Enterprise)
• Parts
• Employees
• Device type, Device brand und Device model

Tipp: Importieren Sie zuerst Gerätetypen, dann Marken, dann Modelle. Jede Marke gehört zu einem Gerätetyp und jedes Modell zu einer Marke.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Datei muss eine Excel-Datei (.xlsx oder .xls) oder eine .csv-Datei sein, bis zu 10 MB. Der Upload-Bildschirm zeigt für jede Art, wie viele Zeilen Sie höchstens auf einmal importieren können.
• Sie sehen eine Art nicht? Bitten Sie den Werkstattinhaber, Ihnen den Import zu erlauben (Data Import).
• Ersatzteile werden dem Unternehmen hinzugefügt, das oben in der Unternehmensauswahl gewählt ist. Wählen Sie zuerst das richtige Unternehmen.
• Nutzen Sie nach Möglichkeit einen Computer. Eine große Datei lässt sich auf einem großen Bildschirm leichter prüfen.

Schritte

1. Gehen Sie zu Settings › App & account › Imports. Am Handy tippen Sie auf More › System › Settings und dann auf App & account › Imports.

   Die Seite Import data öffnet sich.

2. Select import type: Klicken Sie auf das, was Sie importieren möchten, zum Beispiel Customers.

3. Upload file: Klicken Sie auf Download sample file, um eine Datei mit den richtigen Spalten zu bekommen. Füllen Sie sie aus oder prüfen Sie, ob Ihre eigene Datei dieselben Spalten hat.

   Ziehen Sie dann Ihre Datei auf die Seite oder klicken Sie auf Browse files.

   

   Computer

4. Map fields: Wählen Sie für jede Spalte Ihrer Datei das passende BytePhase-Feld. Wählen Sie Skip this column für Spalten, die Sie nicht brauchen.

   Jedes Pflichtfeld muss zugeordnet sein, bevor Sie weitermachen können. Bei Kunden und Interessenten ordnen Sie eine E-Mail-Spalte, eine Handynummer-Spalte oder beide zu. Bis dahin erscheint Email/mobile number als fehlendes Feld.

5. Select defaults: Wählen Sie einen Wert für Zeilen, in denen Ihre Datei eine Auswahl leer lässt. Zum Beispiel eine Standard-Source für Kunden oder eine Standardrolle für Mitarbeiter. Manche Arten brauchen diesen Schritt nicht.

6. Preview & validate: Prüfen Sie, ob die ersten Zeilen richtig aussehen. Klicken Sie dann auf Import all mit der Zeilenanzahl.

   Schließen Sie das Fenster nicht, während der Import läuft.

7. Complete: Sehen Sie sich die Zusammenfassung an. Sie zeigt, wie viele Zeilen Imported wurden und wie viele fehlgeschlagen sind.

Fertig!

Ihre Datensätze sind jetzt in BytePhase. Klicken Sie auf View imported data, um sie zu sehen.

Wenn Zeilen fehlgeschlagen sind

1. Klicken Sie auf Download error report. Er listet jede fehlgeschlagene Zeile und den Grund auf.
2. Korrigieren Sie diese Zeilen in Ihrer Datei und löschen Sie die Zeilen, die funktioniert haben.
3. Klicken Sie auf Start new import und laden Sie die korrigierte Datei hoch.

Gut zu wissen

• Pflichtfelder müssen in jeder Zeile einen Wert haben.
• Eine Zeile, die zu einem bestehenden Datensatz passt, wird abgelehnt, nicht aktualisiert. Zum Beispiel ein Kunde mit derselben E-Mail oder Handynummer oder ein Ersatzteil mit demselben Namen.
• Importierte Mitarbeiter bekommen ein Login. Prüfen Sie vorher, ob Ihr Tarif genug Mitarbeiter-Logins hat. Siehe Tarife und Limits.