Einen Wartungsvertrag (AMC) anlegen

Verfügbar ab Ab Standard

AMC gibt es in den Tarifen Standard und Enterprise.

Tarife vergleichen

Außerhalb Indiens standardmäßig aus

Außerhalb Indiens ist AMC anfangs ausgeschaltet. Siehe Eine Funktion einschalten.

Einschalten unter Settings › App & account › Features.

Ein AMC (Annual Maintenance Contract, also Jahreswartungsvertrag) ist eine Vereinbarung, bei der ein Kunde Sie dafür bezahlt, seine Geräte für einen Zeitraum zu betreuen, zum Beispiel die 10 Computer im Büro eines Kunden für ein Jahr. In BytePhase enthält der Vertrag die Daten und den Preis. Darin erfassen Sie jeden Wartungsbesuch, jede Reklamation des Kunden, die abgedeckten Geräte und die Zahlungen.

Bevor Sie beginnen

• Der Kunde muss bereits unter Customers gespeichert sein.
• Sie sehen AMC nicht im Menü? Bitten Sie den Werkstattinhaber, Ihnen das Ansehen und Anlegen von Verträgen zu erlauben (AMC — View contracts und AMC — Create & edit contracts).
• Jedes Ihrer Unternehmen hat eigene AMC-Verträge und eigene Vertragsnummern.

Schritte

1. Klicken Sie im Menü links auf AMC. Sie landen bei Contracts.

   Am Handy tippen Sie auf More und dann unter Stock & assets auf AMC › Contracts.

2. Klicken Sie oben rechts in der Liste auf den Button + (Add contract).

   Die Seite Create AMC öffnet sich, die nächste Vertragsnummer ist schon eingetragen.

3. Füllen Sie den Vertrag aus:

   • Customer name und Assignee (der Mitarbeiter, der diesen Vertrag betreut).
   • AMC type, Contract start date und Contract end date.
   • Number of devices covered, Number of services (enthaltene Besuche) und Response time.
   • Service options: On Site oder Carry In.
   • Payment frequency (Monthly, Quarterly oder Annual) und den Amount.
   • Schalten Sie bei Bedarf Contract auto renew ein und ergänzen Sie eine Contract remark. Ihre AMC-Geschäftsbedingungen werden automatisch eingetragen.

   

   Computer

4. Klicken Sie auf Create.

   Der Vertrag öffnet sich mit dem Status Active.

5. Öffnen Sie den Tab Add devices. Fügen Sie jedes Gerät hinzu, das der Vertrag abdeckt, zum Beispiel mit Device type, Device brand, Device model, Serial / IMEI number und Warranty expiry date. Sie können auch die darauf installierte Software mit ihrem Ablaufdatum auflisten.

6. Wenn Sie einen Wartungsbesuch machen, öffnen Sie den Tab Services und klicken auf + (Add AMC service). Wählen Sie das Gerät unter Serial / IMEI number, den Service type (Paid oder Free), den Service status, den Assignee und das Service date. Geben Sie eine Contract remark ein, das ist ein Pflichtfeld, und klicken Sie dann auf Save.

   

   Computer

7. Wenn der Kunde ein Problem meldet, öffnen Sie den Tab Complaints und klicken auf + (Add AMC complaint). Wählen Sie das Gerät, schreiben Sie eine Description und speichern Sie.

Fertig!

Der Kunde hat jetzt einen aktiven AMC. Wartungen, Reklamationen, Geräte und Zahlungen liegen in Tabs im Vertrag.

Vertragsstatus

Neue Verträge beginnen als Active. BytePhase ändert den Status nicht von selbst, auch nicht nach dem Enddatum. Um ihn zu ändern, öffnen Sie den Vertrag, klicken auf Actions und dann auf Update status.

Status	Nutzen Sie ihn, wenn
Active	Der Vertrag läuft und Sie die Geräte warten.
Pending Approval	Sie den Vertrag entworfen haben und der Kunde noch nicht zugestimmt hat.
Renewal Pending	Das Enddatum naht und Sie darauf warten, dass der Kunde verlängert.
Renewed	Der Kunde verlängert hat. Setzen Sie das beim alten Vertrag, sobald Sie den neuen angelegt haben.
Expired	Das Enddatum vorbei ist und der Kunde nicht verlängert hat.
Suspended	Sie die Wartung vorerst pausiert haben, zum Beispiel weil eine Zahlung aussteht.
Cancelled	Der Vertrag vor seinem Enddatum beendet wurde.
Inactive	Der Vertrag nicht mehr genutzt wird und nicht mehr stören soll.

Wartungen sind Pending oder Completed. Reklamationen durchlaufen Pending, In Progress, Resolved, Closed oder Cancelled.

Gut zu wissen

• Verlängern. Nichts verlängert sich von selbst, auch nicht mit eingeschaltetem Contract auto renew. Dieser Schalter ist ein Hinweis für Sie und den Kunden und wird auf den Vertrag gedruckt. Zum Verlängern legen Sie einen neuen Vertrag an und setzen den alten auf Renewed.
• Erinnerungen vor Vertragsende. Ist Contract expiry alerts (AMC) eingeschaltet (Settings › Customers & messaging › Reminder settings), bekommen der Werkstattinhaber und der zuständige Mitarbeiter eine E-Mail 15 Tage vorher, 1 Tag vorher und am Enddatum. Für Wartungstermine, Gerätegarantien und Software-Ablaufdaten gibt es ebenfalls eine Erinnerung am Vortag und am Tag selbst.
• Zahlungen. Erfassen Sie mit AMC contract actions › Add payment, was der Kunde bezahlt hat. Der Tab Payments zeigt alle Zahlungen.
• Drucken. Öffnen Sie Actions, um den Vertrag zu drucken, oder klicken Sie auf Sticker print für ein Etikett zum Aufkleben aufs Gerät.

Etwas stimmt nicht?

• Sie sehen AMC nicht im Menü: Siehe Ich finde einen Menüpunkt oder Button nicht.
• AMC zeigt ein Schloss: Ihre Werkstatt nutzt Lite oder Basic. Siehe Tarife und was enthalten ist.