Kunden ihr Gerät online einchecken lassen

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Self-Check-in ist ein Online-Formular, das Ihre Kunden ausfüllen, bevor sie vorbeikommen. Sie geben ihr Gerät, das Problem, ihre Kontaktdaten und, wenn Sie das anbieten, eine Abholung an.

Jedes Formular kommt als Anfrage in BytePhase an. Sie prüfen sie und machen daraus mit einem Tippen einen Auftrag, so müssen Sie an der Theke weniger tippen.

Bevor Sie anfangen

• Um Anfragen zu sehen, muss Ihr Inhaber Ihnen das Ansehen von Self-Check-ins erlauben. Um sie zu ändern, müssen Sie Self-Check-ins auch bearbeiten dürfen. Um eine in einen Auftrag umzuwandeln, müssen Sie auch Aufträge hinzufügen dürfen.
• Self-Check-in ist bei jedem neuen BytePhase-Konto eingeschaltet. Sehen Sie es nicht, prüfen Sie Settings › App & account › Features.

Das Formular mit Kunden teilen

1. Gehen Sie zu Settings › Business settings › Important links. Auf dem Handy gehen Sie zu More › System › Settings › Business settings › Important links.

2. Klicken Sie unter Self check-in auf die Kopieren-Schaltfläche neben dem Link.

3. Teilen Sie den Link dort, wo Ihre Kunden ihn sehen. Zum Beispiel in Ihrem WhatsApp-Business-Profil, Ihrem Google-Unternehmensprofil, auf Ihrer Website oder in sozialen Medien.

Kunden können das Formular auch über Ihre BytePhase-Anmeldeseite öffnen. Sie zeigt die Schaltflächen Self check-in und Track your repair.

Als QR-Code nutzen

BytePhase erstellt für diesen Link keinen QR-Code. Fügen Sie den Link in einen beliebigen kostenlosen QR-Code-Generator ein und drucken Sie den QR-Code für Ihre Theke oder Ihr Schaufenster. Kunden scannen ihn, um das Formular zu öffnen.

Was der Kunde ausfüllt

Das Formular führt den Kunden durch diese Schritte:

1. Service option: erscheint nur, wenn Ihre Werkstatt sowohl Reparatur als auch Datenrettung anbietet.
2. Device information: Gerätetyp, Marke, Modell, Seriennummer, Zubehör, die gewünschten Leistungen und das Problem.
3. Basic information: Name, Handynummer und E-Mail.
4. Save or book pickup: seine Adresse und auf Wunsch eine Abholung. Diesen Schritt können Sie für alle Kunden in Self check-in settings überspringen.
5. Verify user contact: ein Einmalcode (OTP), der an seine Handynummer oder E-Mail gesendet wird. Kunden, die mit ihrer Kunden-Anmeldung angemeldet sind, überspringen diesen Schritt.

Am Ende sieht er Thanks for booking with us!

Welche Felder Kunden ausfüllen müssen, ob Preise angezeigt werden und mehr legen Sie unter Settings › Jobs & repairs › Self check-in settings fest.

Eine Anfrage in einen Auftrag umwandeln

Am Computer

1. Gehen Sie zu Jobs und klicken Sie auf den Tab Self check-in. Die Zahl auf dem Tab zeigt, wie viele Anfragen offen sind.

2. Klicken Sie auf eine Anfrage, um Kunde, Gerät, Leistungen und eventuell hochgeladene Fotos zu sehen.

3. Öffnen Sie das Menü der Anfrage (⋮) und klicken Sie auf Approve & create job.

   Das Formular zum Erstellen eines Auftrags öffnet sich mit ausgefülltem Kunden und Gerät. Passt die Handynummer oder E-Mail zu einem vorhandenen Kunden, nutzt BytePhase diesen Kunden. Wenn nicht, legt es einen neuen Kunden an.

4. Hat der Kunde eine Marke oder ein Modell eingetippt, das Sie noch nicht haben, öffnet sich ein Fenster zum Hinzufügen. Prüfen Sie den Namen und speichern Sie ihn.

5. Fügen Sie mindestens eine Leistung oder ein Ersatzteil hinzu. Prüfen Sie den Rest des Formulars und klicken Sie auf Create.

   BytePhase erstellt den Auftrag. Die Anfrage wechselt zu Approved und ist mit dem Auftrag verknüpft. Fotos, die der Kunde hochgeladen hat, werden in den Auftrag kopiert.

Computer

Auf dem Smartphone

Neu in der Handy-App? Siehe Zurechtfinden auf dem Handy.

1. Tippen Sie auf More › Daily work › Self check-in.

2. Tippen Sie auf eine Anfragekarte, um sie zu öffnen.

3. Tippen Sie oben auf ⋮ und dann auf Approve & create job.

4. Öffnet sich ein Fenster zum Hinzufügen einer neuen Marke oder eines Modells, prüfen Sie den Namen und speichern Sie ihn.

5. Fügen Sie mindestens eine Leistung oder ein Ersatzteil hinzu und tippen Sie auf Create.

   Die Anfrage wechselt zu Approved und ist mit dem neuen Auftrag verknüpft.

Fertig!

Die Anfrage des Kunden ist jetzt ein normaler Auftrag mit eigener Nummer, bereit für einen Techniker. Ab hier folgt er den üblichen Schritten von der Annahme bis zur Übergabe.

Was Sie sonst mit einer Anfrage tun können

Möglichkeit	Was sie tut
Change status	Setzt die Phase der Anfrage und wer sich darum kümmert
Approve & book pickup	Bucht eine Abholung und setzt die Anfrage auf Pickup booked. Abholung und Lieferung muss eingeschaltet sein
Convert to customer	Speichert die Person als Kunden, ohne einen Auftrag zu erstellen. Die Anfrage wird Converted

Eine Anfrage kann Open, Contacted, Cancelled, Pickup booked, Pickup completed, Approved oder Converted sein. Nur Open-Anfragen zählen zur Zahl auf dem Tab.

Gut zu wissen

• Wer von einer neuen Anfrage erfährt: Jede geht an einen Mitarbeiter am Empfang (Reception). Er bekommt eine Benachrichtigung in der App, eine Handy-Benachrichtigung und eine E-Mail.
• Schon in einen Auftrag umgewandelt? Wählen Sie erneut Approve & create job, sehen Sie A job already exists for this request. Create another?
• Mehr als ein Unternehmen: Anfragen sind an kein Unternehmen gebunden. Der neue Auftrag gehört zu dem Unternehmen, das beim Umwandeln der Anfrage im Wechsel gewählt ist.
• Kunden mit Anmeldung sehen Self check-in auch in ihrem eigenen Menü.