Einem Kunden ein Angebot machen

Nutzen Sie das, wenn ein Kunde vor dem Kauf nach einem Preis fragt. Ein Laden möchte zum Beispiel ein Angebot für zehn Handy-Ladegeräte und fünf Displayschutzfolien. Dieses Angebot ist mit keinem Reparaturauftrag verknüpft.

Für ein Angebot zu einer Reparatur erstellen Sie es stattdessen aus dem Auftrag. Siehe Ein Reparaturangebot senden und die Zu- oder Absage des Kunden erhalten.

Bevor Sie anfangen

• Um ein Angebot zu erstellen oder zu ändern, bitten Sie Ihren Inhaber um die Erlaubnis (Quotations — Create & edit). Um eines für den Kunden anzunehmen oder abzulehnen, brauchen Sie Quotations — Approve or reject.
• Halten Sie den Namen des Kunden bereit. Einen neuen Kunden können Sie im Angebotsformular hinzufügen.
• Führen Sie mehr als ein Unternehmen, wählen Sie zuerst das richtige im Wechsel. Das Angebot behält Namen, Logo und Nummernkreis dieses Unternehmens.

Das Angebot erstellen und senden

Am Computer

1. Klicken Sie im linken Menü auf Quotations. Klicken Sie dann oben in der Liste auf + (Add quotation).

   Die Seite Create quotation öffnet sich. Die Zeile oben zeigt, für welches Unternehmen es ist.

2. Wählen Sie unter Customer information den Kunden in Customer name.

3. Klicken Sie auf Wunsch auf Add validity und wählen Sie, wie viele Tage der Preis gilt. Das Datum Valid until wird für Sie berechnet.

4. Suchen Sie unter Services und Parts das Angebotene und fügen Sie es hinzu. Legen Sie in jeder Zeile Preis und Menge fest.

   Sie brauchen mindestens ein Ersatzteil oder eine Leistung. Sonst sehen Sie „Add at least one part or service“.

   

   Computer

5. Fügen Sie einen Rabatt, eine Notiz oder Bedingungen hinzu, wenn diese gedruckt werden sollen.

6. Klicken Sie oben auf Create.

   Das Fenster Quotation created öffnet sich: „Send it across so the customer can approve.“

7. Haken Sie unter Notify customer an, wie es gesendet wird. Klicken Sie dann auf Send & close. Sie können es in diesem Fenster auch drucken.

Auf dem Smartphone

Neu in der Handy-App? Siehe Zurechtfinden auf dem Handy.

1. Tippen Sie auf More. Tippen Sie unter Sales auf Quotations. Tippen Sie dann auf + (Add quotation).

   Oder tippen Sie in der unteren Leiste auf die Schaltfläche + und wählen Sie Quotation.

2. Wählen Sie den Kunden in Customer name.

3. Tippen Sie auf Wunsch auf Add validity und wählen Sie die Anzahl der Tage.

4. Fügen Sie Leistungen und Ersatzteile mit Preis und Menge hinzu.

5. Tippen Sie unten auf Create.

6. Tippen Sie im Fenster Quotation created unter Notify customer an, wie es gesendet wird. Tippen Sie dann auf Send & close.

Der Kunde bekommt einen Link zum Angebot. Er kann es öffnen und auf Approve oder Reject tippen. Hat er eine Kunden-Anmeldung, sieht er es auch unter Quotes.

Für den Kunden annehmen oder ablehnen

Nutzen Sie das, wenn der Kunde Ihnen seine Antwort an der Theke oder am Telefon sagt.

1. Gehen Sie zu Quotations und klicken Sie auf das Angebot.

   In der Liste hat jede Karte mit Awaiting approval auch eine Schaltfläche mit Haken (annehmen) und mit Kreuz (ablehnen).

2. Klicken Sie oben auf Approve oder Reject.

3. Tippen Sie auf Wunsch einen Comment ein, zum Beispiel „Telefonisch angenommen“.

4. Haken Sie unter Send alert an, wie der Kunde informiert wird.

5. Klicken Sie auf Approve quotation oder Reject quotation.

   Das Angebot zeigt, wer wann entschieden hat.

   

   Computer

Fertig!

Das Angebot zeigt Approved oder Rejected. Hat der Kunde zugesagt und enthält das Angebot nur Ersatzteile, können Sie es jetzt in einen Verkauf umwandeln.

Gut zu wissen

• Phasen eines Angebots. Ein neues Angebot ist Awaiting approval. Dann wird es Approved oder Rejected. Während Sie es ändern, zeigt es Modified.
• Ein abgelaufenes Angebot kann nicht angenommen werden. Sie sehen „This quotation has expired and can’t be approved. Revise it with a new validity date first.“
• Das Gültigkeitsdatum auf der Angebotsseite. Es erscheint als Valid until, solange das Datum noch kommt, und als Expired on, sobald es vorbei ist. Der Kunde kann bis zum Ende dieses Tages annehmen.
• In einen Verkauf umwandeln. Enthält das Angebot nur Ersatzteile, erscheint die Schaltfläche Convert to sale. Siehe Ein Angebot in einen Verkauf umwandeln.
• Nummern. Jedes Angebot bekommt die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis für Angebote. Siehe Belegnummern.

Ein Angebot ändern

1. Öffnen Sie das Angebot und klicken Sie auf Edit.
2. Bestätigen Sie „Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.“
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Update. Das Angebot zeigt jetzt Modified.
4. Klicken Sie auf der Angebotsseite auf Update. Fügen Sie auf Wunsch einen Comment hinzu, haken Sie an, wie der Kunde informiert wird, und klicken Sie auf Update quotation.

Das Angebot geht zurück auf Awaiting approval und behält seine Nummer. Ältere Versionen bleiben im Versionsmenü oben auf der Angebotsseite.

Weitere Schaltflächen auf der Angebotsseite

• Send notification sendet das Angebot erneut auf den angehakten Nachrichtenwegen.
• WhatsApp öffnet WhatsApp mit der für Sie eingetippten Nachricht. Sie drücken auf Senden.
• Print liefert den A4- oder Bon-Ausdruck. In der Android- oder iPhone-App sendet die Teilen-Schaltfläche daneben (Share) den Ausdruck von Ihrem Handy. Siehe Einen Auftragsschein, eine Rechnung oder ein anderes Dokument drucken.