Kunden hinzufügen oder importieren

Legen Sie einen Kunden an, wenn jemand Neues hereinkommt. Importieren Sie eine Liste, wenn Sie von einem Notizbuch, einer Tabelle oder einer anderen Software umsteigen.

Kunden gehören zu Ihrem gesamten BytePhase-Konto. Wenn Sie als mehrere Unternehmen abrechnen, sieht jedes Unternehmen dieselben Kunden.

Bevor Sie beginnen

• Sie brauchen den Namen des Kunden und eine Handynummer oder eine E-Mail. Mindestens eines von beiden ist nötig.
• Sie sehen den Button + unter Customers nicht? Bitten Sie den Werkstattinhaber, Ihnen das Anlegen von Kunden zu erlauben (Create/Edit Customer).
• Zum Importieren brauchen Sie die Import-Berechtigung (Data Import — Customers). Inhaber haben sie bereits.

Einen Kunden hinzufügen

Am Computer

1. Klicken Sie im Menü links auf Customers.

2. Klicken Sie oben in der Liste auf + (Add customer).

   Die Seite Create customer öffnet sich.

3. Wählen Sie den Customer type: End user, Dealer oder Corporate user.

4. Geben Sie den Customer name ein.

5. Geben Sie die Mobile number, die Email oder beides ein.

6. Füllen Sie weitere Felder aus, die Sie brauchen, zum Beispiel Source, Referred by, Customer tags oder die Adresse.

   Wenn Ihre Werkstatt einige Felder unter Only when needed verschoben hat, klicken Sie darauf, um sie anzuzeigen.

   

   Computer

7. Klicken Sie auf Create.

   Das Fenster Customer created öffnet sich.

8. Wenn der Kunde sich anmelden und seine Reparaturen verfolgen soll, setzen Sie unter Send activation link ein Häkchen bei Mail oder SMS und klicken Sie auf Send & close. Sonst klicken Sie auf Close.

Auf dem Smartphone

1. Tippen Sie in der unteren Leiste auf Customers.

   Nicht zu sehen? Tippen Sie auf More. Tippen Sie unter Customers auf Customers.

2. Tippen Sie auf +.

3. Wählen Sie den Customer type und geben Sie den Customer name ein.

4. Geben Sie die Mobile number, die Email oder beides ein. Ergänzen Sie weitere Angaben, die Sie brauchen.

5. Tippen Sie unten auf Create.

6. Entscheiden Sie im Fenster Customer created, ob Sie einen Aktivierungslink senden möchten. Tippen Sie dann auf Send & close oder Close.

Fertig!

Der Kunde steht in Ihrer Liste und ist bereit für Aufträge, Verkäufe und Rechnungen.

Kunden aus einer Datei importieren

Nutzen Sie dafür einen Computer. Sie können bis zu 2.000 Kunden in einer Datei importieren.

1. Gehen Sie zu Customers. Klicken Sie oben rechts in der Liste auf ⋯ (More options) und dann auf Import.

   Die Seite Import data öffnet sich beim Schritt Upload file, Customers ist schon ausgewählt.

2. Klicken Sie auf Download sample file, wenn Sie eine fertige Vorlage möchten. Tragen Sie Ihre Kunden dort ein.

   Jede Zeile braucht einen Namen und eine Handynummer oder eine E-Mail.

3. Ziehen Sie Ihre CSV- oder Excel-Datei auf die Seite oder klicken Sie auf Browse files. Klicken Sie dann auf Next.

4. Ordnen Sie unter Map fields jede Spalte Ihrer Datei einem BytePhase-Feld zu, zum Beispiel Ihre Spalte „Telefon“ der Handynummer. Klicken Sie auf Next.

   Sie müssen eine E-Mail-Spalte, eine Handynummer-Spalte oder beide zuordnen. Bis dahin wird Email/mobile number als fehlendes Feld angezeigt.

5. Wählen Sie unter Select defaults die Role und die Source für Zeilen, die keine haben. Klicken Sie auf Next.

6. Prüfen Sie unter Preview & validate die ersten Zeilen. Klicken Sie dann auf Import all (der Button zeigt die Anzahl der Zeilen).

   

   Computer

7. Unter Complete sehen Sie, wie viele Zeilen importiert wurden und wie viele fehlgeschlagen sind. Klicken Sie auf Download error report, um zu sehen, warum eine Zeile fehlgeschlagen ist. Klicken Sie auf View imported data, um Ihre Kundenliste zu öffnen.

Das Kundenprofil

Klicken Sie in der Liste auf einen Kunden, um sein Profil zu öffnen. Oben sehen Sie seine Kontaktdaten und Summen, etwa Aufträge, Verkäufe und Balance due. Mit den Buttons dort nehmen Sie eine Bulk payment an oder nutzen Send payment reminder. Im Menü Create finden Sie Add job.

Die Tabs darunter zeigen alles zu diesem Kunden:

Tab	Was Sie dort finden
Overview	Offene Reparaturen, letzte Zahlungen und Kontaktdaten
Jobs und Sales	Alle Aufträge und Verkäufe dieses Kunden
Payments	Zahlungen, die der Kunde geleistet hat
Contacts	Weitere Personen beim selben Kunden, zum Beispiel in einer Firma. Ab dem Tarif Basic
Referred customers	Aufträge und Verkäufe, die dieser Kunde Ihnen vermittelt hat. Siehe Empfehlungen
Pickups & drops	Abholungen und Lieferungen. Ab dem Tarif Basic
Bulk payments	Eine Zahlung, die mehrere Rechnungen abgedeckt hat. Ab dem Tarif Basic
Invoices	Auftragsrechnungen dieses Kunden
Private notes	Notizen, die nur Ihre Mitarbeiter sehen
Messages	Nachrichten, die an diesen Kunden gesendet wurden
Notification preferences	Welche Nachrichten der Kunde bekommt und wie. Siehe Benachrichtigungseinstellungen für Kunden
Customer ledger	Sein laufender Kontostand

Manche Tabs erscheinen nur, wenn Sie sie sehen dürfen. Payments und Customer ledger brauchen zum Beispiel eine zusätzliche Berechtigung vom Werkstattinhaber.

Computer

Gut zu wissen

• Keine Duplikate. BytePhase speichert keine zwei Kunden mit derselben Handynummer oder E-Mail. Beim Import schlagen solche Zeilen fehl und erscheinen im Fehlerbericht.
• Customer type ist eine Kennzeichnung für Ihren eigenen Gebrauch, etwa Händler im Unterschied zu Laufkundschaft. Alle drei Typen sehen nach der Anmeldung dasselbe.
• Eigene Felder. Sie können eigene Kundenfelder unter Settings › App & account › Add custom fields anlegen. Im Tarif Lite werden sie nicht auf Dokumente gedruckt.
• Weitere Aktionen finden Sie im Menü Actions oben im Profil: Send activation link, Activate or deactivate, Delete account und, für Inhaber, Change customer type.