Dem Kunden schreiben oder eine Team-Notiz zum Auftrag hinterlassen

Jeder Auftrag hat zwei Stellen zum Schreiben. Comments gehen an den Kunden. Private notes bleiben in Ihrem Team, zum Beispiel „Kunde hat das Handy ins Wasser fallen lassen, Platine prüfen.“

Kommentare oder private Notizen?

	Comments	Private notes
Wer es sieht	Ihr Team und der Kunde	Nur Ihr Team
Kann der Kunde antworten?	Ja, über sein Portal oder die Tracking-Seite	Nein
Bekommt der Kunde eine Nachricht?	Ja, auf den angehakten Wegen	Nie
Fotos und Dateien	Ja	Nein (nur Text mit Formatierung)

Jeder Tab erinnert Sie daran. Bei Comments steht „Customer can see everything here“. Bei Private notes steht „Only your team can see this“.

Bevor Sie anfangen

• Es funktioniert am Computer und auf dem Handy gleich. Öffnen Sie den Auftrag und nutzen Sie den Tab Comments oder Private notes. Auf dem Handy sind die Tabs die abgerundeten Schaltflächen unter der Auftragsnummer. Neu in der Handy-App? Siehe Zurechtfinden auf dem Handy.
• Private Notizen können nur Mitarbeiter-Anmeldungen nutzen.

Einen Kommentar an den Kunden schreiben

1. Gehen Sie zu Jobs und öffnen Sie den Auftrag. Klicken Sie dann auf den Tab Comments.

   Sie können auch überall im Auftrag Job actions › Add comment nutzen. Auf dem Handy tippen Sie auf ⋮ › Comment.

2. Klicken Sie auf Add comment.

3. Tippen Sie Ihre Nachricht in Comment ein. Oder klicken Sie auf Quick reply und wählen Sie eine gespeicherte Nachricht.

4. Fügen Sie auf Wunsch Fotos oder Dateien im Upload-Feld hinzu.

5. Haken Sie an, wie der Kunde davon erfahren soll: Mail, SMS, In-app oder WhatsApp.

6. Klicken Sie auf Send to customer.

   Sie sehen „Comment added“. Der Kommentar steht oben in der Liste.

Computer

Eine private Notiz schreiben

1. Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf den Tab Private notes.

2. Suchen Sie unten die leere Notiz mit dem Text „Notes only your team can see.“. Klicken Sie darauf auf die Schaltfläche Edit (Stift).

3. Tippen Sie Ihre Notiz ein. Sie können Fettdruck, Listen, Tabellen, Links und eine Hintergrundfarbe nutzen.

4. Klicken Sie auf Save private note.

   Die Notiz ist gespeichert. Sie zeigt „Last edited by“ mit Name und Uhrzeit.

Computer

Fertig!

Der Kunde sieht Ihren Kommentar in seinem Portal und auf der Tracking-Seite und bekommt ihn auf den angehakten Wegen. Private Notizen bleiben in Ihrem Team.

Gut zu wissen

• Die angehakten Nachrichtenarten für Kommentare kommen aus Settings › Customers & messaging › Default notification settings.
• Wenn ein Kunde einen Kommentar schreibt, bekommen Ihre Admins und Ihr Empfang (Reception) eine E-Mail. Das Dashboard zeigt eine Karte Unanswered comments („Waiting for a reply.“), bis jemand aus Ihrem Team in diesem Auftrag antwortet.
• Löschen. Ihre eigenen Kommentare können Sie mit dem Papierkorb-Symbol löschen, nachdem Sie „Delete this comment?“ bestätigt haben. Eine private Notiz kann jeder Mitarbeiter löschen.
• WhatsApp öffnet sich mit dem schon eingetippten Kommentar. Sie drücken auf Senden.

Schnellantworten (Quick replies)

Verfügbar ab Ab Basic

Schnellantworten gibt es in Lite nicht.

Tarife vergleichen

Eine Schnellantwort ist eine gespeicherte Nachricht. Sie können sie mit einem Klick in jedes Kommentarfeld einfügen: Kommentare, Statusänderungen, Zuweisen von Aufträgen, Übergaben und Angebotsfreigaben.

• Um eine zu nutzen, wählen Sie sie über Quick reply über dem Kommentarfeld.
• Um Ihren getippten Text als neue zu speichern, öffnen Sie Quick reply und klicken Sie auf Save this reply.
• Um alle zu sehen und zu ändern, gehen Sie zu Settings › Jobs & repairs › Quick reply.

Etwas stimmt nicht?

• Der Kunde hat den Kommentar nicht bekommen: Prüfen Sie, welche Nachrichtenarten Sie angehakt haben. Siehe SMS wird nicht zugestellt.
• Sie sehen Quick reply nicht: Ihre Werkstatt hat den Lite-Tarif. Siehe Tarife und was enthalten ist.