Zapier oder n8n verbinden

Zapier und n8n sind Automatisierungs-Tools. Sie können Angaben aus fast jeder anderen App an BytePhase weitergeben. Eine neue Zeile in einer Tabelle kann zum Beispiel zu einem Interessenten werden.

Bevor Sie beginnen

• Sie brauchen ein Konto bei Zapier oder n8n. In Zapier ist der Schritt Webhooks by Zapier eine kostenpflichtige Funktion.
• Verbinden können Sie das in jedem Tarif. Um die Anfragen zu sehen, brauchen Sie mindestens den Tarif Standard.
• Hilfreich ist jemand, der schon einmal einen Zap oder einen n8n-Workflow gebaut hat.

Schritte

1. Gehen Sie zu Settings › Integrations. Klicken Sie unter Website & forms bei Zapier oder n8n auf Connect.

2. Wählen Sie Self check-in oder Lead und klicken Sie dann auf Next.

3. Kopieren Sie API key und Endpoint URL. Bei Zapier sehen Sie außerdem eine API base URL.

   Der API-Schlüssel wird nur einmal angezeigt. Kopieren Sie ihn jetzt.

   

   Computer

4. Bauen Sie die Verbindung in Ihrem Tool. How to connect auf dem Bildschirm listet die Schritte auf:

   • Zapier: Fügen Sie in Ihrem Zap eine Aktion Webhooks by Zapier › POST hinzu. Fügen Sie die Endpoint URL ein und ergänzen Sie Ihren API-Schlüssel wie auf dem Bildschirm beschrieben. Oder suchen Sie in Zapier nach „BytePhase“ und verbinden Sie mit API-Schlüssel und API base URL.
   • n8n: Fügen Sie einen HTTP-Request-Knoten hinzu, klicken Sie auf Import cURL und fügen Sie das curl-Beispiel aus Code examples ein.

   Die Abschnitte unten zeigen, was Sie in Zapier und n8n wählen.

5. Starten Sie einen Test in Ihrem Tool: den Testschritt von Zapier oder den n8n-Knoten ausführen. Klicken Sie dann in BytePhase auf Check now.

   Sie sehen Test submission captured.

6. Klicken Sie sich mit Next durch Match fields und If customer exists und klicken Sie dann auf Activate integration.

Fertig!

Ihr Zap oder n8n-Workflow legt jetzt bei jedem Durchlauf Interessenten oder Self-Check-ins in BytePhase an.

Den Zap in Zapier einrichten

1. Klicken Sie in Zapier auf Create und dann auf Zap.

2. Wählen Sie als Auslöser die App, aus der Ihre Angaben kommen. Für Google Forms wählen Sie New Form Response, nicht New or Updated Form Response. Sonst erzeugt eine bearbeitete Antwort einen zweiten Interessenten.

3. Klicken Sie auf Test trigger, damit Zapier einen aktuellen Eintrag findet. Findet es nichts, füllen Sie Ihr Formular einmal selbst aus und testen Sie erneut.

4. Fügen Sie eine Aktion hinzu: Webhooks by Zapier, dann POST. Füllen Sie sie so aus:

   • URL: die Endpoint URL aus BytePhase.
   • Payload Type: Json. Wrap Request In Array: No. Unflatten: Yes.
   • Headers: X-API-Key mit Ihrem API-Schlüssel hinzufügen. Außerdem Content-Type und Accept, beide auf application/json.
   • Data: Übernehmen Sie den Aufbau des curl-Beispiels aus Code examples. Ihre Felder gehören in data. Füllen Sie jeden Wert mit der Auswahl von Zapier, statt ihn einzutippen.

5. Fügen Sie bei Bedarf vor der Aktion einen Schritt Filter by Zapier ein. Lassen Sie einen Eintrag nur durch, wenn er einen Namen und eine E-Mail oder Handynummer hat. Das hält Spam fern.

6. Nachdem Sie die Integration in BytePhase aktiviert haben, klicken Sie in Zapier auf Publish.

Den Workflow in n8n einrichten

Import cURL füllt den HTTP-Request-Knoten für Sie aus. So füllen Sie ihn stattdessen von Hand aus:

1. Setzen Sie Method auf POST und URL auf die Endpoint URL aus BytePhase.

2. Fügen Sie zwei Header hinzu: X-API-Key mit Ihrem API-Schlüssel und Content-Type auf application/json.

3. Senden Sie den Body als JSON, im selben Aufbau wie das curl-Beispiel. Ihre Felder gehören in data.

4. Wenn Ihre Feldnamen von denen in BytePhase abweichen, fügen Sie davor einen Knoten Set ein. Benennen Sie die Felder dort in die Namen aus View available fields um.

Speichern Sie Ihren API-Schlüssel in den Zugangsdaten (Credentials) von n8n, statt ihn in den Knoten einzutippen. Dann erscheint er nicht, wenn Sie den Workflow exportieren.

Was die BytePhase-App in Zapier kann

Wenn Sie über die BytePhase-App in Zapier verbinden, bekommen Sie mit einer Verbindung:

• Triggers (in BytePhase passiert etwas): ein neuer Auftrag, Kunde, Interessent, eine neue Zahlung, ein fremdvergebener Auftrag oder ein Statuswechsel eines Auftrags.
• Actions (BytePhase tut etwas): einen Kunden anlegen, einen Interessenten anlegen oder ein Self-Check-in hinzufügen.
• Search: einen Kunden finden.

Gut zu wissen

• Um jede Einsendung zu sehen und ob sie funktioniert hat, nutzen Sie View activity auf der Karte.
• Die vollständige Liste der Felder, die BytePhase annimmt, sehen Sie mit View available fields im Schritt Connect oder auf developers.bytephase.com.
• Gelangt Ihr API-Schlüssel nach außen, nutzen Sie Rotate key auf der Aktivitätsseite. Aktualisieren Sie dann Ihren Zap oder Workflow mit dem neuen Schlüssel.
• Wenn Zapier einen Schritt wiederholt, kann BytePhase einen zweiten Datensatz anlegen. Ihre Wahl unter If customer exists verhindert Wiederholungen. In n8n fügen Sie einen Header Idempotency-Key mit einem für jeden Eintrag eindeutigen Wert hinzu, damit eine Wiederholung ignoriert wird.