Dokumentnummern
Die acht Nummernkreise in BytePhase, wie jedes Unternehmen eigene Nummern zählt und wie Sie ein Präfix oder die nächste Nummer ändern.
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Jedes Ihrer Unternehmen hat eigene acht Nummernkreise. Unternehmen A und Unternehmen B nehmen sich nie gegenseitig Nummern weg.
Die acht Nummernkreise
Abschnitt betitelt „Die acht Nummernkreise“| Nummernkreis auf dem Bildschirm | Verwendet für | Beginnt mit (erstes Unternehmen) |
|---|---|---|
| Job sheet number | Reparaturaufträge | JB + Jahr, zum Beispiel JB26- |
| Job invoice number | Auftragsrechnungen (und deren Erstattungen) | IN + Jahr, zum Beispiel IN26- |
| Quotation number | Angebote | QT + Jahr, zum Beispiel QT26- |
| Sale number | Verkäufe | SL + Jahr, zum Beispiel SL26- |
| Purchase number | Einkäufe | PN + Jahr, zum Beispiel PN26- |
| AMC contract number | AMC-Verträge | CN + Jahr, zum Beispiel CN26- |
| Rental contract number | Mietverträge | RNT- |
| Rental device number | Mietgeräte | RD- |
Das Jahr ist das Jahr, in dem der Nummernkreis eingerichtet wurde. Ältere Konten zeigen eventuell andere Präfixe, zum Beispiel JB-26-. Das ist in Ordnung.
Ein zweites Unternehmen bekommt seinen zweistelligen Short code vorangestellt, zum Beispiel AB-JB26- und AB-IN26-. So bleiben die Nummern der beiden Unternehmen getrennt.
Präfix oder nächste Nummer ändern
Abschnitt betitelt „Präfix oder nächste Nummer ändern“-
Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, wählen Sie zuerst das Unternehmen in der Unternehmensauswahl. Die Zeile oben auf der Seite zeigt „These settings apply to“ und den Namen des Unternehmens.
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Gehen Sie zu Settings › Business settings, öffnen Sie das Unternehmen und gehen Sie zu Sequence numbers. Am Handy tippen Sie zuerst auf More › System › Business settings.
Jede Zeile zeigt das Document, sein Prefix, die Next number und eine Preview der nächsten Dokumentnummer. Die Zeilen sind in Job & billing, Contracts und Other gruppiert.
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Klicken Sie neben dem Nummernkreis auf Edit.
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Ändern Sie Prefix, Next number oder beides. Die Preview passt sich beim Tippen an.
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Klicken Sie auf Update.
Dieselben Zeilen öffnen sich auch als ganze Seite namens Sequence settings, wenn Sie in den Einstellungen nach „sequence“ suchen. Das ist die Seite im Bild.
Nur Dokumente, die ab jetzt angelegt werden, nutzen das neue Präfix oder die neue Nummer. Bereits erstellte Dokumente behalten ihre Nummern.
Wenn Sie ein Unternehmen hinzufügen
Abschnitt betitelt „Wenn Sie ein Unternehmen hinzufügen“Beim Anlegen eines neuen Unternehmens können Sie im Schritt Sequence numbers für jeden Nummernkreis Prefix und Starting number festlegen, bevor etwas angelegt wird. Die Präfixe beginnen mit dem Short code des Unternehmens. Zwei Unternehmen dürfen dasselbe Präfix nutzen, wenn Sie das möchten, aber dann sehen ihre Nummern auf Papier ähnlich aus.
Der Short code ist nach dem Anlegen des Unternehmens fest, weil die Dokumentnummern daraus gebildet werden.
Gut zu wissen
Abschnitt betitelt „Gut zu wissen“- Das Jahr ändert sich nicht von selbst. Am 1. Januar bleibt JB26- JB26-. Wenn Sie JB27- möchten, ändern Sie das Präfix unter Sequence settings. Eventuell möchten Sie für das neue Präfix auch Next number wieder auf 1 setzen.
- Verkäufe und Reparaturen in einem Nummernkreis. Ist Use one invoice number for sales & repairs eingeschaltet, nehmen Verkäufe Auftragsrechnungsnummern und die Zeile Sale number lässt sich nicht bearbeiten. Siehe Ein Rechnungsnummernkreis und automatische Rechnungen nach Zahlung.
- Bearbeiten behält die Nummer. Eine bearbeitete Auftragsrechnung oder ein bearbeitetes Angebot behält seine Nummer. Nur ein neues Dokument bekommt eine neue.
- Schloss bei Edit. Ein Schloss bei Edit bedeutet, dass Ihr Tarif diese Dokumentart nicht enthält, zum Beispiel AMC in Basic.
- Nummern gehören zu dem Unternehmen, das das Dokument erstellt hat. Ein Auftrag, der angelegt wurde, während Unternehmen B gewählt war, nutzt den Nummernkreis von Unternehmen B. Siehe Welche Unternehmensdaten gedruckt werden und warum.
Etwas stimmt nicht?
Abschnitt betitelt „Etwas stimmt nicht?“- Lücken oder doppelte Nummern: Siehe Rechnungsnummern sind gesprungen oder doppelt.
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Zuletzt geprüft 12 Oct 2026