Was ist ein Auftrag?

Ein Auftrag ist ein Gerät, das ein Kunde Ihnen zur Reparatur überlässt. Ein Beispiel: Ein Kunde bringt ein Handy mit gesprungenem Display, und Sie erstellen dafür einen Auftrag.

Der Auftrag enthält alles zu dieser Reparatur: wem das Gerät gehört, was kaputt ist, was Sie tun, was es kostet und wie weit die Arbeit ist.

Auftrag, Auftragsschein und Tracking-Seite

Diese drei Begriffe kommen oft vor. Alle beschreiben dieselbe Reparatur, nur aus verschiedenen Blickwinkeln.

Begriff	Was es ist	Wer es sieht
Auftrag	Der Reparatureintrag in BytePhase. Sie erstellen ihn, geben ihn einem Techniker, ändern seinen Status, fügen Leistungen und Ersatzteile hinzu, nehmen Zahlungen an und geben das Gerät zurück.	Sie und Ihre Mitarbeiter
Auftragsschein	Das Dokument, das aus dem Auftrag entsteht. Es kann eine A4-Seite, ein Thermobeleg oder ein Aufkleber sein. Sie drucken es bei der Annahme oder senden es als Link. Es zeigt immer den neuesten Stand des Auftrags.	Sie und Ihr Kunde
Tracking-Seite	Die Seite, die Ihr Kunde über den Link in Ihrer Nachricht öffnet oder indem er den Auftrag sucht. Er sieht Status, Kosten und Kommentare und kann antworten.	Ihr Kunde

Vielleicht hören Sie andere Namen für einen Auftrag: Reparaturticket, Reparaturkarte, Serviceticket oder Arbeitsauftrag. In der App heißt er immer Job. Hat Ihr Kunde eine Kunden-Anmeldung, sieht er denselben Auftrag unter Repairs.

Was in einem Auftrag steckt

Wenn Sie einen Auftrag öffnen, zeigen seine Tabs alles zur Reparatur:

• Overview: eine Zusammenfassung, der Status und wer daran arbeitet.
• Details: der Kunde, das Gerät, die Seriennummer oder IMEI (die Kennnummer des Handys), Zubehör, das Problem und der Rest des Annahmeformulars.
• Comments: Nachrichten, die Ihr Kunde sehen kann.
• Private notes: Notizen, die nur Ihre Mitarbeiter sehen.
• Payments: die Anzahlung und alle weiteren Zahlungen.
• Delivery: wie und wann das Gerät an den Kunden zurückging.
• Services and parts: die Arbeit und die Ersatzteile, die Sie berechnen.

Manche Tabs erscheinen nur bei Bedarf. Zum Beispiel sehen Mitarbeiter Pickup & drop, und Datenrettungsaufträge haben eigene Tabs.

Jeder Auftrag hat eine Nummer und einen Status

• Auftragsnummer: Jeder neue Auftrag bekommt die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis für Auftragsscheine. Sie sehen sie oben im Formular, nach Create job und einem Bindestrich. Jedes Ihrer Unternehmen hat einen eigenen Nummernkreis.
• Status: Jeder neue Auftrag startet in Ihrem Standardstatus. Das ist Inward, außer Sie haben es geändert. Siehe Status und Phasen.

Ein Auftrag gehört zu einem Unternehmen

Vielleicht führen Sie mehr als ein Unternehmen in Ihrem BytePhase-Konto. Jeder Auftrag gehört zu dem Unternehmen, das beim Erstellen in der Unternehmensauswahl gewählt war. Das Formular zeigt Creating job for und den Namen des Unternehmens, damit Sie es vor dem Speichern prüfen können.

• Sie können einen Auftrag später nicht in ein anderes Unternehmen verschieben.
• Auftragsschein, Rechnung und andere Papiere zu diesem Auftrag zeigen immer Namen, Logo, Steuernummer und Nummernkreis dieses Unternehmens. Das gilt egal, welches Unternehmen Sie beim Drucken gewählt haben.
• Kunden teilen sich alle Ihre Unternehmen. Derselbe Kunde kann in jedem Unternehmen Aufträge haben.

Unter Ihr Konto, Unternehmen und Filialen erfahren Sie, was jedes Unternehmen getrennt hält.