Geschäftsbedingungen auf Ihren Dokumenten

Geschäftsbedingungen sind das Kleingedruckte unten auf Ihren Dokumenten. Zum Beispiel Ihre Garantieregeln auf einer Rechnung oder „Wir haften nicht für Datenverlust“ auf einem Auftragsschein. Sie schreiben sie einmal pro Dokumentart und BytePhase setzt sie in jedes neue Dokument ein.

So öffnen Sie die Seite: Settings › Documents & printing › Terms and Conditions. Am Handy: More › System › Settings › Documents & printing › Terms and Conditions.

Jedes Unternehmen hat eigene Bedingungen

Die Zeile oben zeigt, welches Unternehmen Sie gerade ändern. Ihr anderes Unternehmen behält seine eigenen Bedingungen. Um diese zu ändern, wechseln Sie zuerst zu diesem Unternehmen. Wenn Sie ein neues Unternehmen hinzufügen, können Sie seine Bedingungen auch im Schritt Terms & print format schreiben.

Wer sie ändern darf

• Um die Seite zu öffnen, muss der Werkstattinhaber Ihnen erlauben, die Unternehmenseinstellungen zu sehen (Business Settings › View).
• Um Bedingungen hinzuzufügen oder zu bearbeiten, brauchen Sie zusätzlich Business Settings › Change settings.

Bedingungen hinzufügen oder ändern

1. Wählen Sie unter Document type das Dokument, zum Beispiel Invoice. Jede Art in der Liste zeigt Added oder Not added.
2. Klicken Sie auf Add terms oder auf Edit, wenn schon Bedingungen vorhanden sind.
3. Geben Sie Ihre Bedingungen ein. Sie können Fett, Listen, Überschriften und Links nutzen. Das Limit liegt bei 50.000 Zeichen.
4. Klicken Sie auf Save.

Dokumentarten

Document type	Wo die Bedingungen erscheinen
Job Sheet	Der Auftragsschein, den Sie bei der Abgabe aushändigen
Quotation	Angebote, zu Aufträgen und einzeln
Invoice	Auftragsrechnungen
Sale	Verkaufsrechnungen
Payment Receipt	Zahlungsbelege
Delivery Challan	Der Lieferschein, wenn das Gerät zurückgeht
Purchase	Einkaufsrechnungen
Diagnosis Report	Diagnoseberichte
Amc Contract	AMC-Verträge
Rental Contract	Mietverträge
Pickup / Drop	Belege für Abholung und Lieferung
Self CheckIn	Das Self-Check-in-Formular, das Ihre Kunden ausfüllen
GDPR Compliance	Der Text zur Einwilligung in die Datenverarbeitung, den Kunden sehen

Eine Art mit Schloss ist nicht in Ihrem Tarif. Ein Klick darauf öffnet den Upgrade-Hinweis. Siehe Tarife und was enthalten ist.

Wie Bedingungen in ein Dokument kommen

• Neue Dokumente bekommen die aktuellen Bedingungen. Wenn Sie einen Auftrag, ein Angebot, eine Rechnung, einen Verkauf, Einkauf, eine Zahlung, Lieferung oder einen Diagnosebericht anlegen, setzt BytePhase die Bedingungen für diese Art ein. Das Formular zeigt Default terms applied.
• Sie können sie für ein einzelnes Dokument ändern. Öffnen Sie im Formular Terms and Conditions und bearbeiten Sie den Text. Das Formular zeigt dann Custom terms applied. Nur dieses Dokument ändert sich.
• Gespeicherte Dokumente behalten ihre Bedingungen. Jedes Dokument speichert eine Kopie seiner Bedingungen. Wenn Sie die Bedingungen später in den Einstellungen ändern, behalten bereits erstellte Dokumente den alten Text. Nur neue Dokumente bekommen die neuen Bedingungen.
• Belege für Abholung und Lieferung sind die Ausnahme. Sie drucken immer die aktuellen Bedingungen Pickup / Drop des Unternehmens.

Bedingungen auf dem Ausdruck ein- oder ausblenden

Bedingungen werden nur gedruckt, wenn die Option Terms and Conditions unter Print settings › Footer & branding eingeschaltet ist. Siehe Druckeinstellungen. Hat ein Dokument keine Bedingungen, bleibt dieser Platz leer.

Gut zu wissen

• Die Bedingungen folgen dem Unternehmen des Dokuments. Ein Dokument, das unter Unternehmen A erstellt wurde, hat immer die Bedingungen von A, auch wenn Sie es drucken, während Unternehmen B gewählt ist. Siehe Welche Unternehmensdaten gedruckt werden.
• Bedingungen sind nicht dasselbe wie eine Notiz. Eine Note schreiben Sie auf ein einzelnes Dokument. Sie hat einen eigenen Schalter in den Print settings.