Freigabe von WhatsApp-Nachrichten, PDFs und Buttons

WhatsApp erlaubt einem Unternehmen nur dann, einen Chat zu beginnen, wenn es den Text vorher geprüft hat. BytePhase sendet Ihre Texte für Sie an WhatsApp. Diese Seite zeigt, wie Sie eine Nachricht ändern, PDF oder Buttons hinzufügen und den Status lesen.

1. Sie ändern den Text

   Und speichern.

2. Zur Freigabe senden

   BytePhase sendet ihn an WhatsApp.

3. In Prüfung

   Meist ein paar Minuten. In der Zwischenzeit öffnet sich diese Nachricht in WhatsApp, und Mitarbeiter senden sie von Hand.

4. Freigegeben

   Sie geht jetzt von selbst raus.

Bevor Sie beginnen

• Zum Start müssen Sie nichts tun. Ihre Werkstatt hat für jede Nachricht schon freigegebene Texte.
• Texte zur Freigabe senden kann nur jemand mit WhatsApp › Connect & buy balance.

Eine Nachricht ändern und zur Freigabe senden

1. Gehen Sie zu Settings › Customers & messaging › Message content & variables und wählen Sie den Tab WhatsApp. Sie können auch auf der WhatsApp-Seite auf Saved messages klicken.

2. Wählen Sie links die Nachricht, zum Beispiel Quotation Sent - WhatsApp. Sie sehen ihren Status (1) und ob das PDF (2) und Buttons (3) mitgeschickt werden.

   

   Computer

3. Klicken Sie auf Edit, ändern Sie den Text in Message content und klicken Sie auf Save.

4. Klicken Sie im Fenster, das sich öffnet, auf Send for approval.

   Sie sehen „Sent to WhatsApp for approval.“

Fertig!

Sobald WhatsApp den Text freigibt, zeigt die Markierung Approved, und der neue Text geht von selbst raus.

Was jeder Status bedeutet

Status	Bedeutung	Was tun
Approved	WhatsApp hat diesen Text angenommen. Nachrichten gehen von selbst raus	Nichts
Approved · edited	Sie haben den Text nach der Freigabe geändert. Der alte freigegebene Text wird nicht mehr verwendet	Klicken Sie auf Send for approval
In review	WhatsApp prüft noch. In der Zwischenzeit öffnet sich die Nachricht in WhatsApp, und Mitarbeiter senden sie	Warten, meist ein paar Minuten
Rejected	WhatsApp hat den Text nicht angenommen. Der Grund wird angezeigt	Ändern Sie den Text und speichern Sie. Denselben Text nimmt WhatsApp kein zweites Mal an
Stopped	WhatsApp hat diese Nachricht gestoppt, oft nach Beschwerden von Kunden	Ändern Sie den Text und senden Sie ihn erneut
Not submitted	Dieser Text wurde nie an WhatsApp gesendet	Klicken Sie auf Send for approval

Klicken Sie auf Needs your attention, um nur Nachrichten zu sehen, die abgelehnt, gestoppt oder nach der Freigabe geändert wurden.

Utility oder Marketing

WhatsApp entscheidet, ob eine Nachricht als Utility (eine Info zu einem Auftrag oder einer Rechnung) oder als Marketing (ein Angebot zum Kaufen) gilt. Texte, die wie ein Werbeangebot klingen, werden bei Ihrer eigenen Nummer zum höheren Marketing-Tarif von WhatsApp berechnet. Halten Sie Auftrags- und Rechnungsnachrichten sachlich. Wenn Sie „WhatsApp changed this to Marketing“ sehen, entfernen Sie werbliche Formulierungen.

Das PDF anhängen

Schalten Sie Attach the PDF ein, um das Druckdokument mit der Nachricht zu senden, zum Beispiel die Rechnung, den Auftragsschein oder das Angebot. Die Option gibt es bei Nachrichten mit Dokument: Aufträge, Rechnungen, Verkäufe, Angebote, Zahlungsbelege, Einkäufe, Diagnoseberichte, Wartungsverträge und Abholungen.

• Die Markierung PDF is going out bedeutet, dass es freigegeben ist.
• Waiting for WhatsApp approval bedeutet, dass die Nachricht trotzdem rausgeht, nur vorerst ohne PDF.

Buttons unter einer Nachricht hinzufügen

Schalten Sie Show buttons under this message ein, um bis zu 3 Buttons hinzuzufügen.

1. Klicken Sie auf Add button und wählen Sie unter Kind die Art: Reply, Open a link oder Call.
2. Geben Sie unter Words on the button den Button-Text ein. Bei einem Link wählen Sie Which link oder geben eine Webadresse ein. Bei einem Anruf geben Sie unter Number to dial die Nummer ein.
3. Prüfen Sie How the customer sees it und klicken Sie dann auf Save buttons.

Bei Angeboten sind die Buttons Approve und Reject fest vorgegeben. Wenn der Kunde auf einen davon tippt, wird das Angebot in BytePhase angenommen oder abgelehnt.

Bis WhatsApp die Buttons freigibt, geht die Nachricht trotzdem mit Text und PDF raus. Buttons halten nie eine Nachricht auf.

Gut zu wissen

• Unten an jeder Nachricht steht, von wo sie gesendet wird: von Ihrer eigenen Nummer oder von der Nummer von BytePhase.
• „No approved template fits this message“ bedeutet: Diese Nachricht öffnet sich in WhatsApp, und Mitarbeiter senden sie von Hand, bis Sie sie zur Freigabe senden.