Kunden in BytePhase auf WhatsApp antworten

Wenn Ihre eigene WhatsApp-Nummer verbunden ist, kommen Nachrichten von Kunden in BytePhase und auf dem Handy der Werkstatt an. Jeder, dem Sie es erlauben, kann sie lesen und beantworten.

Bevor Sie beginnen

• Ihre eigene Nummer muss verbunden sein. Siehe Ihre eigene WhatsApp-Nummer verbinden. Mit der Nummer von BytePhase gibt es keinen Posteingang.
• Zum Lesen und Antworten muss der Inhaber Ihnen WhatsApp › Read & reply geben.

Einem Kunden antworten

1. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf den grünen Button WhatsApp messages. Eine Zahl darauf zeigt, wie viele Kunden auf eine Antwort warten.

2. Wählen Sie links einen Chat. Mit Search name or number finden Sie einen bestimmten Chat.

3. Schreiben Sie in Type a message und senden Sie.

   

   Computer

Fertig!

Der Kunde erhält Ihre Antwort von der Nummer Ihrer Werkstatt. Sie erscheint auch auf dem Handy der Werkstatt.

Die 24-Stunden-Regel

• Nachdem ein Kunde geschrieben hat, können Sie 24 Stunden lang frei zurückschreiben. Der Chat zeigt „Free replies until …“. Diese Antworten sind kostenlos.
• Nach 24 Stunden sehen Sie „You cannot type to this customer right now.“ Senden Sie stattdessen eine freigegebene Nachricht aus dem Auftrag oder der Rechnung. Sobald der Kunde wieder schreibt, können Sie wieder frei schreiben.

Ein Foto oder eine Datei senden

1. Klicken Sie auf die Büroklammer.
2. Wählen Sie ein Foto (JPG oder PNG, bis 5 MB) oder eine Datei (PDF, Word, Excel, PowerPoint oder Text, bis 25 MB).
3. Zu einem Foto können Sie Add a caption (Bildunterschrift) hinzufügen. Eine Datei geht allein raus, ohne Nachricht daneben.

Mit einem Emoji reagieren (Handy)

Halten Sie in der Handy-App die Nachricht eines Kunden gedrückt und wählen Sie dann 👍 ❤️ 😂 😮 😢 oder 🙏.

Fotos, die Kunden Ihnen senden

Tippen Sie auf Tap to load, um ein Foto, Video, eine Sprachnachricht oder ein Dokument zu sehen. WhatsApp speichert diese 30 Tage lang. Danach sehen Sie „No longer on WhatsApp“.

Die Person in BytePhase speichern

Oben im Chat zeigt eine Markierung Customer, Lead oder Not saved. Klicken Sie auf Add customer oder Create lead, um die Person zu speichern. Auf dem Handy finden Sie das unter Add to BytePhase.

Kunden aus Ihren Handykontakten hinzufügen

Nach dem Verbinden werden Ihre Handykontakte übernommen, aber nicht als Kunden angelegt.

1. Suchen Sie auf der WhatsApp-Seite „… contacts from your phone are waiting“ und klicken Sie auf Choose.
2. Haken Sie die Personen an, die Kunden sind, und fügen Sie sie hinzu. Das Hinzufügen schickt ihnen nichts. Mit Finish later heben Sie den Rest für später auf.

WhatsApp teilt Handykontakte nur in den ersten 24 Stunden nach dem Verbinden.

Gut zu wissen

• Das Dashboard zeigt WhatsApp replies waiting, wenn Kunden warten und Antworten noch kostenlos sind.
• Ein Chat zählt nicht mehr als wartend, sobald jemand ihn öffnet.
• Nachrichten, die Sie in der WhatsApp-App auf Ihrem Handy senden, erscheinen auch im Chat, markiert mit From your phone.