So verfolgen Kunden ihre Reparatur online

Ihre Kunden können ihre Reparatur online prüfen und müssen nicht in der Werkstatt anrufen. Sie öffnen sie über den Link in Ihrer Nachricht oder suchen den Auftrag selbst.

Sie sehen Status, Kosten und Kommentare des Auftrags. Ein Kunde sieht zum Beispiel, dass das neue Display seines Handys eingebaut ist und wie viel er noch zahlen muss.

Zwei Wege hinein

1. Der Link in Ihren Nachrichten (alle Tarife)

Sie können dem Kunden eine Nachricht zu einem Auftrag senden, zum Beispiel aus Job created oder Update job status. SMS, E-Mail und WhatsApp-Nachrichten enthalten einen Link wie „Track Job“ oder „Track your job here“. Der Link öffnet den Auftragsschein online, mit:

• der Auftragsnummer und dem aktuellen Status oben
• dem vollständigen Auftragsschein im Druckdesign Ihres Unternehmens
• Schaltflächen zum Drucken oder Teilen
• einem Platz für die Unterschrift des Kunden, wenn Sie Unterschriften nutzen

Über den Link öffnet sich nur dieser eine Auftrag, und der Kunde muss sich nicht anmelden.

2. Track your repair (ab Standard-Tarif)

Bei Standard und Enterprise zeigt Ihre BytePhase-Anmeldeseite die Schaltfläche Track your repair. Sie öffnet Track your repair job. Dort:

1. Tippt der Kunde seine Ticket number / serial number / IMEI ein. Das ist die Auftragsnummer auf seinem Beleg oder die Seriennummer oder IMEI des Geräts (die Kennnummer des Handys). Oder er scannt den QR-Code auf seinem gedruckten Auftragsschein.
2. Klickt er auf Check now.
3. Sendet er unter Verify your identity einen Einmalcode (OTP) an die Handynummer oder E-Mail im Auftrag und tippt ihn ein. Ein Teil der Handynummer oder E-Mail ist auf dem Bildschirm verdeckt.

Scannt er den QR-Code auf dem gedruckten Auftragsschein, braucht er keinen Code. Scannen kann ihn nur, wer den Schein in der Hand hat.

Passt nichts, sieht er „No job found. Check the serial, IMEI, or ticket number and try again.“ Where to find this? zeigt ihm, wo die Nummer gedruckt ist.

Bei Lite und Basic gibt es diese Suchseite nicht. Kunden nutzen dann den Link in Ihren Nachrichten.

Was der Kunde nach der Suche sieht

• Die Nummer des Job sheet, das Gerät und das Status-Etikett
• Das Datum Job created, das Due date, die Seriennummer oder IMEI und die Estimated cost (Ihre erste Preisschätzung)
• Service information: Leistungen, Kosten, Advance paid, Balance due und Payment status
• Activity log: was mit dem Auftrag passiert ist, etwa Statusänderungen und Übergaben
• Comment history: die Kommentare zum Auftrag, mit Add comment, damit er antworten kann

Um einen anderen Auftrag zu suchen, klickt er auf Track another ticket. Nach einer Stunde muss er sich erneut bestätigen.

Was der Kunde nie sieht

• Private notes. Nur Comments werden angezeigt.
• Zahlungseinträge im Verlauf.
• Änderungen daran, wer am Auftrag arbeitet, und Details zur Weitergabe an einen anderen Reparaturbetrieb.

Wenn der Kunde antwortet

Ein Kommentar, den der Kunde auf dieser Seite hinzufügt, erscheint im Tab Comments des Auftrags. Ihre Admins und Ihr Empfang bekommen eine E-Mail. Eingeschaltete Benachrichtigungen an den Inhaber werden ebenfalls gesendet. Siehe Kommentare und private Notizen.

Tipp

Halten Sie Status und Kommentare aktuell, dann müssen Kunden selten anrufen. Jede Statusnachricht, die Sie senden, enthält den Tracking-Link.

Gut zu wissen

• Wie der Code ankommt: per SMS, wenn Ihre Werkstatt SMS eingerichtet hat, sonst per E-Mail. Der Code gilt 10 Minuten. Nach 30 Sekunden kann der Kunde einen neuen anfordern. Nach 5 falschen Versuchen braucht er einen neuen Code.
• Keine Handynummer oder E-Mail im Auftrag? Dann bekommt der Kunde keinen Code und kann die Suche nicht nutzen. Er kann aber den Link in Ihren Nachrichten nutzen oder den gedruckten QR-Code scannen.
• Kunden mit Anmeldung sehen ihre Aufträge auch unter Repairs in der App.