Rechnungsnummern sind gesprungen oder werden von Verkäufen und Aufträgen geteilt

Was Sie sehen: Ihre Auftragsrechnungsnummern springen, zum Beispiel IN26-41 und dann IN26-44. Oder ein Verkauf hat eine IN-Nummer statt einer SL-Nummer. Oder zwei Rechnungen haben dieselbe Nummer.

Eine Nummer wird in dem Moment vergeben, in dem ein Dokument angelegt wird. Sie wird nie wieder vergeben, auch wenn das Dokument später gelöscht wird.

Probieren Sie diese Lösungen

1. Verkäufe teilen sich den Rechnungsnummernkreis

Ist Use one invoice number for sales & repairs eingeschaltet, nimmt jeder Verkauf die nächste Auftragsrechnungsnummer. Ihre Auftragsrechnungen überspringen dann die Nummern, die Ihre Verkäufe genutzt haben. Außerhalb Indiens ist das standardmäßig eingeschaltet.

1. Gehen Sie zu Settings › App & account › General settings.
2. Sehen Sie sich Use one invoice number for sales & repairs an.
3. Möchten Sie getrennte Nummernkreise, klicken Sie auf Edit, schalten Sie es aus und klicken Sie auf Save. Neue Verkäufe nutzen dann den Nummernkreis Sale number.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie das im laufenden Jahr umstellen. Siehe Ein Rechnungsnummernkreis und automatische Rechnungen nach Zahlung.

2. Eine Erstattung hat eine Nummer belegt

Eine Erstattung zu einer Auftragsrechnung wird als eigene Rechnung mit dem Status Refund gespeichert. Sie nimmt die nächste Auftragsrechnungsnummer. Suchen Sie sie unter Billing › Invoices. Siehe Geld für eine Reparatur zurückgeben.

3. Eine Rechnung wurde gelöscht

Wenn jemand eine Rechnung löscht, wird ihre Nummer nicht wiederverwendet. Die nächste Rechnung nimmt die nächste Nummer im Nummernkreis. Das ist normal und hält jede Nummer eindeutig.

Fragen Sie Ihr Team, ob eine Rechnung mit Delete invoice gelöscht wurde.

4. Nach einer Zahlung wurde automatisch eine Rechnung erstellt

Ist Create invoice automatically after payment eingeschaltet, erzeugt eine erfasste Zahlung bei einem Auftrag ohne Rechnung sofort eine Rechnung. Diese nimmt die nächste Nummer, auch wenn Sie den Auftrag noch nicht abrechnen wollten.

5. Jemand hat die nächste Nummer geändert

Die Next number unter Sequence settings lässt sich von Hand ändern. Hat jemand sie höher gesetzt, springen die Nummern. Hat jemand sie niedriger gesetzt, können neue Dokumente alte Nummern wiederholen.

1. Gehen Sie zu Settings › Business settings, öffnen Sie das Unternehmen und gehen Sie zu Sequence numbers.
2. Prüfen Sie die Next number des Nummernkreises. Sie sollte eins höher sein als die zuletzt vergebene Nummer.
3. Klicken Sie auf Edit, korrigieren Sie sie und klicken Sie auf Update.

Siehe Dokumentnummern.

6. Das Dokument wurde in Ihrem anderen Unternehmen erstellt

Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Nummernkreis. Eine Auftragsrechnung, die erstellt wurde, während Ihr zweites Unternehmen gewählt war, nimmt die Nummer dieses Unternehmens, zum Beispiel AB-IN26-12. Der Nummernkreis Ihres ersten Unternehmens bewegt sich nicht.

1. Prüfen Sie den Namen des Unternehmens in der Unternehmensauswahl, bevor Sie das Dokument anlegen.
2. Siehe Der Ausdruck zeigt die falschen Unternehmensdaten.

Bearbeiten ändert die Nummer nicht

Wenn Sie eine Auftragsrechnung oder ein Angebot bearbeiten, behält es seine Nummer. Nur ein ganz neues Dokument bekommt eine neue Nummer.

Funktioniert es immer noch nicht?

Wenden Sie sich an den Support und senden Sie:

• die beiden Dokumentnummern vor und nach der Lücke und das Unternehmen, zu dem sie gehören
• einen Screenshot der Sequence settings dieses Unternehmens
• ob Use one invoice number for sales & repairs eingeschaltet ist