Einkauf erfassen, um den Bestand zu erhöhen

Verfügbar ab Ab Basic

Einkäufe gibt es ab dem Tarif Basic.

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Nutzen Sie das, wenn eine Lieferung Ersatzteile ankommt, zum Beispiel 10 Displays von Ihrem Großhändler. Beim Erfassen kommen die Ersatzteile in Ihren Bestand und die Rechnung des Lieferanten wird dazu abgelegt.

Bevor Sie beginnen

• Halten Sie die Rechnung des Lieferanten bereit: Nummer, Datum und was Sie gekauft haben.
• Der Lieferant muss unter Part suppliers gespeichert sein. Sie können auch beim Erfassen des Einkaufs einen neuen anlegen. Siehe Lieferanten anlegen.
• Sie sehen Purchases nicht? Bitten Sie den Werkstattinhaber, Ihnen das Ansehen und Anlegen von Einkäufen zu erlauben (Purchases — View und Purchases — Create & edit).
• Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, wechseln Sie zu dem Unternehmen, das die Ersatzteile gekauft hat. Einkauf und Bestand gehören zu ihm.

Schritte

Am Computer

1. Klicken Sie im Menü links auf Purchases. Klicken Sie dann auf + (Add purchase).

   Die Seite Create purchase öffnet sich, oben steht die nächste Einkaufsnummer.

2. Wählen Sie unter Part supplier information den Lieferanten bei Part supplier name.

3. Geben Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten bei Party invoice number ein und prüfen Sie das Purchase date. Wenn Sie später zahlen, legen Sie die Payment terms oder das Due date fest.

4. Fügen Sie die Ersatzteile hinzu. Klicken Sie auf Search parts by name or SKU und wählen Sie ein Ersatzteil, oder klicken Sie auf Scan barcode und scannen Sie das Etikett. Geben Sie die erhaltene Menge und den bezahlten Preis ein.

   Für ein Ersatzteil, das noch nicht in Ihrem Lager ist, klicken Sie auf Add item manually.

   

   Computer

5. Wenn Sie sofort bezahlt haben, füllen Sie Payment information aus: Payment mode und Amount paid. Balance due zeigt, was offen bleibt.

6. Klicken Sie oben rechts auf Create.

Auf dem Smartphone

1. Tippen Sie auf More. Tippen Sie unter Sales auf Purchases. Tippen Sie dann auf +.

2. Wählen Sie Part supplier name und geben Sie Party invoice number und Purchase date ein.

3. Tippen Sie, um ein Ersatzteil hinzuzufügen, wählen Sie es und legen Sie Menge und Preis fest.

4. Wenn Sie sofort bezahlt haben, füllen Sie Payment information aus.

5. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Create.

Fertig!

Der Einkauf ist gespeichert und die Ersatzteile sind in Ihrem Bestand. Der Stock history jedes Ersatzteils zeigt den Einkauf.

Lieferanten später bezahlen

1. Gehen Sie zu Purchases und öffnen Sie den Einkauf.

2. Klicken Sie auf Purchase actions und dann auf Add payment.

3. Wählen Sie die Zahlungsart, geben Sie den Betrag ein und speichern Sie.

Der Zahlungsstatus des Einkaufs passt sich an. Sie brauchen die Berechtigung zum Erfassen von Zahlungen (Payments — Record payments).

Gut zu wissen

• Von Hand eingegebene Ersatzteile werden zu Lagerartikeln. Beim Speichern fügt BytePhase jede neue Position zu Inventory hinzu, mit eingeschaltetem Track stock und einem Mindestbestand von 5. Prüfen und korrigieren Sie die Angaben danach.
• Wenn Sie einen Einkauf bearbeiten, passt sich der Bestand an. Ändern Sie eine Menge, steigt oder sinkt der Bestand um die Differenz. Jede Änderung erscheint im Lagerverlauf des Ersatzteils.
• Jedes Unternehmen nummeriert seine Einkäufe selbst, mit eigenem Präfix.
• Die Einkaufsrechnung können Sie aus dem Einkauf drucken. Sie nutzt das Unternehmen, das den Einkauf getätigt hat.