Einen Auftrag einem Techniker geben

Nutzen Sie das, wenn eine neue Reparatur hereinkommt und jemand daran arbeiten soll, oder wenn Sie einen Auftrag an einen anderen Techniker geben möchten.

Bevor Sie anfangen

• Öffnen Sie den Auftrag im richtigen Unternehmen. Haben Sie mehr als ein Unternehmen, wählen Sie es zuerst in der Unternehmensauswahl.
• Sie sehen Assigned to nicht? Bitten Sie Ihren Inhaber, Ihnen das Erstellen und Bearbeiten von Aufträgen zu erlauben (Jobs — Create & edit).
• Sie können einen Auftrag nur einem Mitarbeiter geben, nicht einem Kunden.

Schritte

Am Computer

1. Gehen Sie zu Jobs und klicken Sie auf den Auftrag.

2. Klicken Sie oben rechts auf Job actions und dann auf Assigned to.

   Das Fenster Assignee update öffnet sich.

   

   Computer

3. Wählen Sie unter Assignee name den Mitarbeiter. Um den Auftrag selbst zu übernehmen, klicken Sie auf Assign to me.

4. Ändern Sie auf Wunsch gleichzeitig den Status. Sie können auch einen Comment für den Techniker eintippen.

5. Wählen Sie unter Notify staff, wie der Techniker informiert wird: Mail, SMS, In-app oder WhatsApp. Ihre üblichen Wege sind schon angehakt. Entfernen Sie Haken, die Sie nicht möchten.

6. Klicken Sie auf Save.

   Sie sehen „Assignee updated“. Der neue Name erscheint als Current assignee im Tab Overview.

Computer

Auf dem Smartphone

Neu in der Handy-App? Siehe Zurechtfinden auf dem Handy.

1. Tippen Sie in der unteren Leiste auf Jobs. Tippen Sie dann auf den Auftrag.

   Sie sehen Jobs nicht in der unteren Leiste? Tippen Sie auf More › Daily work › Jobs.

2. Tippen Sie oben auf ⋮ (Job actions). Tippen Sie dann auf Assign.

   Sie können auch auf der Auftragskarte neben Technician auf Assign to tippen.

   

   Smartphone

3. Tippen Sie auf Assignee name und wählen Sie den Mitarbeiter. Oder tippen Sie auf Assign to me.

4. Ändern Sie auf Wunsch den Status und fügen Sie einen Comment hinzu.

5. Tippen Sie unter Alerts an, wie der Techniker informiert wird: Mail, SMS, In-app oder WhatsApp.

6. Tippen Sie auf Save.

   Sie sehen „Assignee updated“. Die Auftragskarte zeigt den neuen Techniker.

Fertig!

Der Auftrag gehört jetzt dem neuen Techniker. Er bekommt eine Nachricht auf den gewählten Wegen.

Gut zu wissen

• In der Liste ändern. In der Auftragsliste können Sie den Techniker direkt in der Zeile (Computer) oder auf der Auftragskarte (Handy) ändern. Die Nachricht geht auf den Wegen raus, die für die Auftragszuweisung unter Settings › Customers & messaging › Default notification settings angehakt sind.
• Die angehakten Nachrichtenarten im Fenster Assignee update kommen ebenfalls aus Default notification settings. Ihr Inhaber kann sie über den Link Edit defaults im Fenster ändern.
• WhatsApp öffnet sich mit der schon eingetippten Nachricht. Sie drücken selbst auf Senden.
• Jede Änderung wird im Verlauf des Auftrags gespeichert, mit der Person, die sie gemacht hat, und dem Kommentar. Wählen Sie die Person, die den Auftrag schon hat, sehen Sie einen Fehler und nichts ändert sich.

Jede Leistung in einem Auftrag kann einen eigenen Techniker haben. Im Tab Services and parts können Sie für jede Leistungszeile einen Techniker wählen. Siehe Leistungen und Ersatzteile zu einem Auftrag hinzufügen.

Einen Techniker nur seine eigenen Aufträge sehen lassen

Verfügbar ab Ab Standard

Um zu ändern, was ein einzelner Mitarbeiter sieht, brauchen Sie eigene Berechtigungen.

Tarife vergleichen

Ihr Inhaber kann einen Mitarbeiter auf seine eigene Arbeit beschränken. Öffnen Sie Employees und dann die Person. Gehen Sie zum Tab Permissions. Setzen Sie Job visibility auf Only jobs assigned to this employee. Diese Person:

• sieht nur Aufträge, die ihr zugewiesen sind, oder Aufträge, in denen sie mindestens eine Leistungszeile hat
• kann andere Aufträge nicht öffnen oder bearbeiten, auch nicht über einen direkten Link
• sieht in den Dashboard-Zahlen nur ihre eigenen Aufträge

Das ist anfangs für alle aus. Admins sehen immer alle Aufträge.

Etwas stimmt nicht?

• Sie sehen Assigned to nicht in Job actions: Nur Mitarbeiter-Anmeldungen können Aufträge zuweisen. Siehe Ich finde einen Menüpunkt oder Button nicht.
• Der Techniker hat keine Nachricht bekommen: Prüfen Sie, welche Nachrichtenarten Sie angehakt haben. Für SMS siehe SMS wird nicht zugestellt.