Auftragsstatus und Phasen
Die 11 Auftragsstatus, mit denen BytePhase startet, die vier Phasen dahinter und was passiert, wenn Sie den Status eines Auftrags ändern.
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Die Phase entscheidet, wie BytePhase den Auftrag behandelt. Ein Handy in On Hold ist zum Beispiel noch Open und bleibt deshalb in Ihrer Liste der zu bearbeitenden Aufträge.
Die Status zu Beginn
Abschnitt betitelt „Die Status zu Beginn“Jedes neue BytePhase-Konto startet mit diesen 11 Status. Jeder hat eine Farbe, die Sie auf seinem Etikett überall in der App sehen.
| Status | Phase |
|---|---|
| Inward | Open |
| In Process | Open |
| Awaiting Approval | Open |
| On Hold | Open |
| Outsourced | Open |
| Completed | Closed |
| Completed and Delivered | Closed |
| Cancelled | Rejected |
| Cancelled and Delivered | Rejected |
| Return - In Process | Returned |
| Return - Awaiting Approval | Returned |
Ein neuer Auftrag startet in Inward. Damit neue Aufträge in einem anderen Status starten, ändern Sie Default job status unter Settings › Jobs & repairs › Default job creation settings.
Was jede Phase bedeutet
Abschnitt betitelt „Was jede Phase bedeutet“| Phase | In einfachen Worten | Was BytePhase tut |
|---|---|---|
| Open (offen) | Die Arbeit ist noch nicht fertig | Zeigt den Auftrag in Open jobs, in den „heute fällig“-Zahlen des Dashboards und in der offenen Arbeit jedes Mitarbeiters |
| Closed (abgeschlossen) | Die Arbeit ist fertig | Speichert den Zeitpunkt der Fertigstellung und markiert jede Leistung im Auftrag als Completed. Kann auch eine Bewertungsanfrage senden (siehe unten) |
| Rejected (abgelehnt) | Der Auftrag wurde storniert oder der Kunde hat abgelehnt | Speichert den Fertigstellungszeitpunkt und markiert Leistungen als abgeschlossen. Der Auftrag zeigt keinen offenen Betrag mehr |
| Returned (zurückgekommen) | Das Gerät kam zurück, zum Beispiel unter Garantie | Speichert den Fertigstellungszeitpunkt und markiert Leistungen als abgeschlossen. Der Auftrag erscheint nicht in Open jobs |
Diese vier Phasen sind fest. Eine fünfte können Sie nicht hinzufügen.
Was passiert, wenn Sie einen Status ändern
Abschnitt betitelt „Was passiert, wenn Sie einen Status ändern“Sie ändern den Status eines Auftrags im Fenster Update job status. Dabei gilt:
- BytePhase führt Buch. Der Verlauf des Auftrags zeigt, wer ihn wann geändert hat, und Ihren Comment.
- Der Kunde erfährt es nur, wenn Sie das wählen. Mail, SMS, In-app und WhatsApp sind anfangs nicht angehakt. Haken Sie die gewünschten vor dem Speichern an. Die Nachricht zeigt alten und neuen Status, Ihren Kommentar und einen Link zum Auftrag.
- Ein Wechsel in einen Closed-Status muss bestätigt werden. Die Meldung nennt den gewählten Status, weil dabei auch jede Leistung im Auftrag als abgeschlossen markiert wird. Prüfen Sie den Gerätezustand vor der Reparatur, können Sie hier auch Add post-conditions öffnen.
- Das Fertigstellungsdatum wird aktualisiert. Ein Wechsel zu Closed, Rejected oder Returned speichert das Fertigstellungsdatum, das Berichte zur Bearbeitungszeit nutzen. Ein Wechsel zurück in einen Open-Status löscht es.
Manche Statusänderungen passieren von selbst. Ab dem Basic-Tarif gehen Sie zu Settings › Jobs & repairs › Job, quotation & payment automations. Dort wählen Sie den Status, in den ein Auftrag wechselt, wenn:
- Sie den Auftrag an einen anderen Reparaturbetrieb geben (Job status after outsourcing)
- diese ausgelagerte Arbeit zurückkommt (Job status when outsourced work returns)
- ein Angebot erstellt, angenommen oder abgelehnt wird (Job status after quotation sent, Job status after quotation approved, Job status after quotation rejected)
- Sie eine Übergabe hinzufügen (Job status after adding delivery; leer lassen, um den Status beizubehalten)
- Sie ein Ersatzteil hinzufügen, das nicht auf Lager ist (Job status when out-of-stock part added)
Kann ich die Status ändern?
Abschnitt betitelt „Kann ich die Status ändern?“Ja. Alle Ihre Unternehmen teilen sich dieselbe Statusliste.
- Einen Status hinzufügen: Gehen Sie zu Settings › Jobs & repairs › Statuses und erstellen Sie einen. Geben Sie einen Job status name, eine Status stage und eine Status color an und klicken Sie auf Save status. Sie können auch beim Aktualisieren eines Auftrags einen über die Statusliste hinzufügen.
- Umbenennen oder Farbe ändern: Bearbeiten Sie ihn in derselben Liste.
- In eine andere Phase verschieben: Bearbeiten Sie seine Status stage. Aufträge, die schon in diesem Status sind, ändern sich sofort. Ihr Fertigstellungsdatum wird passend zur neuen Phase gespeichert oder gelöscht.
- Einen Status löschen: Sie können nur einen löschen, den kein Auftrag nutzt. Sonst sehen Sie „Can’t delete … it’s used in … jobs.“ Verschieben Sie diese Aufträge zuerst in einen anderen Status.
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Zuletzt geprüft 12 Oct 2026