Ein Reparaturangebot senden und die Zu- oder Absage des Kunden erhalten

Nutzen Sie das, wenn der Kunde den Preis wissen möchte, bevor Sie das Gerät reparieren. Zum Beispiel ein neues Display und die Arbeit für den Einbau.

Bevor Sie anfangen

• Fügen Sie zuerst die Leistungen und Ersatzteile zum Auftrag hinzu. Das Angebot nutzt die Zeilen im Tab Services and parts des Auftrags. Siehe Leistungen und Ersatzteile zu einem Auftrag hinzufügen.
• Um ein Angebot zu erstellen oder zu ändern, bitten Sie Ihren Inhaber um die Erlaubnis (Quotations — Create & edit). Um eines für den Kunden anzunehmen oder abzulehnen, brauchen Sie Quotations — Approve or reject.
• Ein Auftragsangebot ist nur eine Preisschätzung. Es erstellt keine Rechnung, und Sie können es nicht in eine umwandeln.

Das Angebot erstellen und senden

Am Computer

1. Gehen Sie zu Jobs und öffnen Sie den Auftrag. Bleiben Sie im Tab Overview.

2. Suchen Sie unter Documents den Eintrag Quotation und klicken Sie auf Create.

   Die Seite Create quotation öffnet sich. Die Leistungen und Ersatzteile des Auftrags sind schon eingetragen.

3. Klicken Sie auf Wunsch auf Add validity und wählen Sie, wie lange der Preis gilt. Das Datum Valid until wird für Sie berechnet.

4. Prüfen Sie Zeilen und Summen. Fügen Sie eine Notiz oder Bedingungen hinzu, wenn diese gedruckt werden sollen.

5. Klicken Sie auf Create quotation.

   Das Fenster Quotation created öffnet sich: „Send it across so the customer can approve.“

6. Haken Sie unter Notify customer Mail, SMS, In-app oder WhatsApp an. Klicken Sie dann auf Send & close. Sie können es in diesem Fenster auch drucken.

Computer

Auf dem Smartphone

Neu in der Handy-App? Siehe Zurechtfinden auf dem Handy.

1. Tippen Sie in der unteren Leiste auf Jobs. Tippen Sie dann auf den Auftrag.

   Sie sehen Jobs nicht in der unteren Leiste? Tippen Sie auf More › Daily work › Jobs.

2. Tippen Sie auf ⋮ (Job actions). Suchen Sie im Bereich Documents & print den Eintrag Quotation und tippen Sie auf Create.

   Sie können im Auftrag auch zur Karte Documents scrollen. Tippen Sie neben Quotation auf Create.

3. Tippen Sie auf Wunsch auf Add validity und wählen Sie, wie lange der Preis gilt.

4. Prüfen Sie die Zeilen. Um sie zu ändern, tippen Sie auf den Bearbeiten-Link bei den Zeilen. Er bringt Sie zu den Leistungen und Ersatzteilen des Auftrags.

5. Tippen Sie auf Create.

6. Tippen Sie im Fenster Quotation created unter Notify customer die Wege an, auf denen der Kunde informiert wird. Tippen Sie dann auf Send & close.

Der Kunde bekommt einen Link zum Angebot. Auch der Status des Auftrags kann sich von selbst ändern. Siehe „Gut zu wissen“ unten.

Der Kunde sagt zu oder ab

Der Kunde öffnet den Link oder sein Kundenportal. Er sieht das Angebot mit den Schaltflächen Approve und Reject. Dort steht auch „Work starts only after you approve. Not sure? Contact the shop before deciding.“ Er bestätigt seine Wahl, und BytePhase speichert sie mit Uhrzeit.

Smartphone

Für den Kunden annehmen oder ablehnen

Nutzen Sie das, wenn der Kunde Ihnen seine Antwort in der Werkstatt oder am Telefon sagt.

1. Öffnen Sie das Angebot des Auftrags. Klicken Sie im Tab Overview unter Documents auf Quotation.

2. Klicken Sie oben auf Approve oder Reject. Auf dem Handy sind das die Schaltflächen mit Haken und Kreuz.

3. Tippen Sie auf Wunsch einen Comment ein, zum Beispiel „Telefonisch angenommen“.

4. Haken Sie an, wie der Kunde informiert wird: Mail, In-app oder WhatsApp.

5. Klicken Sie auf Approve quotation oder Reject quotation.

   Sie sehen „Quotation approved“ oder „Quotation rejected“. Die Seite zeigt, wer wann entschieden hat.

Computer

Fertig!

Das Angebot zeigt Approved oder Rejected, und die richtigen Personen sind informiert. Jetzt wissen Sie, ob Sie mit der Reparatur loslegen.

Gut zu wissen

• Phasen eines Angebots. Ein gesendetes Angebot ist Awaiting approval. Dann wird es Approved oder Rejected. Während Sie es ändern, zeigt es Modified.
• Ein abgelaufenes Angebot kann nicht angenommen werden. Ändern Sie es zuerst und geben Sie ihm ein neues Gültigkeitsdatum.
• WhatsApp öffnet sich mit der schon eingetippten Nachricht. Sie drücken auf Senden.
• Ab dem Standard-Tarif kann der Kunde das Angebot auch unterschreiben. Siehe Ein Auftragsdokument vom Kunden unterschreiben lassen.

Ein Angebot ändern

Öffnen Sie das Angebot und klicken Sie auf Edit. Bestätigen Sie „Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.“ Ändern Sie bei Bedarf die Leistungen und Ersatzteile des Auftrags. Klicken Sie dann auf Update quotation.

Die neue Version öffnet sich. Sie geht zurück auf Awaiting approval, damit der Kunde neu entscheiden kann. Ältere Versionen können Sie weiterhin über das Versionsmenü oben öffnen.

Der Status des Auftrags kann sich von selbst ändern

Ihre Werkstatt kann den Auftrag in einen Status verschieben lassen, wenn ein Angebot erstellt, angenommen oder abgelehnt wird. Anfangs bringt ein angenommenes Angebot den Auftrag auf In Process. Ein abgelehntes bringt ihn auf Cancelled. Ändern Sie das unter Settings › Jobs & repairs › Job, quotation & payment automations (ab Basic-Tarif).

Wer von der Entscheidung erfährt

• Entscheidet der Kunde, bekommen Ihre Admins und der Techniker des Auftrags eine Nachricht in der App, eine Handy-Benachrichtigung und eine E-Mail.
• Entscheiden Ihre Mitarbeiter, wird nur der Kunde informiert, auf den angehakten Wegen. Andere Admins und der Empfang bekommen je nach Ihren Nachrichteneinstellungen vielleicht auch eine Nachricht.

Öffnet ein Kunde einen Auftrag, bevor Sie ein Angebot erstellt haben, sieht er „No quotation yet. We’ll notify you when it’s ready.“

Etwas stimmt nicht?

• Keine Schaltflächen Approve oder Reject: Sie brauchen Quotations — Approve or reject, und das Angebot muss Awaiting approval sein.
• Der Kunde hat den Link nicht bekommen: Siehe SMS wird nicht zugestellt.