Geld für eine Reparatur zurückgeben

Nutzen Sie das, wenn Sie einem Kunden Geld für eine Reparatur zurückgeben, zum Beispiel weil ein Ersatzteil das Problem nicht behoben hat. Sie wählen, wie viel Sie für jede Leistung oder jedes Ersatzteil zurückgeben.

Bevor Sie anfangen

• Die Reparatur braucht eine Auftragsrechnung, die der Kunde ganz oder teilweise bezahlt hat.
• Sie sehen Refund nicht oder es lässt sich nicht speichern? Bitten Sie Ihren Inhaber, Ihnen das Erfassen von Zahlungen zu erlauben (Payments — Record payments).
• Erstattungen funktionieren nur für Reparatur-(Auftrags-)Rechnungen. Einen Verkauf können Sie in der App nicht erstatten.

Schritte

Am Computer

1. Gehen Sie zu Billing › Invoices und bleiben Sie im Tab Job invoice.

   Sie können auch den Kunden öffnen und zu seinem Tab Invoices gehen.

2. Suchen Sie die bezahlte Rechnung. Klicken Sie am Ende ihrer Zeile auf ⋮ und dann auf Refund.

   Das Fenster Refund of invoice öffnet sich. Es zeigt die Auftragsnummer, den Status und Total paid.

3. Wählen Sie die Payment mode, mit der Sie zurückzahlen, zum Beispiel Cash.

4. Tippen Sie im Feld Refund amount jeder Leistung oder jedes Ersatzteils ein, wie viel Sie dafür zurückgeben.

   Jeder Betrag muss größer als null sein und darf die Summe dieser Zeile nicht übersteigen. Die Summen unten zeigen die Erstattung als Minusbeträge.

5. Klicken Sie auf Proceed.

   Sie sehen „Refund recorded“. Die neue Erstattungsrechnung öffnet sich.

Auf dem Smartphone

1. Tippen Sie auf More › Sales › Billing › Invoices.

2. Suchen Sie die bezahlte Rechnung und tippen Sie auf ihr ⋮. Tippen Sie dann auf Refund.

3. Wählen Sie die Payment mode.

4. Tippen Sie den Refund amount für jede Leistung oder jedes Ersatzteil ein, das Sie erstatten.

5. Tippen Sie auf Proceed.

Smartphone

Fertig!

Sie haben jetzt eine Erstattungsrechnung mit dem Status Refund. Der bezahlte Betrag des Auftrags sinkt um die Erstattung, und der Kontoauszug des Kunden zeigt eine Gutschrift.

Gut zu wissen

• Die Erstattung bekommt eine eigene Rechnungsnummer. Sie nimmt die nächste Nummer in Ihrem Nummernkreis für Auftragsrechnungen. Deshalb scheinen Ihre Rechnungsnummern manchmal eine zu überspringen. Siehe Rechnungsnummern sind gesprungen oder werden von Verkäufen und Aufträgen geteilt.
• Sie können nicht mehr erstatten, als bezahlt wurde. Versuchen Sie es, sehen Sie „Refund can’t be more than the amount received“, und Proceed bleibt ausgegraut. Wurde noch nichts bezahlt, sagt das Fenster „No payments yet, so there’s nothing to refund.“
• Der Lagerbestand kommt nicht zurück. Ein Ersatzteil zu erstatten bucht es nicht zurück in Ihr Lager. Korrigieren Sie den Bestand selbst, wenn das Ersatzteil zurück ins Regal kommt.
• Der Zahlungsstatus des Auftrags kann sich ändern. Zum Beispiel wird ein Paid-Auftrag zu Partially paid. Siehe Was jeder Zahlungsstatus bedeutet.
• Provision. Zahlen Sie Mitarbeitern Provision und haben Sie Refund commission gewählt, sinkt auch deren Provision für diesen Auftrag. Siehe Mitarbeitern Provision auf Aufträge und Verkäufe zahlen.