So funktionieren Nachrichten an Kunden

BytePhase kann Ihren Kunden laufend über seine Reparatur informieren: wenn Sie den Auftrag buchen, wenn sich der Status ändert, wenn die Rechnung fertig ist und wenn er bezahlt. Es kann auch Ihre Mitarbeiter benachrichtigen, zum Beispiel wenn ihnen ein Auftrag zugewiesen wird.

Sie entscheiden jedes Mal, ob eine Nachricht gesendet wird und auf welchem Weg.

Die vier Nachrichtenarten

Nachrichtenart	Was der Kunde bekommt	Gut zu wissen
Mail (E-Mail)	Eine E-Mail von Ihrer Werkstatt	Wird von einer gemeinsamen BytePhase-Adresse gesendet, bis Sie Ihre eigene E-Mail verbinden
SMS	Eine Textnachricht	In Indien verbraucht sie SMS-Guthaben. Außerhalb Indiens brauchen Sie Ihren eigenen SMS-Anbieter. Siehe SMS-Guthaben und Anbieter
WhatsApp	Eine WhatsApp-Nachricht mit denselben Angaben	WhatsApp öffnet sich mit der fertigen Nachricht und Ihre Mitarbeiter drücken auf Senden, oder BytePhase sendet sie von selbst. Siehe die 3 Wege zum Senden
In-app	Eine Benachrichtigung in BytePhase und in der App	Erreicht Personen, die sich bei BytePhase anmelden: Ihre Mitarbeiter und Kunden mit Kundenlogin

So wird eine Nachricht gesendet

1. Ein Mitarbeiter speichert etwas, zum Beispiel einen neuen Auftrag für ein Handy mit gesprungenem Display.
2. Ein Bereich namens Notify customer (oder Send alert) zeigt die vier Nachrichtenarten als Buttons.
3. Manche Buttons sind schon angehakt. Diese wählt der Werkstattinhaber in den Standard-Benachrichtigungseinstellungen.
4. Der Mitarbeiter hakt Nachrichtenarten an oder ab und klickt dann auf Send & close. Ist nichts angehakt, heißt der Button nur Close und es wird nichts gesendet.

Ein Abzeichen Sent auf einem Button bedeutet, dass diese Nachrichtenart für diesen Datensatz schon gesendet wurde.

Der Text jeder Nachricht kommt aus Ihren Benachrichtigungsvorlagen. Jedes Unternehmen fügt am Ende seine eigene Signatur an.

Wenn ein Button ausgegraut ist oder eine Warnung zeigt

• Keine Handynummer hinterlegt: SMS und WhatsApp brauchen eine Handynummer. Tragen Sie beim Kunden eine ein, dann werden die Buttons aktiv.
• Keine E-Mail hinterlegt: Tragen Sie beim Kunden eine E-Mail-Adresse ein.
• Ihr SMS-Guthaben ist aufgebraucht (Indien): SMS ist ausgeschaltet, bis Sie aufladen. E-Mail, In-app und WhatsApp funktionieren weiter.
• Connect an SMS gateway (außerhalb Indiens): SMS bleibt aus, bis Sie Twilio oder BulkGate verbinden.
• Email not set up: E-Mails werden trotzdem gesendet, von einer gemeinsamen Adresse. Die Warnung schlägt vor, Ihre eigene zu verbinden.
• Gar kein Button WhatsApp? Der Werkstattinhaber muss Ihnen erlauben, die Kontaktdaten von Kunden zu sehen (Customers › Contact details).

Nachrichten, die nach Zeitplan gesendet werden

Manche Nachrichten brauchen keinen Klick. Sie schalten sie in den Einstellungen ein:

• Fälligkeitserinnerungen an den Mitarbeiter, dem ein Auftrag oder eine Aufgabe zugewiesen ist
• Erinnerungen an fällige Rechnungen für Kunden (Standard und Enterprise)
• der Bewertungslink nach Abschluss eines Auftrags
• tägliche, wöchentliche und monatliche Bericht-E-Mails an Admins

Siehe Standard-Benachrichtigungen und Erinnerungen einstellen, Kunden um eine Bewertung bitten und Bericht-E-Mails.

Man kann Nachrichten ablehnen

• Ein Kunde kann Nachrichtenarten ausschalten, die er nicht möchte. Ab Basic sehen Sie das im Tab Notification preferences des Kunden. Seine Wahl wird respektiert und die Nachricht erscheint im Protokoll als Skipped.
• Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Benachrichtigungen wählen. Er öffnet sein Profilmenü und wählt Notification preferences.

Prüfen, was gesendet wurde

Jede Nachricht, die BytePhase sendet, steht in den Nachrichtenprotokollen, zusammen mit der Angabe, ob sie zugestellt wurde.