Eine Zahlung erfassen und den Beleg drucken

Nutzen Sie das, wenn ein Kunde Sie für eine Reparatur ganz oder teilweise bezahlt. Danach können Sie ihm einen Zahlungsbeleg drucken oder senden.

Bevor Sie anfangen

• Der Auftrag braucht zuerst einen Preis. Fügen Sie mindestens eine Leistung oder ein Ersatzteil mit Preis hinzu. Sonst sehen Sie „This job has no charges yet. Add a service or part price first.“
• Sie sehen Add payment nicht? Bitten Sie Ihren Inhaber, Ihnen das Erfassen von Zahlungen zu erlauben (Payments — Record payments).

Schritte

Am Computer

1. Gehen Sie zu Jobs und klicken Sie auf den Auftrag.

2. Klicken Sie auf Job actions und dann auf Add payment.

   Nimmt Ihre Werkstatt PhonePe-Zahlungen an, öffnet sich zuerst ein Fenster Select payment method. Klicken Sie darin auf Add payment.

   Das Fenster Add payment öffnet sich. Oben sehen Sie den Rechnungsbetrag und wie viel noch offen ist.

3. Wählen Sie die Payment mode, zum Beispiel Cash oder Card.

4. Prüfen Sie den Amount. Er startet mit dem vollen offenen Betrag. Ändern Sie ihn, wenn der Kunde nur einen Teil zahlt.

   

   Computer

5. Klicken Sie auf Wunsch auf Add more details. Hier können Sie eine Transaction ID, eine Cheque number (bei Schecks), das Payment received date und einen Comment hinzufügen oder Status und Assignee name des Auftrags ändern.

6. Klicken Sie auf Add payment.

   Das Fenster Payment created öffnet sich: „The payment is recorded against the account.“

7. Klicken Sie unter Print auf Document für einen A4-Beleg oder auf Thermal für einen Bondrucker. Haken Sie unter Notify customer an, wie der Kunde informiert wird, und klicken Sie auf Send & close.

   Manche Wege sind vielleicht schon angehakt, aus den Standardwerten Ihrer Werkstatt. Um zu schließen, ohne den Kunden zu informieren, klicken Sie auf Close.

   

   Computer

Auf dem Smartphone

1. Tippen Sie in der unteren Leiste auf Jobs. Tippen Sie dann auf den Auftrag.

2. Tippen Sie auf ⋮ (Actions). Tippen Sie dann auf Payment.

   

   Smartphone

3. Wählen Sie die Payment mode und prüfen Sie den Amount.

4. Tippen Sie auf Add payment.

5. Tippen Sie im Fenster Payment created auf Document oder Thermal, um zu drucken. Oder haken Sie an, wie der Kunde informiert wird, und tippen Sie auf Send & close.

Fertig!

Die Zahlung ist im Auftrag gespeichert. Sein Zahlungsstatus wird sofort aktualisiert, zum Beispiel auf Paid oder Partially paid.

Gut zu wissen

• Den Beleg später drucken. Klicken Sie auf der Auftragsseite auf Documents und suchen Sie Payment receipt. Alle Zahlungen stehen auch unter Billing › Payments, wo Sie ein PDF herunterladen können.
• Eine Anzahlung annehmen. Schalten Sie in More details Advance payment ein, um mehr als den aktuell offenen Betrag anzunehmen. Ohne das sehen Sie „Can’t be more than the remaining amount“.
• Ein Verkauf. Öffnen Sie den Verkauf, klicken Sie auf Actions (auf dem Handy ⋮) und dann auf Add payment. Bereits angenommene Zahlungen stehen unter Payment information im Verkauf.
• In Indien mit verbundenem PhonePe sehen Sie zuerst Select payment method. Wählen Sie Add payment für Bargeld, Karte oder alles, was Sie selbst angenommen haben. Siehe Zahlungen mit PhonePe annehmen.

Etwas stimmt nicht?

• Um eine Zahlung für mehrere Rechnungen desselben Kunden anzunehmen, siehe Eine Zahlung für mehrere Rechnungen annehmen.
• Sehen Sie nach einer Zahlung eine andere Rechnungsnummer als erwartet, siehe Rechnungsnummern und automatische Rechnungen.