QuickBooks oder Xero verbinden

Verfügbar ab Ab Standard

QuickBooks und Xero brauchen den Tarif Standard oder Enterprise.

Tarife vergleichen

Nutzen Sie das, damit Ihr Steuerberater die Verkäufe Ihrer Werkstatt sieht, ohne dass jemand sie doppelt eintippt. Nach dem Verbinden fügt BytePhase neue Kunden, Rechnungen, Zahlungen, Ersatzteile und Leistungen Ihrem QuickBooks- oder Xero-Konto hinzu.

Bevor Sie beginnen

• Halten Sie Ihr Login für QuickBooks oder Xero bereit. Sie müssen Apps für die Firma oder Organisation freigeben dürfen.
• Ihr BytePhase-Konto sendet an eine einzige Buchhaltung. Wenn Sie mehrere Unternehmen in BytePhase haben, gehen alle an dieselbe QuickBooks-Firma oder Xero-Organisation.
• Sie sehen Set up nicht? Bitten Sie den Werkstattinhaber, Ihnen das Verbinden von Integrationen zu erlauben.

QuickBooks oder Xero vorbereiten

• Ihre QuickBooks-Firma muss aktiv sein und verbundene Apps erlauben.
• Es gibt keine Schlüssel oder Codes zu kopieren. Sie verbinden, indem Sie sich bei QuickBooks oder Xero anmelden und den Zugriff erlauben. Wenn QuickBooks Sie bittet, Ihre Anmeldung zu bestätigen, erledigen Sie das zuerst.
• Soll QuickBooks oder Xero Ihren Ersatzteilbestand zählen? QuickBooks braucht dafür den Tarif Plus oder Advanced und ein Bestandskonto (Inventory Asset). Xero braucht einen Tarif mit Lagerverwaltung und ein Konto vom Typ INVENTORY. Ohne Bestandsführung werden Ersatzteile in jedem Tarif von QuickBooks und Xero synchronisiert.
• Im Tarif Xero Starter erlaubt Xero nur wenige Synchronisierungen pro Tag. Eine große erste Synchronisierung kann sie aufbrauchen. Starten Sie sie deshalb an einem ruhigen Tag.
• Damit Zahlungen in Xero ankommen, brauchen Sie in Xero ein Konto vom Typ BANK.

Schritte

1. Gehen Sie zu Settings › Integrations. Klicken Sie auf der Karte QuickBooks oder Xero auf Set up.

2. Lassen Sie Service status auf Active und klicken Sie auf Save.

3. Die Seite QuickBooks integration oder Xero integration öffnet sich. Klicken Sie auf den Tab Overview.

4. Klicken Sie auf Connect und im sich öffnenden Fenster erneut auf Connect.

   Ein Fenster von QuickBooks oder Xero öffnet sich. Melden Sie sich an, wählen Sie Ihre Firma oder Organisation und erlauben Sie BytePhase den Zugriff.

   

   Computer

5. Öffnen Sie den Tab Mapping und klicken Sie auf Fetch accounts. Das lädt Ihren Kontenrahmen.

6. Wählen Sie die Konten, auf die BytePhase buchen soll: Account for sales, Account for expenses (in Xero Account for cost of goods) und, wenn Zahlungen synchronisiert werden sollen, Bank account for payments. Legen Sie unter Invoice status on sync fest, wie Rechnungen ankommen. Klicken Sie auf Save.

7. Klicken Sie auf Test mapping, um Ihre Auswahl zu prüfen.

8. Um bestehende Kunden, Ersatzteile und Leistungen zu senden, klicken Sie auf Sync customers und Sync inventory. Das läuft im Hintergrund und kann 20 bis 30 Minuten dauern. Sie bekommen eine Nachricht, wenn es fertig ist.

Fertig!

Neue Kunden, Rechnungen, Zahlungen, Ersatzteile und Leistungen aus BytePhase gehen jetzt von selbst an Ihre Buchhaltungssoftware.

Prüfen, ob es funktioniert

• Der Tab Overview zeigt Last sync, Synced (30d), Failing und Awaiting retry.
• Der Tab Sync health listet Datensätze auf, die nicht durchgingen, mit dem Fehler. Korrigieren Sie den Datensatz und versuchen Sie es erneut.
• Ihre Listen für Kunden, Ersatzteile, Rechnungen und Verkäufe bekommen eine Spalte QB oder Xero. Sie zeigt für jeden Datensatz Synced, Syncing…, Failed oder Not synced.
• Rechnungen kommen an, Zahlungen aber nicht? Prüfen Sie Bank account for payments im Tab Mapping. Ist das Feld leer, werden Zahlungen nie synchronisiert und Rechnungen bleiben in Ihrer Buchhaltungssoftware unbezahlt.
• Ein neues Konto in QuickBooks oder Xero angelegt? Klicken Sie erneut auf Fetch accounts, um es in BytePhase zu sehen.

Gut zu wissen

• Änderungen in BytePhase, nachdem eine Rechnung synchronisiert wurde, werden nicht übertragen: Positionen, Stornierungen und Erstattungen. Korrigieren Sie diese direkt in QuickBooks oder Xero.
• Nur neue Zahlungen werden synchronisiert. Wenn Sie eine Zahlung nach der Synchronisierung bearbeiten oder löschen, wird das in Ihrer Buchhaltungssoftware nicht aktualisiert.
• Xero bekommt keine Bestandsmengen für Ersatzteile. Wenn Sie Track parts as Xero inventory wählen, tragen Sie den Anfangsbestand in Xero selbst ein.
• Um die Synchronisierung zu stoppen, öffnen Sie den Tab Danger zone und klicken auf Disconnect. Bereits gesendete Datensätze bleiben in Ihrer Buchhaltungssoftware und Sie können jederzeit neu verbinden.